Depuis plus de 36 ans, Chemonics se consacre à aider les gens à vivre une vie plus saine, plus productive et plus indépendante. Chemonics recherche un spécialiste principal de la pratique de l’agriculture et de la sécurité alimentaire (AFS) dans la région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre et d’Haïti (WCAFH).
POSTE 1 : Comptable
PROJET : Programme de chaîne d’approvisionnement en santé mondiale de l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) – Gestion des achats et de l’approvisionnement (GHSC-PSM) Guinée
Résumé général et contexte
GHSC-PSM est le principal véhicule par lequel l’USAID 1) achète et fournit des produits de santé, 2) fournit une assistance technique pour améliorer la gestion de la chaîne d’approvisionnement des pays partenaires et 3) collabore avec les principales parties prenantes internationales pour soutenir les initiatives mondiales de santé.
Il existe trois ordres de mission principaux pour le projet : l’Initiative du président américain contre le paludisme, la santé de la population et de la reproduction et la santé maternelle et infantile. En soutenant les activités de santé mondiale financées par le gouvernement américain, PSM développera et gérera un large éventail de services pour l’approvisionnement en produits de santé et les systèmes connexes renforçant l’assistance technique englobant différents éléments d’une chaîne d’approvisionnement complète.
Le comptable relève du comptable principal et est chargé d’assurer les opérations de comptabilité financière de la transaction sur le terrain des programmes GHSC-PSM conformément aux réglementations de l’USAID et au contrat signé par l’USAID et Chemonics International Inc. (Chemonics). Cette personne est responsable de l’établissement et de la gestion de toutes les procédures financières et comptables du projet conformément aux règles et réglementations de Chemonics et de l’USAID, et à la loi guinéenne. Le comptable assurera fréquemment la liaison avec l’équipe de pays du siège social pour assurer des opérations financières fluides, un suivi précis des dépenses et une facturation en temps opportun.
Tâches et responsabilités principales :
- Soutenir le comptable principal et le directeur des opérations en tant que liaison avec d’autres équipes administratives et techniques, y compris l’unité de gestion de projet du siège social de Chemonics et le service financier du siège social de Chemonics sur les questions de gestion financière pour s’assurer que toutes les tâches de gestion financière sont terminées
- Collaborer avec le représentant de l’équipe de soutien à la comptabilité sur le terrain (FAST) du siège social, au besoin
- Télécharger et publier les transactions dans Abacus avec la documentation appropriée tout au long du mois et maintenir les systèmes de classement électronique et papier du projet conformément à la politique de Chemonics
- Soutenir le comptable principal dans la soumission régulière des rapports sur les dépenses des pays (locaux) et toutes les corrections nécessaires dans la semaine suivant la soumission
- Téléchargez les GJ de transactions de manière régulière et mensuelle sur le point de partage
- Effectuer l’examen final des paiements du projet et effectuer un enregistrement précis dans le logiciel de gestion financière des rapports de dépenses des indemnités journalières, des demandes de paiement, des factures des fournisseurs, des demandes de virement bancaire
- Préparer et/ou examiner les paiements pour s’assurer que toutes les pièces justificatives et les approbations sont exactes
- Concilier tous les soldes des comptes clients dans les 30 jours
- Soumettre la demande mensuelle de paiement par virement bancaire à temps à l’équipe nationale du siège social avec les documents requis inclus en tant que sauvegarde
- Passez en revue les copies de tous les reçus pour toutes les dépenses.
- Examiner les transactions d’approvisionnement pour s’assurer que toutes les pièces justificatives et les approbations sont exactes
- Faciliter la fourniture d’informations et de documentation lors des audits
- Superviser le processus de rapprochement bancaire
- Examiner les demandes de voyage et d’avance
- Assurer la liaison avec la banque locale, concilier les relevés bancaires mensuels et vérifier tous les dépôts et retraits.
- Assister le responsable financier dans le traitement de la paie chaque mois et préparer les formulaires de reçus de salaire/paie, ainsi que les retenues de pension et de sécurité sociale et les cotisations de l’employeur
- Effectuer des tâches supplémentaires assignées par le comptable principal pour atteindre les objectifs du projet si nécessaire
- Évaluer les rapports de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour garantir l’exactitude et la conformité
- Assurer la conformité financière avec les réglementations du gouvernement américain, les politiques d’entreprise de Chemonics, les lois de la Guinée et toutes les politiques supplémentaires développées pour GHSC-PSM.
