Basé à Dubaï, le groupe Emirates emploie plus de 103 363 collaborateurs issus de plus de 160 nationalités. Le portefeuille international vaste et diversifié du groupe Emirates comprend la plus grande compagnie aérienne internationale au monde, Emirates, et l’un des plus grands fournisseurs de services aériens combinés au monde.
SECRÉTAIRE EXÉCUTIF – CÔTE D’IVOIRE – 250000WY
Objectif du poste
Responsable de fournir un soutien administratif, administratif complet, de haut niveau et confidentiel au(x) gestionnaire(s) basé dans le pays/la station.
Aperçu du poste :
- Connaître parfaitement les activités du département ou de la section afin d’assurer la liaison avec, au nom du ou des gestionnaires, avec les chefs de section principaux, tant à l’interne qu’à l’externe.
- Gérer l’agenda du ou des gestionnaires, y compris la planification des rendez-vous, l’organisation des voyages et l’hébergement, au besoin. Surveiller régulièrement l’emploi du temps quotidien du ou des gestionnaires et fournir à l’avance les informations/documents nécessaires aux réunions/rendez-vous en coordination avec les sources au sein de l’entreprise et à l’extérieur. Alertez le(s) gestionnaire(s) de tout report ou annulation de dernière minute.
- Recevoir et filtrer les appels et le courrier entrants, prendre des mesures ou rediriger au besoin vers les personnes appropriées afin d’obtenir des renseignements supplémentaires avant de les présenter au(x) gestionnaire(s).
- Gérer et tenir à jour un système de classement papier ou électronique approprié qui est facilement accessible par le ou les gestionnaires ou l’équipe.
- Gérer et surveiller les registres de présence et de congé du département ou de la section, les demandes de remboursement des heures supplémentaires et vérifier ces demandes au besoin, en obtenant les approbations requises pour faciliter le traitement de la paie par l’équipe des finances.
- Au besoin, gérer les comptes de petite caisse en vérifiant l’authenticité des réclamations, en veillant à ce que les chiffres soient consignés avec exactitude. Contrôler et gérer les transactions en espèces pour équilibrer les comptes.
- Entreprendre et soutenir le(s) gestionnaire(s) ou l’équipe dans une variété de projets spéciaux impliquant des parties internes et externes, y compris des activités de recherche impliquées dans le projet. Aider à la préparation des budgets des départements/sections.
- Au besoin, s’occuper de la facturation et de la comptabilité du Département. Organiser la vérification, l’approbation, le paiement et la réception de toutes les factures.
- Responsabilité de l’acquisition, de l’entretien et du remplacement des actifs et de l’équipement de bureau. Être le point central pour la commande et le réapprovisionnement de la papeterie et des articles de cuisine habituels, en veillant à ce que le département / section respecte le budget.
Qualifications et expérience
Administration générale :
12 ans de scolarité ou équivalent :
- Qualification minimale de niveau A ou HSC avec une qualification de secrétariat souhaitée et un minimum de 4 ans d’expérience dans une fonction de secrétaire/administratif dans une entreprise de taille moyenne ou grande.
- Maîtrise totale des applications MS Office.
- Maîtrise de l’anglais parlé et écrit, étiquette téléphonique agréable et capacité à prioriser le travail. Compétences
- Solides compétences interpersonnelles et volonté de travailler de manière positive.
- Capacité à prioriser les charges de travail lourdes, à respecter les délais et à travailler de manière autonome et en équipe.
- Appréciation des questions confidentielles et discrétion
- Un style de travail proactif, axé sur les solutions et flexible avec une grande attention aux détails.
Salaire et avantages sociaux
Rejoignez notre équipe en pleine croissance et profitez d’une rémunération compétitive, de réductions sur les vols et les séjours à l’hôtel. Pour en savoir plus sur la collaboration avec nous, consultez le site Web du groupe Emirates : www.emirates.com/careers.
