Catholic Relief Services recrute pour ce poste (04 Juillet 2023)

Catholic Relief Services est l’agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique aux États-Unis. CRS travaille pour sauver, protéger et transformer des vies dans le besoin dans plus de 100 pays, sans distinction de race, de religion ou de nationalité. Le travail de secours et de développement de CRS est accompli à travers des programmes d’intervention d’urgence, de lutte contre le VIH, de santé, d’agriculture, d’éducation, de microfinance et de consolidation de la paix. Catholic Relief Services recrute Assistant administratif.

Résumé du poste :

Vous fournirez un service dans la prestation quotidienne d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes à l’appui de la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les pauvres et les vulnérables. Vous fournirez un service cohérent et de haute qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources pour aider à assurer l’efficacité opérationnelle à l’appui d’une programmation de haute qualité.

Rôles et principales responsabilités :

• Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, le cas échéant. Envoyer/recevoir et distribuer tous les courriers/fax/lettres/documents entrants et sortants.
• Fournir des transactions et des processus administratifs spécialisés (par exemple, traduire, taper, relire et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des procès-verbaux de réunion ; rédiger des messages de correspondance simples).
• Préparer les documents transactionnels à l’appui des processus opérationnels généraux et soutenir la coordination du traitement des transactions (par exemple, les demandes de paiement, les autorisations de voyage, les avances de voyage, les visas, etc.).
• Compiler des données, effectuer la saisie et la vérification des données en relation avec les processus administratifs généraux (par exemple, diverses listes de contacts, soldes de congés des employés, rapports de présence du personnel, examen des feuilles de journal des véhicules, trousses de bienvenue des visiteurs, etc.).
• Soutenir les arrangements de voyage et de logistique pour le personnel et les visiteurs. Planifier et coordonner les rendez-vous. Fournir un soutien logistique et de communication aux activités de planification d’événements.
• Soutenir la mise en œuvre des processus de gestion immobilière, tels que la réception et la distribution des propriétés, l’étiquetage des propriétés, les comptages physiques, etc.
• Superviser les activités du préposé de la maison d’hôtes et gérer les réservations d’hébergement du personnel dans la maison d’hôtes.
• Préparer et partager des rapports sur les services publics (par exemple, rapport mensuel d’utilisation du générateur, rapports d’allocation d’espace de bureau, etc.)
• Soutenir l’équipe d’administration en soulevant des demandes d’informations sur les activités d’administration.
• Soutenir la coordination des réunions de leadership/SMT.

Langues requises – Langue anglaise.

Voyage – Doit être disposé et capable de voyager jusqu’à 25% du temps.

Connaissances, compétences et capacités  

• Bonnes compétences en gestion du temps et capacité à travailler sur plusieurs tâches
• Forte orientation vers le service à la clientèle avec de bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles
• Proactif, ingénieux, orienté vers les solutions et axé sur les résultats

Qualifications préférées

• Expérience de la dactylographie/du traitement de texte, de la saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et du travail avec divers équipements de bureau.
• Expérience du progiciel MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word.

Responsabilités de supervision (si aucune, indiquez aucune)

Préposé à la maison d’hôtes,

Relations de travail clés :

Interne  

Chef de l’administration, équipe d’approvisionnement, équipe d’administration, équipe des finances, équipe de la flotte, ressources humaines mondiales du programme de pays, nettoyeurs, agents de sécurité

Externe 

Partenaires de mise en œuvre, représentants du gouvernement de l’État, représentants du gouvernement local, autres ONGI, agences des Nations Unies, institutions traditionnelles, chefs religieux.

Qualifications de base

• Baccalauréat (B.Sc. ou diplôme national supérieur (HND) en gestion hôtelière, administration des affaires, études en communication et tout autre domaine connexe. Diplôme professionnel / certificat ou cours en administration de préférence.
• 1 à 2 ans d’expérience de travail dans un environnement de bureau dans un rôle de bureau ou administratif. Expérience avec une ONG locale ou internationale un atout.
• Une formation complémentaire peut remplacer une certaine expérience.

Compétences à l’échelle de l’Agence (pour tout le personnel de CRS) 

Celles-ci sont ancrées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et obtenir les résultats souhaités.

• Intégrité
• Amélioration continue et innovation
• Établit des relations
• Développe les talents
• État d’esprit stratégique
• Responsabilité et intendance

***Notre identité catholique est au cœur de notre mission et de nos opérations. Catholic Relief Services exécute l’engagement des évêques des États-Unis d’aider les pauvres et les vulnérables à l’étranger. Nous accueillons au sein de notre personnel des personnes de toutes confessions et traditions laïques qui partagent nos valeurs et notre engagement à servir les personnes dans le besoin.

Avis de non-responsabilité : cette description de poste ne constitue pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste. 

Remarque : Tous les postes nécessitant une résidence ou des déplacements fréquents en dehors de leur pays d’origine doivent subir et passer un examen médical préalable à l’emploi.

CRS’ Les procédures d’acquisition de talents reflètent notre engagement à protéger les droits et la dignité de toutes les personnes – en particulier les enfants et les adultes vulnérables – à vivre à l’abri des abus et des préjudices.

CRS est un employeur garantissant l’égalité des chances