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SALAIRE ANNUEL |
UC 8,259.53 USD 13,031.89
UC 9,597.89 USD 15,143.55
UC 14,724.95 USD 23,233.02 |
| Aperçu du Poste :
Sous la supervision du responsable hiérarchique, le/la titulaire sera responsable de l’enregistrement quotidien, via le module SAP ECM, de la numérisation, de la photocopie et de l’envoi de la correspondance entrante ou sortante de la Direction. Il/Elle assurera la mise à jour quotidienne de la base de données de la Direction et assistera le/la chef de bureau dans la préparation des réunions et ateliers.
Rôle et responsabilités
- Enregistrer l’ensemble du courrier entrant et sortant.
- Expédier les documents et le courrier.
- Mettre à jour les systèmes de classement manuel et électronique.
- Gérer et préparer les tableaux/rapports récapitulatifs hebdomadaires et mensuels du registre de présence du personnel.
- Imprimer, photocopier et classer les documents pour la préparation des ateliers et des réunions.
- Mettre à jour le registre des congés du personnel de la Direction.
- Enregistrer l’ensemble du courrier électronique entrant et sortant dans le système de gestion de contenu électronique.
- Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son supérieur.
QUALIFICATIONS ACADEMIQUES ET EXPERIENCE
- Certificat d’études secondaires d’Afrique de l’Ouest ou certificat équivalent.
- Deux (2) années d’expérience avérée de travail en bureau comme stagiaire, employé de bureau débutant ou réceptionniste.
- Expérience pratique de tâches administratives simples et courantes, exigeant un minimum de jugement et une connaissance limitée des procédures administratives.
- Compréhension des processus et procédures liés aux responsabilités assignées.
- Capacité à assimiler et à appliquer rapidement les routines et tâches administratives standard afin d’accomplir les tâches assignées conformément aux attentes en matière de performance.
LIMITE D’AGE
· Etre âgé de moins de 35 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.
COMPÉTENCES CLÉS RELATIVES À LA CEDEAO
- Comprendre son propre rôle au sein de l’équipe et s’efforce d’apporter une contribution significative.
- S’adapter spontanément (par exemple, adopte sans délai) à de nouvelles méthodes de travail.
- Être capable de suivre des instructions simples et d’achever systématiquement le travail dans les délais impartis.
- Être capable d’apprendre des autres, sur le tas et de manière autonome en lisant des instructions, des lignes directrices et des manuels de travail.
- Être capable d’interagir avec les autres de manière franche, polie, opportune et directe.
- Être capable de communiquer des informations générales de manière précise et conviviale.
- Être capable de faire face à des clients ou à des situations difficiles de manière efficace, en comprenant ses propres limites et en sachant quand demander de l’aide.
- Avoir une bonne maîtrise de la gestion de la diversité et du multiculturalisme de la CEDEAO
- Être capable d’interagir avec les autres de manière adaptée et dans le respect des politiques/attentes en matière de multiculturalisme et de diversité.
- Être capable de poser des questions afin de clarifier les attentes en matière de multiculturalisme et de diversité dans l’exécution quotidienne des tâches assignées et de tirer des enseignements de l’expérience.
- Comprendre clairement les objectifs et les cibles du travail qui lui est confié.
- Avoir une bonne maîtrise du mandat de l’Organisation.
- Être capable de comprendre, d’appliquer et d’expliquer les procédures et instructions de travail de la CEDEAO.
- Comprend clairement les objectifs et les cibles des tâches assignées.
- Connaissance du mandat de l’organisation.
- Capacité à comprendre, appliquer et expliquer les procédures et les instructions de travail de la CEDEAO.
- Capacité à faire preuve de sens des valeurs dans l’exécution des tâches assignées, conformément aux attentes de la CEDEAO.
- Être capable de tenir des dossiers de haute qualité, faciles à comprendre pour les autres.
- Avoir une bonne maîtrise des personnes à contacter au sein de la CEDEAO pour obtenir des informations importantes pour l’exécution des tâches assignées.
- Être capable de rédiger avec une grammaire et une orthographe correctes et de tirer des conclusions raisonnables à partir d’instructions écrites.
- S’exprimer couramment dans l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais).
- Avoir de bonnes aptitudes à la communication écrite afin de comprendre la correspondance et les courriers électroniques et d’y répondre en conséquence.
- Savoir se servir de la technologie en fonction des responsabilités qui lui sont confiées et des normes internes.
Être capable d’aborder et d’exécuter toutes les tâches de manière rigoureuse et organisée
- Aborde et exécute toutes les tâches avec rigueur et organisation.
- Capacité à identifier et à apprécier l’urgence et l’importance des différentes tâches.
- Connaissance de la nécessité d’une tenue de registres de qualité pour la planification et la mise en œuvre des tâches assignées.
- Capacité à exécuter les tâches conformément aux instructions étape par étape.
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