Nous définissons, façonnons et faisons progresser les intérêts et les valeurs du Canada dans un environnement mondial complexe. Nous gérons les relations diplomatiques, faisons la promotion du commerce international et fournissons de l’aide consulaire.
Résumé des fonctions :
L’adjoint(e) exécutif(ve) fournit des services de soutien administratif au chef de mission (CDM) dans un environnement très dynamique comprenant les tâches suivantes :
- Effectuer des tâches de bureau et administratives telles que la tenue du calendrier et du répertoire des contacts du CDM, le traitement de la correspondance officielle interne et externe, y compris les lettres et les notes diplomatiques en français et en anglais.
- La planification des réunions et rendez-vous, la vérification du fonctionnement de l’équipement audiovisuel et informatique, la préparation du matériel de réunion, l’accueil des visiteurs, la rédaction de comptes-rendus de réunions, la rédaction de lettres, la création de tableaux de suivi, tels que celui des vacances du personnel canadien de la mission, et la coordination des demandes nécessitant une approbation du CDM.
- Coordonner les voyages officiels, y compris la collecte de devis pour les vols et l’hébergement, la réservation des vols et des hôtels, la rédaction des demandes d’autorisation de voyages et de sécurité, et la préparation des demandes de remboursement de frais de voyage conformément aux directives ministérielles.
- Coordonner et suivre les évènements et les dépenses liés à l’accueil, y compris la rédaction des invitations, le suivi des RSVP, l’impression des menus et des marque-places, la coordination avec le personnel de la résidence officielle et la tenue des inventaires officiels des cadeaux et de l’alcool.
- Préparer les estimations de coûts et les demandes de paiement, traiter les factures et suivre les estimations des dépenses liées aux activités du CDM, et fournir un appui au CDM dans la préparation des rapports budgétaires et des prévisions de la mission.
- Agir comme point de contact principal pour assurer la liaison avec les diverses missions diplomatiques, les administrations locales, les hauts fonctionnaires et les bureaux des parties prenantes.
- Diriger et coordonner des initiatives et des activités spécifiques dans l’ensemble de la mission.
- Supervision du personnel non administratif à la résidence officielle.
- Effectuer d’autres tâches au besoin.
Zone de sélection :
Ce processus de dotation est ouvert aux employés de l’ambassade du Canada en République démocratique du Congo à Kinshasa occupant des postes nommés pour une période déterminée ou indéterminée, y compris les employés ayant un contrat temporaire.
Veuillez noter que l’Ambassade du Canada en République démocratique du Congo ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.
Le gouvernement du Canada est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil linguistique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.
* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.
Études :
Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.
- Un diplôme (licence ou degré supérieur, minimum 5 ans d’études universitaires) d’une université reconnue
OU - Une combinaison acceptable d’éducation (minimum diplôme d’études secondaires) et d’expérience professionnelle (un minimum de cinq ans d’expérience professionnelle supplémentaire dans un poste administratif)
Profil linguistique :
- Maîtrise du français écrit et oral
- Connaissance fonctionnelle de l’anglais
Expérience :
- Un minimum de deux (2) ans d’expérience professionnelle dans un poste administratif et/ou de support financier.
- Expérience dans la priorisation d’une charge de travail variable avec des délais courts dans un poste administratif ou de soutien avec une variété de tâches.
