Chemonics International Inc. recrute pour ce poste (29 Janvier 2022)

Chemonics International Inc. met en œuvre le projet Global Health Supply Chain Program – Procurement and Supply Management (GHSC-PSM) financé par l’USAID pour la fourniture d’une assistance technique et de services connexes. Le projet GHSC-PSM appuie les domaines de programme de santé suivants : VIH/sida; Paludisme; Planification familiale; et santé reproductive, maternelle, néonatale, infantile et adolescente. L’objectif du projet GHSC-PSM est de veiller à ce qu’il existe un système de gestion de la chaîne d’approvisionnement qui fonctionne bien au Kenya et qui fournit un approvisionnement adéquat, sûr, abordable et fiable en produits de santé.

Chemonics souhaite retenir les services d’un consultant à court terme pour soutenir les activités de transition au Kenya dans le cadre de ce contrat. Cet accord est subordonné à l’obtention de cette approbation et de références satisfaisantes et de l’admissibilité des antécédents. Chemonics effectue une vérification des antécédents de tous les candidats consultants.

Le consultant adjoint au programme sera chargé de fournir un soutien quotidien à la gestion de bureau, à l’administration et à la gestion de la formation aux activités de transition ghsc-msp au Kenya (PSM-KT). Ils connaîtront bien les directives générales en matière de gestion de programme, d’administration, d’approvisionnement et de dédouanement. Ils assureront une collaboration fonctionnelle étroite avec d’autres consultants sur l’activité PSM-KT afin d’améliorer la prestation efficace des services et d’assurer la responsabilisation.

Principales fonctions et responsabilités (fonctions essentielles)

À titre d’adjoint de programme, le consultant est responsable des principales tâches et responsabilités suivantes : **

Gestion de programme

§ Planifier, coordonner et soutenir tous les aspects logistiques des activités de renforcement des capacités, y compris la préparation du budget, l’approvisionnement pour les sites, la préparation du matériel de l’atelier, la coordination des activités et le respect de toutes les exigences en matière de documentation.

§ Soumettre les plans d’activité et les budgets pour approbation au superviseur.

§ Préparer des récits/notes et compiler la documentation financière à la fin des ateliers et des activités comme convenu.

§ Rationaliser les opérations du programme et élaborer des procédures opérationnelles normalisées pour améliorer l’efficience et accroître l’efficacité.

§ Maintenir toute la correspondance du programme d’une manière facilement récupérable et ordonnée et maintenir le système de classement électronique en suivant les règles d’index des fichiers Chemonics.

§ Assurer la liaison avec les collègues du projet Afya Ugavi de Chemonics à Nairobi pour assurer des paiements précis et en temps opportun liés aux activités PSM-KT, et coordonner la logistique concernant les événements et les voyages au besoin.

Gestion des achats

· Suivez l’état de toutes les transactions d’approvisionnement dans le suivi des achats.

· Assurer la liaison avec l’équipe des finances de l’UA pour traiter les paiements pour tous les biens livrés et les services rendus.

· Tenir des registres d’approvisionnement appropriés, y compris des dossiers d’approvisionnement électroniques et papier pour chaque achat et le suivi de l’utilisation des fournisseurs.

· Assurez-vous que tous les achats et les sélections de fournisseurs respectent strictement les politiques d’approvisionnement de Chemonics et les réglementations USG.

Administration de bureau

· Fournir un soutien administratif et assurer le bon fonctionnement et l’efficacité du bureau.

· Recevez les visiteurs au bureau avec un haut niveau de courtoisie et d’hospitalité et dirigez-les de manière appropriée.

· Assurer l’exploitation de l’équipement de bureau, y compris l’examen des exigences d’entretien, l’organisation des réparations nécessaires, le maintien des inventaires d’équipement et l’évaluation du nouvel équipement.

· Tenir des registres de stock pour la papeterie et les fournitures pour le bureau, travailler avec les fournisseurs / UA et vérifier la réception des fournitures et la réquisition conformément aux procédures du bureau.

· Organiser et coordonner les déplacements et l’hébergement au pays pour le personnel local et international participant aux activités du projet, au besoin.

Dédouanement et livraison des marchandises

Soutenir le spécialiste de la compensation et de la livraison dans l’accomplissement de ses tâches, y compris:

· Aider au traitement en temps opportun des permis /certificats d’importation et d’exportation conformément à la loi kenyane.

· Préparer les pièces justificatives requises pour le dédouanement en temps opportun.

· Tenir à jour un suivi de l’état des permis PPB, des FDI, des lettres de renonciation et des formulaires DA1

· Toute autre tâche qui peut être assignée par le spécialiste de la compensation et de la livraison.

S’acquitter d’autres tâches requises par le conseiller technique en entreposage ou en inventaire ou par la personne qu’il a désignée.

Compétences et qualifications requises

· Baccalauréat en santé publique, en administration des affaires, en logistique de la chaîne d’approvisionnement ou dans un autre domaine pertinent d’une institution reconnue

· Au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente à titre équivalent.

· Bonne connaissance et expérience des règles et règlements des donateurs, c’est-à-dire de l’USAID.

· Bonnes compétences interpersonnelles et capacité de communiquer efficacement à tous les niveaux (écrit et verbal).

· Autonome avec de solides compétences organisationnelles et la capacité de travailler avec un minimum de supervision.

· Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.

· Une capacité démontrée à travailler dans un environnement d’équipe est requise.

Niveau d’effort et emplacement

Ce poste à court terme sera basé à Nairobi, au Kenya, avec des voyages intermittents dans tout le pays. Le niveau d’effort devrait être à temps plein, 5 jours par semaine, pour une période de 3 mois