PNUD: Programme des Nations Unies pour le développement. Le PNUD travaille en partenariat avec les personnes à tous les niveaux de la société pour aider à construire les nations capables de résister à la crise, à conduire et soutenir le type de croissance qui améliore la qualité de vie de chacun.
Poste 1: Assistante Administrative et Financière
Description d’emploi
Arrière-plan
L’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC), par le biais de son Programme mondial sur les crimes qui affectent l’environnement (GPCAE), s’efforce à l’échelle mondiale d’aider les États à lutter contre la criminalité liée aux espèces sauvages et à favoriser la coopération internationale pour faire face aux différents défis communs dans la lutte contre les crimes qui sont souvent de nature transnationale.
Sous l’autorité et la supervision directe du Coordonnateur régional du Programme mondial sur les crimes affectant l’environnement, l’Assistant financier et administratif est chargé de fournir des services financiers généraux et administratifs pour la mise en œuvre des activités du Programme et, le cas échéant, d’autres projets du Bureau régional de l’ONUDC à Yaoundé.
Devoirs et responsabilités
L’assistant financier et administratif veille à la qualité et à la précision du travail, conformément aux règles et procédures de l’ONU. Il/elle contribue à un environnement de collaboration d’équipe et de satisfaction de la clientèle. De plus, l’adjoint(e) aux finances et à l’administration :
- Soutenir la mise en œuvre des activités du programme.
- Appui aux appels d’offres régionaux, documentation systématique et organisée des actions menées, suivi de paiement des prestataires, rédaction et envoi de courriers. Il/elle contribuera à faciliter l’exécution des programmes en suivant les procédures existantes et en utilisant les mécanismes et outils du Secrétariat de l’ONU
- Travailler en étroite collaboration avec le personnel administratif et financier du Bureau régional de l’ONUDC à Dakar, du siège à Vienne, ainsi que du personnel des opérations du PNUD à Yaoundé, dans un esprit d’efficience, d’efficacité et de cohérence.
Plus précisément, l’adjoint(e) administratif(ve) sera chargé(e) de :
- Recevoir, enregistrer et archiver le courrier de l’ONUDC et de ses partenaires.
- Organiser des missions comprenant les réservations de vols, l’hébergement, la préparation des demandes de voyage, les bons de commande dans l’application UMOJA, et toute action nécessaire à la bonne organisation des événements,
- Suivre les transactions financières dans UMOJA et assurer le suivi avec l’unité administrative et financière de l’organisation.
- Collecter les factures pro forma nécessaires à l’organisation des événements du Programme dans la région de l’Afrique centrale
- Soutenir le Coordonnateur régional du programme et les membres du personnel de l’ONUDC avec toute assistance administrative conformément aux exigences des Nations Unies et des gouvernements nationaux de la région de l’Afrique centrale.
- Fournir un soutien administratif et logistique pour l’organisation de conférences, d’ateliers ou de réunions.
- Extraction, saisie, copie et classification de données provenant de sources diverses.
- Suivre les paiements des fournisseurs avec le Bureau Régional du PNUD à Yaoundé.
- Organiser la conservation des dossiers et documents liés à la mise en œuvre des projets ;
- Contribuer aux réseaux et aux communautés d’expertise.
Effectuer toute autre tâche pertinente à la mise en œuvre du projet.
Compétences
COMPÉTENCES CLÉS
Obtenir des résultats : NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis
Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, pragmatique dans la résolution de problèmes, apporte des améliorations
Apprendre en continu : NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.
S’adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Fait preuve d’entrain et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant
S’engager et s’associer : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, noue des relations positives.
Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, conscient des préjugés inconscients, lutte contre la discrimination.
Compétences transversales et techniques
Ethique – Conseils et orientations en matière d’éthique – Capacité d’analyser rapidement des faits complexes et de fournir des conseils et des orientations complets, sensibles et confidentiels en matière d’éthique.
Juridique – Connaissance du cadre juridique applicable – Compréhension des normes juridiques appliquées aux Nations Unies en général, et au PNUD en particulier. Il s’agit notamment de comprendre la structure, le fonctionnement et les opérations de l’ONUDC au sein du système des Nations Unies dans son ensemble et l’application des traités internationaux, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, l’accord de base pertinent sur l’assistance aux pays et les instruments juridiques à l’échelle du système des Nations Unies, ainsi que la compréhension du cadre juridique interne (règlement financier et règles de gestion, politiques et procédures) de l’ONUDC
Administration et opérations – Gestion des actifs – Module de gestion des actifs dans UMOJA, Tableau de bord des actifs ; développer des outils de soutien pour la certification des actifs et d’autres améliorations pour le module de gestion des actifs ; concevoir et exécuter des programmes de formation, etc., sur la gestion des actifs et l’enregistrement des actifs ; exécuter l’interface AP-AM ; effectuer le rapprochement AP-AM-GL ; effectuer un examen analytique des rapports de gestion des actifs et des informations sur les actifs pour assurer l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs
Finance – Comptabilité (général) – Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Audit et enquêtes – Général – Comptabilité et Comptabilité et Finance Financiers Concepts clés – Concepts clés et principes de la comptabilité financière, interpréter l’analyse financière, la comptabilité de gestion, etc.
Digital & Innovation – Analyse de données – Capacité à extraire, analyser et visualiser des données (y compris des données en temps réel) pour obtenir des informations pertinentes et aider à la prise de décision efficace.
Administration et opérations – Gestion des documents et des dossiers – Gestion globale des documents (matériels ou électroniques) ; registre et politique de conservation, y compris le stockage et l’archivage.
Compétences et expérience requises
Éducation:
- Un certificat d’études secondaires est exigé.
- Un baccalauréat en comptabilité, finance, gestion ou équivalent sera dûment pris en considération mais n’est pas une exigence.
Expérience:
Un minimum de 5 ans (avec un diplôme d’études secondaires) ou 2 ans (avec un baccalauréat) d’expérience professionnelle est requis, de préférence dans un environnement international et dans les domaines de l’administration générale, du soutien administratif et logistique aux projets, de la comptabilité et/ou de l’administration financière.
- La maîtrise des outils informatiques et une bonne expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) sont nécessaires.
- Une expérience professionnelle antérieure dans le système des Nations Unies ou dans une ONG internationale est considérée comme un atout important.
- Des compétences dans l’utilisation de systèmes de gestion sur le Web et une connaissance du système UMOJA ou de tout autre système SAP sont souhaitables.
- Une expérience de la fourniture d’un soutien administratif et logistique pour l’organisation de conférences, d’ateliers ou de réunions est un atout
- Une expérience dans l’appui à la gestion des stocks de fournitures pour le bureau, ainsi que ceux destinés à la formation, ainsi que des stocks et inventaires d’équipements est un atout
- Expérience de la préparation de correspondance, de lettres et de notes verbales est un atout.
