Contexte
Catholic Relief Services (CRS) est une organisation non gouvernementale créée en 1943 par les évêques Catholiques des Etats-Unis afin d’assister les plus démunis dans le monde. Depuis 1995, CRS Niger contribue à assurer la restauration de la dignité humaine sans distinction de race, d’ethnie ou de religion à travers des actions qu’il mène en collaboration avec les partenaires.
L’ONG Handicap International (HI) recrute pour ce poste (28 Août 2023)
Catholic Relief Services, USCCB, « CRS » Niger recrute un Secrétaire Exécutive (e) pour son bureau de Niamey.
Titre du poste : Secrétaire Exécutive
Position : Assistant administratif
Département : Operations
Superviseur immédiat : Country Representative
Pays/lieu : Niamey/Niger
Type de Contrat : CDD (12 mois) avec possibilité de renouvellement
Disponibilité : Immédiate
Résumé du poste :
Vous fournirez des services dans la réalisation au jour le jour d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les personnes pauvres et vulnérables. Vous fournirez des services constants et de qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources pour aider à garantir l’efficacité opérationnelle permettant d’appuyer des programmes de qualité élevée.
Responsabilités du poste:
- Assurer la réception, la distribution et l’expédition du courrier entrant et sortant
- Assister le représentant résidant et le directeur des opérations dans l’exécution quotidienne des tâches administratives rédaction des correspondances administratives et mémo ….
- Assurer la gestion des autres tâches classiques relatives au secrétariat de direction à savoir :
- Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs du Représentant et le Directeur des opérations ;
- Gérer toutes les communications, notamment les appels entrants et sortants et l’agenda du Représentant Résident ;
- Organiser la gestion du service accueil en tenant informé le gestionnaire de l’administration ;
- Organiser les rendez-vous du Représentant et le Directeur des Opérations avec les partenaires ; les bailleurs de fonds ; les services et institutions gouvernementaux, le Représentant de l’Eglise, etc. ;
- Assurer les saisies de documents, la photocopie, le scannage et les reliures des documents officiels, traitement ou la soumission des demandes de paiement des sous bureaux ;
- Assurer la sauvegarde et le classement sécurisé des informations confidentielles ;
- Organiser et gérer l’archivage de tous les documents administratifs, rapports, procès-verbaux des réunions, de toute l’organisation ;
- Toute autre tâche en rapport avec ses compétences/aptitudes confiée à lui/elle par son supérieur hiérarchique.
- Préparer des documents de transaction en appui à des processus généraux d’opérations et aider à la coordination du traitement des transactions (par ex. demandes de paiement, autorisations de voyage, avances de frais de voyage.)
- Aider à la mise en œuvre des processus de gestion des biens, comme la réception et la distribution des biens (les consommables bureautiques, lait etc.)
Formation, expérience et capacités requises
Études et expérience
- BTS en administration, secrétariat ou discipline connexes.
- Deux ans d’expérience de travail de bureau dans un rôle de secrétariat ou d’administration. Une expérience dans une ONG locale ou internationale est un plus.
- Des diplômes supplémentaires peuvent remplacer une partie de l’expérience.
- Expérience en dactylographie/traitement de texte, saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et expérience du travail avec divers équipements de bureau.
- Expérience de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word.
- Pouvoir communiquer clairement à l’écrit et à l’oral en français
- Pouvoir communiquer en anglais est un atout
Compétences personnelles
- Bonne gestion du temps et capacité à travailler à des tâches multiples
- Souci du service au client et bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
- Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats
Langue étrangère souhaitée : anglais
Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :
Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
- Relations de confiance
- Croissance professionnelle
- Partenariat
- Redevabilité
Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.
Employeur respectueux de l’égalité des chances, et sensible aux question genre, CRS encourage fortement les candidatures féminines.
En postulant à cet emploi, je comprends et reconnais que CRS exige de son personnel qu’il traite toutes les personnes avec dignité et respect et qu’il prévienne activement le harcèlement, la maltraitance, l’exploitation et le trafic d’êtres humains. De plus, je comprends que si je suis un candidat retenu, je serai soumis à une vérification approfondie des antécédents ; que mes références personnelles / professionnelles seront utilisées pour évaluer mes comportements liés aux sujets susmentionnés relatifs à la protection et que je dois apporter la preuve de mes diplômes/attestations cités dans le CV
CONDITIONS DE CANDIDATURE
Les candidats intéressés par cet avis sont priés de faire parvenir leurs dossiers de candidature composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae actualisé à l’adresse : https://launchpadrecruitsapp.com/apply/49c0a96b322246bd22521618 « Offre N°2306444 Secrétaire Exécutive » à envoyer, au plus tard le 06 septembre 2023 à 17h30.
Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.
NB : Nous vous prions de ne pas envoyer deux fois la même candidature et merci de renommer votre CV envoyé comme suit : CV… faire suivre par votre prénom et votre nom.
Toute candidature dont le mail ne comportera pas en objet le numéro de l’offre ne sera pas prise en compte.
Merci de soumettre votre candidature via un ordinateur portable
