Candidature pour un poste vacant à l’ONG d’aide humanitaire WeWorld GVC (06 Octobre 2025)

Objectif du rôle

Le Responsable Achats et Logistique Pays est chargé de coordonner les achats et la logistique de la mission, de garantir le respect des règles et procédures de l’organisation et/ou des donateurs et de fournir un soutien optimal aux projets et programmes.

Les principales responsabilités du Responsable Achats et Logistique Pays comprennent :

• Définir, mettre en œuvre et coordonner la stratégie et les activités d’approvisionnement et de logistique
• Soutenir le représentant du pays dans le suivi de la sécurité de la mission
• Concevoir, initier et mettre en œuvre un plan de formation pour le personnel des achats et de la logistique, en mettant l’accent sur l’autonomisation progressive
• Gérer le personnel international et national, ainsi que le budget sous sa supervision

Principales tâches et responsabilités

Responsabilités générales

·Assure l’application stricte et le respect des procédures et directives d’approvisionnement de WeWorld et des donateurs

· Assure le respect des manuels et directives mondiaux dans le pays

·Veiller à ce que le service des achats et de la logistique et ses équipes soient impliqués et contribuent à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement et du cycle du projet pour garantir l’efficacité

·Mettre en œuvre des sessions de renforcement des capacités de l’équipe d’approvisionnement et de logistique à travers des plans de formation spécifiques basés sur une évaluation périodique des capacités

·Assure que la configuration RH de Proc&Log est dimensionnée de manière proactive et appropriée au niveau des opérations

·Veille à ce que l’équipe sous sa supervision respecte les normes RH et éthiques

· Assure la collecte et/ou la diffusion fluide des informations pertinentes en matière d’approvisionnement et de logistique au niveau de la mission en maintenant un système et des outils de routine de coordination optimaux (réunions, rapports, points de situation)

·Établir et maintenir une communication et une collaboration interministérielles proactives avec les Finances et le Programme

·Participer régulièrement aux réunions de coordination, aux ateliers et aux groupes de travail liés à la logistique menés dans le pays ou en ligne ; promouvoir des réunions ad hoc avec les partenaires et autres acteurs du pays 

·Soutenir le représentant du pays dans la réalisation de l’évaluation des risques et l’adaptation des mesures d’atténuation des risques

·Soutenir la mise en œuvre de la sécurité et de la sûreté du personnel et des locaux de WeWorld, sous la supervision du représentant du pays ou de son délégué.

·Fournir une supervision étendue aux bureaux extérieurs

·Participe aux processus d’audit, en veillant à ce que les documents de logistique et d’approvisionnement soient disponibles en temps opportun

Approvisionnement

·Superviser et soutenir la gestion des procédures d’approvisionnement conformément au manuel d’approvisionnement mondial de WeWorld et aux directives des donateurs, de la planification à l’achèvement

· Superviser la création et la mise à jour du plan d’approvisionnement du projet en participant, en coordination avec l’équipe du programme, à la définition des plans d’approvisionnement initiaux du projet et aux mises à jour de suivi.

·Gère directement les processus d’approvisionnement à forte valeur ajoutée et toutes les autres procédures en cas de lacunes ou de besoins spécifiques

·Établit une routine de gestion des contrats tout au long du cycle du projet, y compris le suivi étroit des contrats complexes

·Veille à ce que les documents et les dossiers d’approvisionnement soient archivés et organisés conformément aux directives d’archivage afin de garantir une organisation efficace et la conformité des audits et des examens

· Applique les processus de gestion des performances pour évaluer les fournisseurs nouveaux/existants et enregistrer les informations

·Établit une stratégie d’approvisionnement spécifique pour garantir des processus et des résultats d’approvisionnement de haute qualité

· Prévoit tous les lancements à venir et les mises à jour de statut afin d’équilibrer la charge de travail des achats conformément aux objectifs et au calendrier des projets

Gestion de flotte

·Supervise l’optimisation de la flotte

·Assure le respect des normes et procédures de gestion des véhicules

·Superviser le suivi général des véhicules de mission et les rapports (contrôles de consommation, planification des mouvements de maintenance…)

·Effectue des contrôles ponctuels de l’état et de l’équipement du véhicule

Gestion des actifs/équipements

·Assure le respect des procédures standards et assure la mise en œuvre de contrôles/vérifications spécifiques

·Assure la bonne gestion et le suivi du matériel utilisé en mission (base de données de gestion des actifs/matériels, codification, distribution, remise)

