CARE est présente dans 100 pays et met en œuvre plus de 1000 projets d’urgence et de développement en collaboration avec les acteurs gouvernementaux et les acteurs locaux du développement. Notre objectif est de lutter contre toutes formes de pauvreté, de défendre l’accès aux droits fondamentaux, de combattre les injustices sociales. Au Cameroun depuis 1978, les interventions en cours sont structurées autour de 3 programmes d’actions (décomposés en plusieurs projets) : Le programme Santé, Le programme de justice économique et climatique et Le programme de justice genre.
CARE offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.
POSTE : un (e) Grants & Contracts Manager
CARE est née en 1946 et intervient au Niger depuis 1973, afin de servir les individus et les familles les plus démunies. Tirant notre force de notre diversité globale, de nos ressources et de notre expérience, nous développons des solutions innovatrices et sommes adeptes de la responsabilité globale. Nous conduisons des actions humanitaires par la préparation et la réponse aux urgences. Nous facilitons le développement durable en Renforçant la capacité pour l’auto – assistance. CARE Niger exécute actuellement plusieurs projets et projets dans le domaine de la Sécurité alimentaire et Nutritionnelle, le domaine de Gestion de Ressources Naturelles et de Prévention des conflits, et dans le domaine de Leadership et Empowerment des Femmes et des Jeunes, à travers 8 régions du pays et au Burkina Faso
OFFRE D’EMPLOI :
CARE International au Niger recherche un (e) Grants & Contracts Manager basé(e) à Niamey.
I – RESUME GENERAL DU POSTE :
Sous la supervision du Directeur Financier, le Responsable des Contrats et Budgets des bailleurs de fonds est chargé de la gestion des contrats de financement de la mission de CARE Niger, et du respect de l’exécution des clauses contractuelles. Il a également en charge la coordination de l’élaboration des rapports de dépenses, aux Chefs de Projets comme aux Bailleurs. Il assure l’interface entre les requêtes des Bailleurs et Chefs de Projets, et la comptabilité de CARE Niger. Il apporte un appui à l’élaboration des budgets à soumettre aux Bailleurs.
Le Responsable des Contrats et Budgets des bailleurs de fonds est responsable de l’appui pour le développement des budgets de nouvelles propositions de financement.
II- Responsabilités et tâches :
- Assurer la gestion des contrats de financement de CARE :
- Procéder, pour tout nouveau financement (IPIA/Contrat), à l’analyse des contrats et à l’élaboration des Fiches de Synthèse des Contrats (ou « Contract Tracking Sheets ») et transmettre le IPIA à sa signature en coordination avec le Contrôleur Financier (demander Mamou cette fiche).
- Pour tout nouveau contrat, établir le « checklist » approprié si le montant du contrat est supérieur à 1.000.000 USD et en coordination avec le contrôleur financier, le transmettre au DCAU.
- Pour tout nouveau de contrat de partenariat, établir le « checklist » approprié si le montant du contrat est supérieur à 300.000 USD et en coordination avec le contrôleur financier, le transmettre à la Directeur Régional ou au Deputy Regional Directeur pour signature.
- Remplir les fichiers de demande de Fund Codes et/ou de Project ID (PID), et les soumettre à l’approbation du Contrôleur Financier pour envoi au Shared Service Center (SSC).
- Procéder à la mise jour des Fund et/ou des Project ID ou tout autre segment comptable.
- Veiller à l’accomplissement de toutes les formalités requises par le Bailleur préalables à la mise en place du financement (informations bancaires pour la réception des fonds, autorisations gouvernementales à requérir, etc.).
- Assurer l’archivage de tous les documents relatifs à un financement, en ouvrant un chrono spécifique à chaque contrat.
- Éditer/diffuser et mettre à jour régulièrement la liste des Projets ID et Fund Codes, des catégories ID, Activity ID de la Mission.
- Transmettre à l’Administration toutes informations relatives à la mise à disposition du matériel financé par le bailleur.
- Identifier les besoins et fournir une formation et une assistance technique au staff et aux partenaires des projets.
- Assurer le renforcement des capacités du staff finance, Administration et programme sur les règles et politiques des bailleurs des fonds.
- Assurer les clôtures des contrats de financement.
2. Élaborer les rapports financiers aux Bailleurs :
- En coordination avec les gestionnaires de budgets et sous la supervision du Directeur Financier, faire une proposition de paramétrage de la comptabilité en relation avec les lignes budgétaires du contrat (Activity ID).
- Préparer les rapports aux bailleurs, en veillant à respecter la périodicité contractuelle.
- Préparer les appels de fonds aux bailleurs selon les termes du contrat, et les soumettre à l’approbation du Contrôleur Financier.
- Répondre au plus tard dans les 48 heures aux requêtes des Bailleurs.
- Veiller à l’application des ajustements budgétaires ou comptables demandés par les Bailleurs ou les auditeurs internes et externes et le SSC.
3. Assurer la préparation des rapports de dépenses mensuels de la Mission :
- Préparer à l’intention des Chefs de projet les rapports de dépenses tout en veillant à respecter la périodicité contractuelle.
- Préparer à l’intention du SMT le rapport COMFORT le 30 de chaque mois.
- Préparer à l’intention du Directeur de Mission, du Contrôleur Financier et de l’Administrateur National des rapports de dépenses mensuels pour les « Unrestricted Funds », du General Purpose Fund « GPF » et les Coûts de Supervision de Niamey (SUSPNE0004).
- Préparer à l’intention du Directeur et de du Directeur des programmes, le rapport Budget vs Expenses suivant l’année fiscale de CARE.
