Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies. Il prône le changement et s’appuie sur les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources afin d’aider les gens à se construire une meilleure vie. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin d’aider à autonomiser les vies et à construire des nations résilientes.
Description d’emploi
Arrière-plan
Bureau/Unité/Description du projet
Bien que la Constitution bissau-guinéenne soit fondée sur des principes démocratiques tels que la souveraineté du peuple, l’État de droit, la séparation des pouvoirs et les droits de l’homme, la gouvernance en Guinée-Bissau se heurte à des obstacles importants. Il s’agit notamment de l’instabilité politique depuis l’indépendance, des vestiges d’une gouvernance coloniale centralisée et des dynamiques politico-militaires en cours.
Le bureau de pays du PNUD en Guinée-Bissau, en tant que partenaire gouvernemental clé dans la gouvernance, a élaboré et mis en œuvre divers projets dans divers domaines liés à la gouvernance, notamment l’état de droit, la gouvernance locale, l’appui électoral et parlementaire et les droits de l’homme.
Le PNUD-Guinée-Bissau travaille avec plusieurs bailleurs de fonds dans le domaine de la gouvernance, à savoir l’Ambassade du Japon à Dakar, le Fonds PBF, le Gouvernement de la Suisse, l’UE et la BAD. Tous ces partenaires mettent l’accent sur l’amélioration des services, l’autonomisation de la population et les mesures de responsabilisation.
Le travail développé dans le cadre de plusieurs projets et donateurs nécessite une coordination administrative et financière ainsi qu’un alignement des priorités et des stratégies. Dans ce contexte, dans le cadre du nouveau projet soutenu par l’UE, le PNUD recrute un(e) « Spécialiste administratif et financier » pour fournir un appui à la mise en œuvre du projet en exécutant une variété de processus administratifs et financiers tout en assurant une qualité et une précision élevées du travail. L’agent(e) des finances et de l’administration contribuera à promouvoir une approche axée sur le client, la qualité et les résultats dans son travail. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’UE, le ministère de la Justice et des Droits de l’homme, le CO Opérations du PNUD et d’autres membres du personnel des agences des Nations Unies, en partageant des informations et en assurant une prestation de services cohérente en veillant à se conformer aux règles du PNUD et aux exigences des donateurs. Le candidat retenu aura les responsabilités spécifiques suivantes.
Portée des travaux
Sous la supervision directe du Chef de l’équipe de gouvernance démocratique du PNUD, le (la) Chargé(e) de l’administration et des finances, »Améliorer l’accès inclusif à la justice par l’autonomisation juridique et la réforme judiciaire en Guinée-Bissau » assumera les tâches et responsabilités suivantes :
Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et administratives, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Conformité totale des processus opérationnels et administratifs des activités de projet avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD et des partenaires/donateurs (UE) ; mise en œuvre d’un contrôle interne efficace, d’une conception et d’un fonctionnement corrects du système de gestion administrative.
- Administrer les activités de ressources humaines pour le personnel du projet conformément aux règles et règlements du PNUD.
- Participer activement aux discussions liées à la mise en œuvre efficace et efficiente des projets.
- Contribution à l’élaboration des plans de travail de l’équipe administrative axés sur les résultats.
- Assurer la liaison avec l’homologue national sur les questions liées aux activités du projet.
- Soutenir la mise en œuvre des activités du projet en effectuant des missions dans les installations de mise en œuvre du projet pour rendre compte des progrès accomplis, identifier les problèmes opérationnels et les résoudre en prenant les mesures appropriées.
- Participer aux mécanismes de contrôle interne pour le respect des règles et règlements du PNUD en matière de contrats, d’actifs, d’achats et de recrutement.
- Mise en œuvre du mécanisme de contrôle des services administratifs, tenue des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
- Examiner, rechercher, vérifier et rapprocher une variété de données et de rapports en assurant l’exactitude et la conformité aux règles et règlements administratifs ; et la mise en place de mesures correctives au besoin.
- Coordination avec les achats, y compris la liaison avec les prestataires de services de vols.
- Coordination de la gestion des actifs et/ou de la liste de conservation dans le bureau de pays, préparation et soumission en temps voulu des rapports d’inventaire périodiques, coordination de la vérification physique des articles d’inventaire
Assurer une gestion efficace des ressources financières des projets, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :
- Respect total des règles de l’ONU/PNUD et des partenaires/donateurs (UE), ainsi que des politiques relatives aux systèmes d’enregistrement et de rapport des activités financières ; le suivi des recommandations d’audit ; Mise en place de contrôles internes efficaces, bon fonctionnement d’un système de gestion des ressources financières orienté client.