- Veiller à ce que les fonds ne soient pas détournés de leur objectif de développement décrit dans le contrat et ne soient pas vulnérables à la corruption, à l’extorsion ou à des groupes malveillants.
- Aider à mettre à jour les manuels de procédures et de politiques du projet, si nécessaire.
- Exposer les valeurs de Chemonics et aider à bâtir une culture de « vivre nos valeurs » au sein de l’équipe
Qualifications professionnelles
- Minimum 5 ans d’expérience en gestion financière pour un bureau de taille comparable, de préférence sur un projet financé par l’USAID.
- Diplôme universitaire en comptabilité, administration des affaires ou autre domaine connexe.
- Connaissance de l’USAID et des procédures, en particulier des principes d’approvisionnement et de comptabilité analytique.
- Connaissance et aptitude avérée à utiliser des logiciels de comptabilité et de tableur standard.
- Excellentes compétences en communication interpersonnelle, écrite et orale ;
- Leadership, polyvalence et intégrité démontrés.
- Maîtrise écrite et parlée de l’anglais et du français de préférence.
- Nécessité d’être un ressortissant guinéen / autorisé à travailler en Guinée
Lieu d’affectation
Le lieu d’affectation est Conakry, Guinée. Des déplacements locaux intermittents peuvent être nécessaires.
Surveillance
Le comptable relèvera directement du comptable principal ou de sa personne désignée.
Postulez en ligne en envoyant un CV et une lettre de motivation mis à jour avant le 21 février 2023 :
Pour les problèmes liés à la soumission électronique sur le site Web ci-dessus, veuillez envoyer un e-mail à [email protected]
Pas de renseignements téléphoniques, s’il vous plaît. Les finalistes seront contactés.
POSTE 2 : Comptable principal
Tâches et responsabilités principales :
-
- Collabore étroitement avec le directeur pays, le directeur des finances et des opérations, l’équipe nationale du siège social de Chemonics et le service financier sur les questions de gestion financière.
- Sert de point de contact principal avec le représentant de l’équipe de soutien à la comptabilité sur le terrain (FAST) du siège social.
- Supervise le personnel subalterne des finances et examine tous les livrables financiers avant leur soumission pour assurer la qualité, l’exactitude et la rapidité du travail
- Responsable de la conformité financière du projet avec les règles et règlements de Chemonics, USG, PSM et la loi guinéenne
- Identifie et communique les problèmes, les questions ou les préoccupations à la direction du GHSC-PSM, au directeur des finances et des opérations et au directeur de pays en conséquence
- Soutenir le directeur des finances et des opérations dans la gestion des sous-traitants en examinant et en surveillant les factures mensuelles des sous-traitants .
- Supervise et fournit l’approbation finale de la paie mensuelle en temps opportun chaque mois :
- Prépare les formulaires finaux de reçu de salaire/de paie, ainsi que les retenues de pension et de sécurité sociale, les cotisations de l’employeur et tous les avantages et impôts applicables retenus conformément à la législation du travail locale
- Assurer la liaison avec l’administration fiscale locale et remettre mensuellement les retenues à la source aux employés
- Assurer la liaison avec la banque locale, concilier les relevés bancaires mensuels et vérifier tous les dépôts et retraits.
- Explique et forme le personnel sur les principes comptables, le logiciel de comptabilité Abacus, les réglementations de l’USAID et de Chemonics au personnel et aux consultants, si nécessaire
- Supervise le personnel financier junior pour assurer son développement professionnel
- Supervise la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) de Chemonics pour les finances, prépare et soumet des rapports financiers mensuels pour le directeur national du GHSC-PSM
- Supervise l’examen final des paiements du projet et des enregistrements précis dans le logiciel de gestion financière des rapports de dépenses journalières, des demandes de paiement, des factures des fournisseurs, des demandes de virement bancaire et des tâches financières similaires pour assurer le respect de la conformité, notamment :
-
- S’assurer que toutes les pièces justificatives et les approbations sont exactes pour les paiements
- Assurer le téléchargement et la libération des transactions dans Abacus tout au long du mois
- Concilier mensuellement tous les soldes des comptes clients
- Examen des copies de tous les reçus pour toutes les dépenses
- Examiner les transactions d’approvisionnement pour s’assurer que toutes les pièces justificatives et les approbations sont exactes.