- Préparer tout autre rapport financier à la demande du superviseur.
4. Faire un suivi de la situation financière et coordonner la préparation des budgets/pipeline de la Mission :
- Éditer chaque fin du mois les états financiers et comptables générés à partir de People Soft (PS) donnant la situation financière de la Mission.
- Préparer pour le Directeur Financier les états financiers, en particulier la situation des comptes à recevoir- Receivables – des bailleurs de fonds, et les éléments d’analyse nécessaires à une revue mensuelle de la situation budgétaire et financière de la Mission.
- Transmettre à la Trésorerie et à la Comptabilité de Niamey toutes les informations de transfert de fonds reçues des Bailleurs.
- Relancer les Bailleurs en cas de non-respect de la périodicité de transferts de fonds stipulés dans les contrats.
- Pour les financements dans une tierce monnaie (NOK, DKK, Livre Sterling,) mettre en place un suivi des fluctuations de change à travers un enregistrement régulier des transferts reçus.
- Préparer et soumettre au Contrôleur Financier les « bottom lines » pour la détermination des besoins annuels de la Mission en « Unrestricted Funds ».
- Sous la supervision du Contrôleur Financier, coordonner la préparation des budgets de l’année fiscale de CARE dans AdP.
- Exécute toute autre tâche en accord avec le Contrôleur Financier ou à sa demande.
5. Assurer les fonctions d’Admin lite :
- Procéder, pour tout nouveau financement (IPIA/Contrat), à l’analyse des contrats et à l’élaboration des Fiches de Synthèse des Contrats (ou « Contract Tracking Sheets ») et transmettre le IPIA à sa signature en coordination avec le Contrôleur Financier (demander Mamou cette fiche).
- Allocation des Coûts Partagés % – Utilisé quand : a) on prépare le budget d’une proposition de projet et on estime le pourcentage du coût que le bailleur paiera vers les coûts partagés ; et b) pendant la durée du financement pour ajuster les pourcentages selon le financement du portefeuille global de la mission (CO).
- Préparer les allocations des couts Partagés (Coordonnateurs de programme, bureau régional, loyer, bureau Niamey…) mensuellement et les transmettre au SSC en coordination avec le Contrôleur Financier.
- Préparer les mapping des couts et faire la mise jour par trimestres pour les postes à temps partiel et les couts de fonctionnements des projets/Programmes de la mission.
- Participer à la clôture mensuelle et annuelle des comptes de CARE.
- Assurer l’archivage des Allocation des Coûts Partagés % électroniquement et dans un classeur.
- Tenir au courant le SSC des changements dans l’accès et le rôle des utilisateurs, selon le besoin. Par exemple, s’il y’a un changement dans le poste de chef de projet, le SSC aura besoin de savoir le nom de la personne à supprimer du système et la nouvelle à ajouter (workflow…)
- Assister le contrôleur financier dans la mise jour du « Perform Quarterly User Access Review ».
III. Qualifications/COMPETENCES :
- Avoir au minimum Bac+3 en Finance, comptabilité, ou discipline connexe ;
- Avoir une bonne maîtrise des logiciels clés Word, Excel et Powerpoint ;
- Avoir un bon niveau en Anglais ;
- Avoir au moins 3 ans d’expérience en gestion financière, de préférence sur de grands programmes de développement ;
- Avoir des solides connaissances en informatique dans les systèmes et logiciel de comptabilité et applications Microsoft Office, y compris Word, Excel, PowerPoint et Outlook ;
- Être en poste de responsable financier de projet pendant au moins 5 ans est un atout ;
- La maitrise de connaissance du système comptable People Soft ;
- Avoir des compétences efficaces de la comptabilité et analytiques ;
- Avoir des connaissances des systèmes et procédures de financement dans un programme de développement ;
- Être capable de prioriser le travail, respecter les délais et travailler sereinement sous pression ;
- Avoir une bonne communication interpersonnelle ;
- Être capable diriger des équipes.
NB : CARE International, en accord avec notre valeur fondamentale d’intégrité, lutte contre : La fraude, La discrimination, L’exploitation, Les appropriations illicites, Le harcèlement, l’abus et l’exploitation sexuels et tout autre acte répréhensible.
Le signalement d’un acte répréhensible fait soit :
- En vous adressant au responsable approprié et/ ou la Direction des Ressources Humaines
- Connectez-vous à http ://www.care.ethicspoint.com.
Les signalements resteront confidentiels dans la mesure du possible et pourront être soumis de manière anonyme. CARE ne sanctionnera les personnes qui soumettent un signalement en toute bonne foi. Cette procédure de signalement ne doit pas être utilisée pour communiquer des griefs contre des responsables hiérarchiques à moins qu’ils ne soient liés à une violation d’une politique existante.
CARE applique la politique de tolérance zéro par rapport aux actes répréhensibles cité ci haut.
- Une lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur de Mission de CARE Niger.
- Un Curriculum vitae détaillé contenant 3 contacts (courriers électroniques fonctionnels) comme références professionnelles.
- Attestation de la carte d’inscription à l’Agence Nationale pour la Promotion de l’Emploi (ANPE).
VI. DEPOT DE CANDIDATURE :
Les dossiers de candidature doivent être déposés au plus tard le 29 février 2024 par mail à l’adresse suivante :
NB : Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s après examen des dossiers seront contacté(e)s.
Notre diversité est notre force. Nous encourageons les personnes de tous horizons et de toutes les expériences, en particulier les femmes, à postuler.
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