Cadre organisationnel
L’Organisation des Nations unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation de l’Agenda 2030 par le biais du Cadre stratégique de la FAO en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires PLUS efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une amélioration de la production, une amélioration de la nutrition, une amélioration de l’environnement et une amélioration des conditions de vie, en laissant personne de côté.
Les bureaux pays de la FAO, qui travaillent sous la direction générale de l’organisation et conformément au Cadre stratégique, offrent des conseils et un soutien politiques aux pays dans les domaines relevant de la compétence de la FAO, grâce à des partenariats, des ressources et un programme national actif visant à fournir une assistance technique, à développer les capacités et à fournir des services de base tout en respectant pleinement les normes internationales de responsabilité afin d’établir un leadership et de renforcer l’impact au niveau national.
Les bureaux pays mettent en œuvre les priorités programmatiques de chaque pays, telles qu’elles ont été convenues dans leurs cadres de programmation par pays (CPP) respectifs, alignés sur le Cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable (UNSDCF), et assurent des opérations efficaces et efficientes avec des ressources humaines et financières adéquates.
Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Guinée et sous la supervision directe de l’assistant au Représentant en charge de l’administration de la FAO, en étroite collaboration avec les équipes d’administration et de programme de la FAO, l’assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) devra réaliser les tâches ci-dessous et produire, dans les conditions décrites, les résultats attendus.
Domaine de spécialisation
L’assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) effectue une grande variété d’opérations administratives et financières courantes et assure des fonctions d’appui administratif contribuant à la bonne marche de l’unité de travail et à la mise en œuvre des projets/Programmes.
Tâches et responsabilités
• Recueillir, saisir, sélectionner et analyser des données à partir de diverses sources, dont les systèmes et bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; effectuer les calculs nécessaires.
• Tenir les régies d’avances ; rapprocher les dépenses, balances, paiements, bilans et autres données ; aider à la préparation de rapports réguliers et spéciaux en préparant et en modifiant les données dans un format adapté selon les besoins ; contrôler les comptes des projets, des programmes et du bureau.
• Tenir des dossiers détaillés des estimations budgétaires, des obligations et des soldes disponibles ; enregistrer les sommes reçues et les décaissements (grands livres, livres de caisse, bons, etc.) ; effectuer les décaissements de la petite caisse et tenir les comptes.
• Préparer la correspondance administrative courante ; rédiger les versions préliminaires de la correspondance afin de vérifier les données, de répondre aux demandes et d’obtenir des informations additionnelles en matière de transactions et de questions financières, selon les besoins.
• Maintenir des registres d’inventaire locaux, avec la responsabilité que les actifs soient dûment inscrits, entretenus et protégés.
• Lancer les autorisations de voyage, préparer les demandes de remboursement des frais de voyage à l’aide du système informatisé de voyage de l’Organisation ;
• Aider à la préparation des réunions, des ateliers et des séminaires, réserver des salles de réunion et s’assurer que toutes les dispositions nécessaires sont prises ;
• Soutenir l’organisation des processus de recrutement du personnel hors fonctionnaires national et international (Publication des appels à manifestation d’intérêt, Présélection des candidats, rédaction des rapports de sélection)
• Tenir à jour un système de classement des documents administratifs et financiers.
• Assurer la liaison avec les banques locales et les institutions financières afin de tenir à jour des informations financières et règlementaires (taux d’échange et d’intérêt, règles et procédures, suivi des comptes bancaires, etc.).
• Porter assistance à la gestion du personnel et de l’équipement.
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:
Conditions minimales à remplir
• Une formation (BAC + 2 ans) en Gestion, Administration, Finance, ou Comptabilité ou domaines équivalents.
• Trois ans d’expérience dans le travail d’administration et d’appui de bureau
• Connaissance courante (niveau C) du français et connaissance moyenne (niveau B) en anglais
• Être de nationalité guinéenne
Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Bonne connaissance des systèmes informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines, des achats, ainsi que des procédures et politiques administratives
• Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Bonne connaissance de la structure de l’Organisation.
Critères de sélection
• Bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
• Capacité à utiliser des logiciels comptables et d’autres systèmes d’information et bases de données pour introduire des données, procéder à des demandes de renseignements, recueillir et définir des rapports ponctuels et des analyses et effectuer la mise en forme des résultats dans un format adapté.
• Une expérience de travail ou une connaissance avérée de la FAO, de ses programmes et de son fonctionnement, constituera un atout appréciable.
