Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique.
L’ONG PREMIÈRE URGENCE INTERNATIONALE (PUI) recrute :
Responsable logistique de base-Monguno
RESPONSABILITÉS ET TÂCHES
- Management d’équipe : Il/Elle supervise le recrutement, la formation, l’organisation et la gestion des équipes logistiques (employés de PUI et potentiels journaliers), en supervisant directement l’équipe nationale et en renforçant les capacités du personnel
- Soutien logistique de la base : Il/Elle supervise l’ensemble des opérations logistiques nécessaires pour assurer la bonne ouverture et le bon fonctionnement de la base et assure le déploiement des procédures logistiques internes standards.
- Biens et locaux : Il/Elle assure la bonne gestion de tous les équipements, y compris la flotte et les locaux au niveau de la base dans le respect des procédures PUI et des directives des donateurs.
- Sûreté et sécurité : Il/Elle assiste le coordinateur terrain dans la gestion de la sécurité et de la sûreté. Il/Elle est directement responsable des aspects concrets et quotidiens de la gestion de la sécurité de la base.
- Coordination, reporting et diffusion de l’information : Il/Elle coordonne avec les différents départements (programme et administration) et s’assure que tous les rapports et informations sont compilés et diffusés parmi les services concernés.
- Renforcement des capacités : Encadrer les responsables logistiques adjoints et les équipes logistiques concernés. Favoriser le développement d’équipes logistiques de haut niveau, capables d’intégrer pleinement le déploiement et la consolidation dans leur travail quotidien.
Objectifs spécifiques et actions associées
GESTION D’ÉQUIPE
- Il/Elle conçoit la composition et la taille de l’équipe en fonction des besoins de soutien de la base. 4 Il/Elle supervise le processus d’embauche de l’ensemble de l’équipe logistique et participe à toute décision relative à la résiliation des contrats de travail des employés nationaux.
- Il/Elle supervise et gère directement son équipe
- Il/Elle oriente le travail des équipes logistiques, suit la réalisation de leurs objectifs et dirige les évaluations intermédiaires et finales du personnel.
- Il/Elle veille au respect du Règlement Intérieur de PUI sur le site.
- Il/Elle assume ou délègue la responsabilité de l’intégration des nouveaux membres de son équipe, en s’assurant que le contexte du projet et de la base, les outils et politiques PUI pertinents sont bien compris.
- Il/Elle complète les programmes de formation de base de l’équipe logistique de la base et identifie les besoins de formation complémentaires et met en place des programmes de formation adéquats (soutien organisationnel, méthodologique et support technique selon le cas, organisation des sessions de formation).
- Il/Elle prépare les profils de poste des employés nationaux sous sa supervision immédiate.
FOURNIR UN SOUTIEN LOGISTIQUE ET DE LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT AU NIVEAU DE LA BASE
Soutien logistique
- Il/Elle assure la bonne ouverture de la base ce qui comprend : trouver les infrastructures et le mobilier adéquats, s’assurer que les procédures et les locaux répondent aux exigences de sécurité de base de PUI, assurer l’approvisionnement de tout le matériel nécessaire au lancement des activités, mettre en place et mettre en œuvre les procédures logistiques internes sur la base (notamment les procédures d’analyse de marché et d’approvisionnement).
- Il/Elle s’assure que les besoins du site sont satisfaits (support, programmation) et reporte les besoins au Coordinateur Terrain, tout en s’assurant que toutes les procédures bailleurs et internes sont respectées, et que les engagements sont en adéquation avec les budgets disponibles.
- Il/Elle s’assure que le chantier soit équipé du minimum d’infrastructures (bureaux et logements) nécessaires à l’exécution des travaux et à l’hébergement des équipes, dans des conditions optimales de sécurité.
- Il/Elle supervise le parc automobile, et plus globalement veille à son bon fonctionnement, ainsi qu’à la maintenance de l’ensemble des équipements appartenant au site.
- Il/Elle organise la circulation des véhicules sur une base hebdomadaire.
- Il/Elle assure un entreposage adéquat de tous les biens et équipements. 4 Il/Elle assure la bonne livraison de tous les achats prévus pour les sites opérationnels.
- Il/Elle prépare et met à jour l’inventaire des fournitures et du matériel du chantier et le soumet au coordonnateur du journal.
Chaîne d’approvisionnement
- Il/Elle garantit que les procédures de passation des marchés sont respectées conformément aux directives des bailleurs de fonds et de PUI. 4 Il/Elle garantit la validité de tous les dossiers de passation des marchés conformément à la politique SC de PUI par des visites régulières de contrôle (vérification directe des dossiers)
- Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le demandeur d’achat, avec une forte spécificité technique, et réalise si nécessaire les tests de conformité appropriés.