- Suivi du processus de rapprochement bancaire
- Examen des rapports de voyage et préalables
- Examiner la demande mensuelle de paiement par virement bancaire avant de la soumettre à l’équipe de pays du siège social
- Assurer la soumission mensuelle des rapports sur les dépenses des pays (locaux) et toutes les corrections nécessaires dans la semaine suivant la soumission
-
- Examine toutes les feuilles de codage avant qu’elles ne soient envoyées au directeur des finances et des opérations et au directeur de pays pour approbation
- Gère et suit toutes les transactions liées à la TVA (payées ou retenues) et conserve tous les fichiers, approbations et correspondances connexes.
- S’assure que l’équipe financière maintient avec diligence les systèmes de classement électronique et papier du projet conformément à la politique de Chemonics, y compris le téléchargement des transactions GJ sur une base régulière et mensuelle sur le point de partage
- Travaille avec d’autres membres du personnel de l’équipe des finances et des opérations pour préparer une documentation financière appropriée à l’aide du logiciel ABACUS et traite avec précision les dépenses pour la facturation mensuelle à l’USAID.
- Soutient le directeur des finances et des opérations en tant qu’agent de liaison avec d’autres composantes administratives et techniques pour gérer la budgétisation financière du projet et l’avancement des dépenses.
- Établit des normes et des procédures pour s’assurer que les programmes de conformité tout au long du projet sont efficaces et efficients pour prévenir, détecter, identifier et corriger la non-conformité aux règles et réglementations applicables .
- Assure le respect des politiques, procédures et contrôles internes de l’organisation (par exemple, le guide du bureau de terrain sur la comptabilité et la conformité sur le terrain, le manuel des achats du bureau de terrain, le manuel des politiques, le système de gestion de la qualité global, etc.) et fait des recommandations sur le renforcement de ces politiques et procédures.
- Veiller à ce que les fonds ne soient pas détournés de leur objectif de développement décrit dans le contrat et ne soient pas vulnérables à la corruption, à l’extorsion ou à des groupes malveillants.
- Met à jour les manuels de procédures et de politiques du projet si nécessaire.
- Exposer les valeurs de Chemonics et aider à bâtir une culture de « vivre nos valeurs » au sein de l’équipe
- Effectue des tâches supplémentaires à la demande du directeur de pays et de la direction du programme.
Qualifications professionnelles
- Minimum 7 ans d’expérience en gestion financière pour un bureau de taille comparable, de préférence sur un projet financé par l’USAID.
- Baccalauréat universitaire en comptabilité, administration des affaires ou autre domaine connexe. Diplôme supérieur préféré.
- Connaissance de l’USAID et des procédures, en particulier des principes d’approvisionnement et de comptabilité analytique.
- Capacité démontrée à analyser les documents financiers, les projections, les dépenses et les charges à payer.
- Compétences en planification de programme, budgétisation et analyse financière préférées.
- Connaissance et aptitude avérée à utiliser des logiciels de comptabilité et de tableur standard.
- Habileté à diriger et à gérer des équipes performantes.
- Capacité démontrée à travailler avec des partenaires coopérants dans la mise en œuvre de programmes complexes.
- Excellentes compétences en communication interpersonnelle, écrite et orale ;
- Leadership, polyvalence et intégrité démontrés.
- Maîtrise écrite et parlée de l’anglais et du français de préférence.
- Nécessité d’être un ressortissant guinéen / autorisé à travailler en Guinée
Lieu d’affectation
Le lieu d’affectation est Conakry, Guinée. Des déplacements locaux intermittents peuvent être nécessaires.
Surveillance
Le comptable principal relèvera directement du directeur des finances et des opérations ou de sa personne désignée.
Postulez en ligne en envoyant un CV et une lettre de motivation mis à jour avant le 21 février 2023 :
Pour les problèmes liés à la soumission électronique sur le site Web ci-dessus, veuillez envoyer un e-mail à [email protected]
Pas de renseignements téléphoniques, s’il vous plaît. Les finalistes seront contactés.