· Assure que les inventaires réguliers sont effectués et alimentent correctement les tactiques d’approvisionnement de la mission

Gestion d’entrepôt et de locaux

·Supervise et soutient l’équipe logistique pour s’assurer que le bureau dispose des fournitures et de l’équipement nécessaires et que tous les articles sont bien entretenus

· Fournit des conseils et des orientations sur toutes les questions liées à la gestion des entrepôts et dispense des formations en cours d’emploi aux gestionnaires d’entrepôts

Rapports

·Centralise toutes les informations logistiques disponibles sur la mission et consolide les rapports mensuels requis

· Évaluer la qualité des rapports logistiques intra et inter-départements en termes d’exactitude, de ponctualité et d’efficacité et aider le personnel logistique à déployer une structure de rapport efficace.

·Est responsable de la préparation de la base de données des fournisseurs de fournitures et de services et de l’ébauche de la carte des ressources pour les projets existants

· Superviser l’utilisation des outils de suivi des marchés publics (PRFU, CFU, suivi des dérogation, suivi des PPP)

· Fournit des données d’approvisionnement pour les rapports d’approvisionnement intermédiaires et finaux conformément aux exigences des donateurs

Gestion de la sécurité

·Participation à l’analyse du contexte et à la collecte d’informations aux côtés du Représentant Pays

·Définir, mettre à jour et suivre l’efficacité du plan de sécurité au niveau national sous la supervision du Représentant Pays

·Contribue à la mise en œuvre des directives, des SOP et des plans de sécurité et de sûreté

· Soutient la préparation (vérification des trousses d’urgence, des trousses de premiers secours, etc.) aux plans d’évacuation et d’urgence

· Participe activement à la coordination logistique et sécuritaire ainsi qu’aux réunions d’information

Gestion des ressources humaines

·Établit le calendrier de travail de l’équipe logistique du pays, délègue les activités et surveille leur exécution

· Soutient, encadre et évalue les équipes logistiques et d’approvisionnement de la mission

·Organise des formations pour le service logistique et achats du pays, notamment en animant des ateliers sur divers sujets logistiques et achats

·Prévoit les besoins RH en logistique et en approvisionnement et structure le département (dirige le processus de recrutement chaque fois que nécessaire)

·Informe tous les nouveaux employés (nationaux et expatriés) sur les procédures logistiques et d’approvisionnement, les modèles, la chaîne de communication, etc.

Exigences essentielles

Qualifications et connaissances

·Diplôme en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe, ou en alternative, certification en logistique humanitaire ou similaire, ou vaste expérience en logistique humanitaire

·Diplômes ou formations pertinents souhaitables

·Maîtrise de l’anglais et du français, à l’écrit comme à l’oral

·Bonne connaissance de MS Office

Expérience professionnelle

·Au moins 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un contexte d’urgence ou dans des domaines connexes en tant que responsable logistique ou des achats

·Expérience de travail avec des ONG internationales dans la gestion de projets de coopération internationale financés par des donateurs institutionnels, privés et des programmes de parrainage

·Connaissance des principales réglementations des donateurs (ECHO, UN, DEVCO, AICS)

·Expérience en gestion logistique

·Expérience en gestion de la sécurité

Compétences et aptitudes

·Forte capacité à adapter le comportement aux besoins de la situation dans des contextes dynamiques, tout en faisant face à des situations différentes

·Forte flexibilité pour travailler dans une équipe logistique structurée et non structurée

·Capacité à travailler sous stress, de manière autonome et en prévention/résolution de problèmes

·Compétences organisationnelles avérées et capacité à gérer efficacement plusieurs tâches tout en favorisant la qualité, l’esprit d’équipe et les relations de travail positives avec les collègues

·Bonne communication, capacités de négociation et sensibilité dans le traitement des questions critiques

·Engagement et compétences démontrées pour renforcer les capacités du personnel dans les domaines de la gestion, de la supervision et du suivi des achats et de la logistique

·Fortes compétences organisationnelles et de résolution de problèmes avec une approche analytique

· Solides compétences interpersonnelles, de gestion et de leadership

·Capacité à s’intégrer et à bien travailler au sein d’équipes multiethniques et multiculturelles

·Fort engagement envers la mission de WeWorld, véritable intérêt pour l’aide humanitaire

Exigences souhaitables

· Maîtrise d’une autre langue (portugais, arabe, espagnol)

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