- Préparer les budgets et les révisions budgétaires au besoin et gérer les budgets des projets sur une base régulière et en temps opportun.
- Mettre à jour et initier le traitement des écritures financières du projet en Quantum ; assurer la transmission des données financières du projet pour inclusion dans Quantum.
- Mise en place de registres de contrôle tels que les engagements et les dépenses.
- Examen des rapports financiers des partenaires et sous-traitants.
- Préparation et/ou révision et certification de bons d’achat non OP dans Quantum.
- Création de réquisitions dans Quantum pour les intrants de projet, vérification budgétaire dans Quantum pour les réquisitions, les bons de commande et les pièces justificatives.
- Actions corrigées en temps opportun sur les pièces justificatives non validées, y compris les pièces justificatives comportant des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions de correspondance, des pièces justificatives non approuvées.
- Tenue à jour du système interne de contrôle des dépenses qui permet de s’assurer que les pièces justificatives traitées sont appariées et que les transactions terminées sont correctement enregistrées et affichées dans Quantum.
- Elaboration de plans de travail et de budgets mensuels ainsi que de rapports nexatifs et financiers mensuels.
- Rapprocher les registres des paiements et des activités et recommander de nouveaux déboursés.
- Fourniture d’informations recherchées, de rapports pour les exercices d’audit.
- Contrôle adéquat des pièces justificatives des paiements du PNUD.
- Analyse du budget mensuel par rapport aux dépenses et suivi des dépenses conformément aux règles et règlements du PNUD.
- Tenir à jour le système interne de contrôle des dépenses qui permet de s’assurer que les pièces justificatives et les factures traitées sont appariées et que les transactions terminées sont correctement enregistrées et affichées dans Quantum ; Les demandes de remboursement de frais de voyage et autres prestations sont dûment traitées.
- Cartographie des processus opérationnels financiers et élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard internes dans le domaine des finances, en consultation avec la direction du bureau.
- Assistance dans la préparation des activités de clôture financière, d’audit et d’autres rapports, y compris le tableau de bord financier.
- Fourniture d’informations recherchées, de rapports pour les exercices d’audit et de toute autre activité de conformité.
Assurer l’efficacité de l’appui opérationnel à la mise en œuvre des activités de projet, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :
- Soutien opérationnel pour la conduite de conférences, d’ateliers, de formations et d’autres événements.
- Veiller à ce que la documentation relative à chaque atelier ou événement soit conservée, organisée systématiquement et consultable à des fins de rapport.
- Organisation du transport du véhicule, de l’entretien régulier du véhicule et de l’assurance.
- Vérification et enregistrement du journal de bord et de la consommation d’essence du véhicule, mise à jour et maintenance du rapport d’historique du véhicule.
- Tenue à jour du système de classement assurant la conservation des documents confidentiels.
- Faire le suivi des échéanciers, des engagements pris, des actions prises et coordonner la collecte et la remise des rapports au chargé de projet.
- Examiner, mettre en œuvre et surveiller les procédures de gestion des actifs dans le projet concerné ;
- Assurer l’intégrité des opérations financières et administratives du projet en supervisant les aspects financiers et budgétaires des projets.
- Entreprendre des tâches administratives, logistiques, de voyage, d’achats, financières et de gestion du patrimoine en pleine conformité avec les règles, règlements et politiques de l’ONU et du PNUD.
- Participation à la préparation des plans de travail et des plans d’opérations ainsi que des plans d’approvisionnement.
Veiller à la mise en œuvre effective des ressources mobilisées pour le projet et à l’obtention du résultat suivant :
- Suivi et reporting des ressources mobilisées.
- Gestion des contributions en Quantum.
- Suivi des contributions des donateurs à frais partagés.
- Conseil à l’équipe de projet sur les différentes exigences en matière de rapports des donateurs, suivi des rapports financiers aux donateurs.
Veiller à faciliter l’acquisition et le partage des connaissances en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Aider à organiser la formation du personnel des opérations/projets sur les questions de finance, d’audit et de conformité, et la mise en œuvre du cadre de contrôle interne (ICF).
- Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion financière.
- Conseiller les membres de l’équipe sur les aspects administratifs du PNUD, y compris l’élaboration de politiques et de processus, le cas échéant.
- Renforcement des capacités de l’associé du cluster de gouvernance sur les questions financières du projet UE.
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
- Harmoniser les pratiques de reporting et de comptabilité des partenaires de mise en œuvre, y compris la budgétisation et les indicateurs clés de performance financière.
