POSTE 1 : Chargé de voyages (AfCDC)
Objectif du poste
Le/La chargé(e) de voyages est chargé(e) d’améliorer la gestion des voyages des unités opérationnelles du CDC Afrique. Il/Elle devra ainsi répondre efficacement aux besoins de voyage du personnel en mission officielle, des déplacements liés aux avantages sociaux et des visiteurs officiels voyageant pour le compte du CDC Afrique.
Fonctions principales
Ce poste comprend les fonctions principales suivantes qui sont généralement applicables à cette catégorie :
- Aider au suivi des activités de la division, y compris le suivi et l’évaluation des progrès réalisés conformément à un plan stratégique prédéfini.
- Proposer de nouveaux domaines politiques et élargir les domaines existants pour la recherche planifiée.
- Contribuer à la réalisation d’analyses et générer des rapports précis en temps opportun pour l’unité/division concernée et l’usage interne de l’UA.
- Aider à définir l’orientation générale de la recherche dans un domaine politique pertinent.
- Responsable de la délégation et de l’exécution des domaines de recherche définis.
- Participer à l’organisation de réunions, congrès et conférences pertinents avec les parties prenantes.
- Collaborer avec les parties prenantes intermédiaires concernées et développer des relations de travail. Soutenir la promotion des activités de la Division, notamment en préparant des brochures, des lignes directrices et des fiches d’information.
- Aider à la rédaction des rapports et participer à la préparation du budget et des programmes de travail liés au fonctionnement de l’Unité/Division
- Fournir un soutien technique aux parties prenantes internes et externes
Responsabilités spécifiques
Assurer les fonctions quotidiennes de l’Unité des voyages afin de coordonner les questions liées aux voyages au sein
de l’Organe ;
• Servir de point focal pour l’administration de tous les voyages officiels et statutaires en mission
; • Calculer les tarifs aériens, les droits d’excédent de bagages et les indemnités journalières de subsistance des voyageurs ;
• Fournir un soutien aux activités de planification des voyages, le cas échéant
; • Fournir des informations au personnel sur les itinéraires les plus économiques et les plus rentables et planifier
les itinéraires en conséquence ;
• Examiner les demandes de remboursement de frais de voyage et les pièces justificatives pour s’assurer de leur exhaustivité, de leur exactitude, de leur validité et
de leur conformité aux règles de l’UA avant de les transmettre à la Section des finances ;
• Coordonner avec la Section des finances le remboursement des frais de voyage ;
• Mettre en place des contrôles dans SAP pour garantir qu’aucune demande ne soit dupliquée et que des dispositions
soient prises pour percevoir les frais pour tout écart par rapport à l’itinéraire autorisé.
• S’assurer que les billets non utilisés sont correctement suivis et que les fonds sont recouvrés ;
• Vérifier que les services fournis par les autorités aériennes sont rendus satisfaisants et
conformes au contrat avant de traiter les factures pour paiement ;
• Conseiller les bureaux fonctionnels et les autres membres du personnel concernés sur les informations d’arrivée ;
• S’acquitter d’autres tâches selon les directives/demandes.
Exigences académiques et expérience pertinente
• Un baccalauréat en gestion des voyages, gestion du marketing, administration des affaires
, logistique, gestion des transports, comptabilité ou domaine connexe OU une maîtrise dans l’un de
ces domaines d’études avec au moins cinq (5) et deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente est requis.
• Une formation et une expérience professionnelle dans les outils de gestion des voyages tels qu’Amadeus
• Une formation pertinente en voyages, approvisionnement, gestion de projet ou dans des domaines connexes auprès
d’entités centrées sur les voyages (IATA, OACI) est un avantage
• Une expérience professionnelle pertinente pour les années indiquées doit être dans l’administration et
la gestion des voyages est requise.
• Une expérience avec une compagnie aérienne ou une agence de voyages est un avantage.
• Une expertise avérée dans les exigences de traitement liées aux voyages et une compréhension globale de
la gestion des voyages d’entreprise.
• La familiarité avec les procédures et systèmes de l’UA ou des organisations internationales est un atout.
Compétences requises
• Haut niveau de précision, souci du détail et rigueur.
• Capacité à travailler sous une supervision minimale, à être proactif, à faire preuve d’initiative et à faire preuve de bon jugement.
• Capacité à tirer parti de ressources et de personnel limités pour un impact maximal.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches et à travailler sous pression avec un large éventail de personnes et
d’institutions
. • Pensée créative, résolution de problèmes, communication et compétences interpersonnelles.
• Maîtrise de l’informatique et utilisation des logiciels pertinents (traitement de texte, Excel, Amadeus,
SAP ERP)
• Excellentes compétences en rédaction, négociation, analyse et communication
• Excellentes compétences interpersonnelles.
Expert en sécurité alimentaire
Consultant principal en approvisionnement
