Type de contrat de travail :

Employé à durée déterminée 

Description de l’emploi:

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Besoins de financement, prévisions et révisions budgétaires

• Élaborer des prévisions et des besoins de financement détaillés pour les principales subventions et les projets du Fonds mondial, en veillant à leur adéquation avec les besoins programmatiques et les attentes des donateurs.
• Coordonner les prévisions trimestrielles du Bureau de soutien (BS), en consolidant les contributions des équipes de projet et des partenaires afin de fournir des projections précises.
• Piloter le processus de révision budgétaire trimestrielle, en travaillant en étroite collaboration avec les équipes de programme et financières pour mettre à jour les budgets en fonction des données réelles, des prévisions et des priorités stratégiques.
• Collaborer avec l’analyste financier principal pour s’assurer que toutes les prévisions et révisions budgétaires sont soumises à temps et respectent les normes de qualité.

Reporting et coordination des partenaires

• Préparer et tenir à jour les modèles de rapports tels que le PUDR (Progress Update and Disbursing Request) et le FCR (Financial Compliance Report), en veillant à ce qu’ils répondent aux normes des donateurs et de l’organisation.
• Coordonner la collecte, l’examen et la consolidation des rapports financiers des partenaires, en leur fournissant des commentaires et un soutien au besoin.
• Établir et soumettre les demandes de TVA, en veillant à ce que tous les documents justificatifs soient exacts et complets.
• Assurer la liaison avec les partenaires pour garantir la soumission en temps voulu des rapports financiers et des demandes de TVA, et effectuer le suivi des éléments en suspens.
• Préparer le rapport mensuel d’examen des dépenses prévisionnelles (FFR), informer l’équipe projet de l’état des dépenses afin de garantir un écart de +/- 10 % par rapport aux budgets du projet chaque mois. Assurer le suivi des actions issues du FFR et veiller à leur mise en œuvre, puis suivre l’état d’avancement de cette mise en œuvre chaque mois afin de le présenter lors de la prochaine réunion d’examen des dépenses prévisionnelles.
• Préparer en temps voulu et avec exactitude les rapprochements bancaires mensuels des projets/subventions à soumettre à l’analyste financier principal le 3 du mois, accompagnés de la liste des comptes et des relevés bancaires pour la période comptable clôturée. Assurer un suivi rapide des opérations en suspens sur les relevés bancaires et veiller à leur règlement dans les 30 jours suivants.
• Gestion du bilan et rapprochements des comptes. Assurer l’envoi mensuel du rapport d’ancienneté du bilan, accompagné des explications relatives aux soldes, avant le 12 de chaque mois. Suivre la mise en œuvre des plans d’action précédemment soumis.

Engagement et coordination du crédit PBAS SA

• Coordonner le processus de crédit des SA aux SO, en veillant à ce que les engagements du PBAS (Système de planification, de budgétisation et de responsabilisation) soient reflétés et communiqués avec précision.
• Assurer la liaison avec les SO et les équipes internes pour résoudre tout problème lié aux accords de crédit et aux engagements PBAS, en veillant au respect des exigences des donateurs et de l’organisation.
• Suivre et documenter tous les engagements PBAS et les transactions de crédit SA à des fins d’audit et de reporting.
• Suivi des flux de trésorerie du projet : soumission en temps voulu, au Bureau national, d’une demande de fonds précise et basée sur les besoins réels, fondée sur les dépenses effectives du mois et non sur le budget. Transmission au Bureau national, avant le 13 de chaque mois, des prévisions de financement pour le mois suivant.

Gestion des données, conformité et engagement des parties prenantes

• Effectuer les vérifications financières des documents dans les 24 heures suivant leur réception et veiller à ce que le délai de traitement soit maintenu à 48 heures entre le dépôt d’un document au service financier et le paiement. S’assurer du respect de toutes les procédures d’approvisionnement pour tous les documents.
• S’assurer que toutes les données financières relatives aux subventions et projets importants sont enregistrées, conservées et archivées avec précision à des fins d’audit et de conformité.
• Surveiller la conformité aux politiques des donateurs et de l’organisation, en identifiant et en comblant toute lacune en matière de gestion financière ou de rapports.
• Collaborer avec les parties prenantes internes et externes, notamment les équipes de programme, les partenaires et les organisations de soutien, afin de faciliter une communication et une collaboration efficaces.
• Appuyer l’analyste principal dans la préparation des audits, des examens des donateurs et des réunions de direction en fournissant des données et des analyses financières pertinentes.
• Préparer et soumettre avant le premier jour du mois tous les livrables requis (états financiers) ; et répondre rapidement aux demandes urgentes, comme prévu.
• Assistez et participez à la dévotion quotidienne.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Diplôme de premier cycle en comptabilité ou en finance. Une qualification professionnelle telle que l’ACCA ou le CIMA sera un atout.
• Expérience minimale de 4 ans dans un rôle financier au sein d’une ONG.
• Connaissance approfondie des logiciels comptables, notamment Sun Systems, Vision XL et Vision Executive.
• Excellentes compétences informatiques, notamment en MS Excel.
• Connaissance approfondie des principes comptables généralement acceptés (PCGR) et du WVI FPP.
• Connaissance approfondie de la comptabilité des subventions.
• Connaissance des méthodes de préparation, d’examen et de présentation des états financiers et des rapports financiers.
• Capable d’effectuer des analyses financières complexes
• Capable d’exprimer et de communiquer clairement ses idées, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Langue

  Exigences : Français,

  Anglais et

  langues locales