Catholic Relief Services est l’agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique aux États-Unis. Catholic Relief Services (CRS) recrute Assistant d’approvisionnement. CRS travaille pour sauver, protéger et transformer des vies dans le besoin dans plus de 100 pays, sans distinction de race, de religion ou de nationalité. Le travail de secours et de développement de CRS est accompli à travers des programmes d’intervention d’urgence, de lutte contre le VIH, de santé, d’agriculture, d’éducation, de microfinance et de consolidation de la paix.
Résumé du poste :
Vous fournirez un service dans la prestation quotidienne d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes à l’appui de la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les pauvres et les vulnérables. Vous fournirez un service cohérent et de haute qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources pour aider à assurer l’efficacité opérationnelle à l’appui d’une programmation de haute qualité.
Rôles et principales responsabilités :
- Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, le cas échéant. Envoyer/recevoir et distribuer tous les courriers/fax/lettres/documents entrants et sortants.
- Fournir des transactions et des processus administratifs spécialisés (par exemple, traduire, taper, relire et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des procès-verbaux de réunion ; rédiger des messages de correspondance simples).
- Préparer les documents transactionnels à l’appui des processus opérationnels généraux et soutenir la coordination du traitement des transactions (par exemple, les demandes de paiement, les autorisations de voyage, les avances de voyage, les visas, etc.).
- Compiler des données, effectuer la saisie et la vérification des données en relation avec les processus administratifs généraux (par exemple, diverses listes de contacts, soldes de congés des employés, rapports de présence du personnel, examen des feuilles de journal des véhicules, trousses de bienvenue des visiteurs, etc.).
- Soutenir les arrangements de voyage et de logistique pour le personnel et les visiteurs. Planifier et coordonner les rendez-vous. Fournir un soutien logistique et de communication aux activités de planification d’événements.
- Soutenir la mise en œuvre des processus de gestion immobilière, tels que la réception et la distribution des propriétés, l’étiquetage des propriétés, les comptages physiques, etc.
- Superviser les activités du préposé de la maison d’hôtes et gérer les réservations d’hébergement du personnel dans la maison d’hôtes.
- Préparer et partager des rapports sur les services publics (par exemple, rapport mensuel d’utilisation du générateur, rapports d’allocation d’espace de bureau, etc.)
Langues requises – Liste des langues requises pour effectuer le travail
- Anglais
- Haoussa
Voyage – Doit être disposé et capable de voyager jusqu’à 25 %. .
Connaissances, compétences et capacités
- Bonnes compétences en gestion du temps et capacité à travailler sur plusieurs tâches.
- Forte orientation vers le service à la clientèle avec de bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles
- Proactif, ingénieux, orienté vers les solutions et les résultats
Qualifications préférées
- Expérience de la dactylographie/du traitement de texte, de la saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et du travail avec divers équipements de bureau.
- Expérience du progiciel MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word.
Qualifications de base
- Baccalauréat ou HND requis. Diplôme/certificat professionnel ou cours en administration de préférence.
- Deux ans d’expérience de travail dans un environnement de bureau dans un rôle de bureau ou administratif. Expérience avec une ONG locale ou internationale un atout.
- Une formation complémentaire peut remplacer une certaine expérience.
