Cette portée des travaux (SOW) définit les services à fournir par l’archiviste à SAII Associates Ltd/Gte, une société associée de Chemonics International Inc. dans la mise en œuvre du projet de l’USAID Global Health Supply Chain Program – Procurement and Supply Management (GHSC-PSM) et du projet Global Fund Supply Chain au Nigeria.
Arrière-plan
L’archiviste est responsable de l’organisation, de l’indexation et de l’archivage des dossiers de projet conformément aux directives standard de Chemonics afin de s’assurer qu’ils conservent leur authenticité et leur intégrité et peuvent être rapidement récupérés en cas de besoin. Les dossiers de Chemonics sont des actifs de l’entreprise qui contribuent directement à nos principaux résultats. Les dossiers contribuent à la satisfaction des clients, à la satisfaction des employés, à l’impact sur le développement, à la croissance et à l’actionnariat des employés. L’archiviste établira un compte rendu complet des dossiers papier du projet et organisera les dossiers selon le système d’enregistrement standard de Chemonics afin de préparer les dossiers de projet pour le stockage et la récupération à long terme.
Portée des travaux
Principales fonctions et responsabilités (fonctions essentielles)
- Classez et classez les enregistrements de projet pour préparer l’archivage et la récupération rapide, en suivant les instructions standard selon les directives standard de Chemonics, à savoir l’index du fichier de projet d’une pager et le site SharePoint du projet.
- Sous la supervision de l’UMP et du personnel du projet, l’archiviste effectuera un inventaire complet des dossiers papier et électroniques du projet en fonction des directives de dépôt et des examens documentaires.
- Coordonner avec les équipes de projet pour incorporer divers documents non classés dans les fichiers en suivant l’index du fichier de projet aussi étroitement que raisonnablement possible
- Marquez et étiquetez tous les fichiers de projet conformément aux procédures d’exploitation standard de Chemonics.
- Promouvoir les meilleures pratiques conformément aux principes de tenue de documents généralement acceptés (RPGP) parmi les équipes de projet
- Favoriser et démontrer un milieu de travail inclusif de la création d’opportunités, du service aux autres, de l’établissement de la confiance, de l’innovation et du dépassement des attentes.
- S’acquitter d’autres tâches et responsabilités au besoin.**
Livrables:
L’archiviste préparera les documents suivants :
- · Un modèle de projet d’index de fichier maître de projet qui intègre des fichiers de bureau de projet et de bureau à domicile
- · Une fiche d’inventaire pour chaque boîte archivée
- · Une étiquette de boîte pour chaque boîte à apposer sur la face de la boîte
- · Une feuille de transmission pour chaque projet terminé
- · Rapports hebdomadaires pour tenir l’équipe des opérations au courant de l’avancement de l’archivage
- · Créer des rapports et des notes de service décrivant l’état des documents
- · Une tranche de boîtes entièrement archivées
Exigences physiques
- · Une présence et une disponibilité régulières pendant les heures normales d’ouverture sont requises.
- · Capacité de travailler dans un environnement de bureau normal et d’adhérer aux protocoles COVID-19 et de sécurité pour un environnement de travail sûr et sécurisé.
- · Soulevez et /ou déplacez occasionnellement jusqu’à 25 livres.
Qualifications
Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être en mesure de s’acquitter de chaque devoir et responsabilité essentiel de manière satisfaisante. Les qualifications énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et/ou des aptitudes requises pour s’acquitter des tâches principales.
- Expérience démontrée en matière de saisie, de classement, d’étiquetage, d’emballage, de récupération et de conservation des documents.
- Expérience de travail avec des compagnies maritimes internationales telles que DHL ou leurs contemporains et avec des projets de l’USAID hautement préférés.
- Au moins 1-2 ans d’expérience administrative de préférence.
- Diplôme d’associé ou doit être inscrit à un programme académique pour obtenir un diplôme d’études supérieures requis.
- La maîtrise de l’anglais est requise
- Capacité démontrée à communiquer de manière claire et concise à l’orale et à l’écrit.
- Une grande attention aux détails et de solides compétences organisationnelles
- Polyvalence et intégrité démontrées.
- Capacité démontrée à suivre les pratiques et les procédures normalisées, à recevoir des instructions générales et une supervision sur l’avancement des travaux et à contribuer de manière significative aux résultats finaux.
- Solide connaissance de Microsoft Excel et Word, y compris la création et la modification de documents.
- Capacité de travailler à la fois de manière indépendante et en équipe, en se coordonnant avec le personnel selon les besoins de travail.
Condition de travail
Il s’agit d’une mission de courte durée d’une durée de trois (3) mois
Supervision
L’archiviste relèvera du gestionnaire principal, Opérations du bureau, ou de la personne qu’il a faite pendant l’activité.