Devoirs et responsabilités
Arrangement institutionnel
Le Bureau des finances et de l’administration, sous la direction générale du chef de l’équipe de gouvernance et la supervision directe du conseiller technique principal, doit fournir des techniques de gestion administrative et financière, maintenir des systèmes d’administration et de production de rapports efficaces nécessaires pour assurer un soutien efficient et efficace aux buts et objectifs du projet tout en soutenant le ministère de la Justice et des Droits de l’homme.
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Noyau |
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| Obtenir des résultats : | NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis |
| Penser de manière innovante : | NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, pragmatique dans la résolution de problèmes, apporte des améliorations |
| Apprenez en continu : | NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires |
| Adaptez-vous avec agilité : | NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, fait preuve de souplesse |
| Agir avec détermination : | NIVEAU 1 : Fait preuve d’entrain et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant |
| Engagement et partenariat : | NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives |
| Favoriser la diversité et l’inclusion : |
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination |
Compétences
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Noyau |
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| Obtenir des résultats : | NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis |
| Penser de manière innovante : | NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, pragmatique dans la résolution de problèmes, apporte des améliorations |
| Apprenez en continu : | NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires |
| Adaptez-vous avec agilité : | NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, fait preuve de souplesse |
| Agir avec détermination : | NIVEAU 1 : Fait preuve d’entrain et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant |
| Engagement et partenariat : | NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives |
| Favoriser la diversité et l’inclusion : | NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination |
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Compétences transversales et techniques |
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| Domaine thématique | Nom | Définition |
| Direction et stratégie de l’entreprise | Pensée systémique | Capacité d’utiliser l’analyse objective des problèmes et le jugement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système global, et d’examiner comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système fourni. Comprend les opérations, les opportunités et les défis de l’organisation. Avoir une perspective commerciale, faisant preuve de responsabilité envers les objectifs organisationnels. |
| Administration et opérations | Gestion d’actifs | Administration et opérations Gestion des actifs Connaissance des politiques et procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité de préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenir le module de gestion des actifs, le tableau de bord des actifs ; développer des outils de soutien pour la certification des actifs et d’autres améliorations pour le module de fabrication additive ; concevoir et animer des programmes de formation, etc., sur la gestion des actifs et l’enregistrement des actifs ; exécuter l’interface AP-AM ; effectuer la réconciliation AP-AM-GL ; effectuer un examen analytique des rapports de gestion des actifs et des informations sur les actifs pour s’assurer de l’exhaustivité et de l’exactitude des informations sur les actifs. |
| Finance | Gestion des risques financiers | Assurer la résilience financière grâce à l’évaluation proactive des risques, à la mise en œuvre de contrôles et à la prise de mesures d’atténuation. Comprend les risques et les avantages liés aux projets collaboratifs et commerciaux. Assure une culture de gestion positive des risques |
| Gestion d’entreprise | Gestion des opérations : | Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus d’affaires de l’organisation afin de convertir ses actifs en meilleurs résultats de la manière la plus efficace. Connaissance des concepts et mécanismes pertinents. Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés. |
| Gestion d’entreprise | Surveillance | Capacité de fournir aux gestionnaires et aux principaux intervenants une rétroaction régulière sur la cohérence ou l’écart entre les activités prévues et réelles et le rendement et les résultats du programme. |
| Finance | Gestion des risques d’audit | Aptitude à traiter les questions soulevées au cours d’un audit et à proposer des solutions afin d’obtenir une opinion d’audit véridique et juste. |
| Finance | Gestion budgétaire |
Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification des travaux, de dessin et de gestion Budgets d’équipe |
Compétences et expérience requises
Qualifications minimales de la réussite de l’AIEP
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Exigences minimales en matière d’éducation |
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| Nombre d’années minimum d’expérience de travail pertinente |
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| Compétences requises |
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| Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences |
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| Langue(s) requise(s) |
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Voyager:
L’agent(e) administratif(ve) et financier(e) devra se rendre dans les régions lorsque le projet l’exigera.
Égalité des chances
En tant qu’employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l’organisation. Nos décisions d’embauche sont fondées sur le mérite et l’aptitude au poste, sans discrimination.
Le PNUD s’engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s’épanouir et bénéficie d’opportunités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus d’autorité
Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l’exploitation, la discrimination et l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.
Droit de sélectionner plusieurs candidats
Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d’autres postes similaires au PNUD au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Alerte à l’arnaque
Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d’informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.