- Il/Elle centralise et optimise le regroupement des achats
- Il/Elle est responsable de la validation des marchés publics afin de garantir le respect et la bonne application des procédures PUI avant soumission au SCM
- Il/Elle vérifie et analyse le suivi des achats chaque semaine et apporte un soutien aux logisticiens si des problèmes sont identifiés.
- Il/Elle supervise l’identification et le référencement des fournisseurs
- Il/Elle s’assure que les dossiers d’achats sont correctement archivés et transmis à la coordination dans les délais (corrélativement aux dossiers Comptables)
- Il/Elle contribue à planifier et éventuellement à superviser l’expédition et la livraison des matériaux/équipements jusqu’à leur destination finale.
- Il/Elle s’assure que le mouvement/transfert des documents est correctement référencé.
GESTION DES ACTIFS ET DES LOCAUX
- Il/Elle s’assure que tous les actifs affectés à la Base sont correctement identifiés et enregistrés conformément aux procédures PUI et aux directives des donateurs.
- Il/Elle assure la bonne utilisation et la maintenance de tous les actifs au niveau de la Base dans le respect des procédures PUI et en suivant le manuel d’utilisation des fabricants.
- Il/Elle coordonne la maintenance des actifs informatiques.
- Il/Elle assure le bon entretien de tous les locaux au niveau de la Base (maison d’hôtes, Bureau, PHCC, sites de Nutrition).
- Il/Elle participe à la gestion administrative des locaux au niveau de la Base avec le soutien de l’Admin de la Base et sous la supervision du Coordinateur Terrain de la Base.
- Il/Elle s’assure que tous les moyens énergétiques nécessaires au niveau de la Base sont disponibles et sont gérés dans le respect des procédures PUI.
- Il/Elle assure l’identification des besoins en biens et locaux dans le cadre de la rédaction des propositions.
COORDINATION, REPORTING ET DIFFUSION DE L’INFORMATION
- Il/Elle est le principal point focal des responsables de programme au niveau de la base pour tout problème lié à la logistique.
- Il/Elle assure la bonne coordination avec le département administratif de la base pour exprimer les besoins financiers du département logistique de la base.
- Il/Elle participe à toute réunion interne et externe pertinente au niveau de la base et y participe activement.
- Il/Elle assure la bonne coordination technique entre le Département Logistique de la Base et la Coordination Logistique de Juba.
- Il/Elle assure la bonne diffusion et l’archivage de toute la documentation du Département Logistique de la Base, dans le respect des procédures PUI et des directives des donateurs.
RENFORCEMENT DES CAPACITÉS
- Il/Elle concevra des formations logistiques adaptées à l’évolution des besoins
- Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec le responsable logistique adjoint pour soutenir la conception et le matériel de formation, si nécessaire.
- Il/Elle dispensera la formation de manière engageante et conviviale, en veillant à ce que toutes les parties prenantes reçoivent la formation nécessaire et en soulignant les éventuels problèmes.
- Il/Elle vérifiera la compréhension complète du personnel formé, garantissant ainsi la préparation au déploiement et à la consolidation.
ASSURER LA SÉCURITÉ DES BIENS ET DES PERSONNES
- Il/Elle s’assure que le matériel et les autres ressources au niveau de la base sont suffisamment adaptés à l’approche de gestion de la sécurité définie pour la base.
- Il/Elle participe à l’analyse des circonstances et conditions de sécurité de la base, alerte et émet des recommandations au Coordonnateur Terrain concernant les évolutions potentielles relatives aux risques ainsi que les mesures à mettre en place.
- Il/Elle s’assure que tous les locaux au niveau de la Base sont correctement équipés conformément aux directives de sécurité PUI (kits d’hibernation, trousses de premiers secours et extincteurs notamment).
- Il/Elle s’assure que tous les moyens de transport au niveau de la Base sont équipés et utilisés conformément aux directives de sécurité de PUI. 4 Il/Elle participe sous la supervision du Coordonnateur Terrain de la Base à la revue du plan de sécurité de la base et au suivi du contexte.
- Il/Elle agit comme point focal de sécurité dans la base lorsque le coordinateur de terrain est absent
Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
Méthode d’application
Intéressé(e) et qualifié(e) ? Rendez-vous sur Premiere Urgence Internationale (PUI) sur forms.office.com pour postuler.
