Médecins Sans Frontières (MSF) Espagne est une association privée sans but lucratif et appartient à l’organisation internationale Médecins Sans Frontières (MSF). Cette organisation apporte son secours aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes d’origine naturelle ou humaine, ou de situations de belligérance. Les principes d’action de MSF sont la non-discrimination, la neutralité, l’impartialité et l’indépendance.
Dans le cadre de ses activités au Niger, Médecins Sans Frontières Espagne recherchent un(e) Responsable Pharmacie pour son projet de Diffa.
Nombre de position : 01
Lieux d´affectation : Diffa
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) de six (6) mois renouvelable à temps plein.
Grade : Niveau 10 (selon la grille de fonction MSF)
NB : Soucieux de promouvoir l’accès des femmes à l’emploi, les candidatures des femmes sont fortement encouragées.
But principal
Définir, implémenter, coordonner et encadrer toutes les activités liées à la pharmacie dans la zone du projet, en conformité avec les standards et protocoles MSF et les directives du pharmacien de la mission et du coordinateur médical et gérer le personnel impliqué dans le fonctionnement de la pharmacie afin d’assurer une gestion adéquate des médicaments et dispositifs médicaux et l’approvisionnement de la pharmacie centrale du projet (ou de l’entrepôt médical) et des unités satellites du projet.
Responsabilités Générales
- Participer activement à l’établissement du plan et des budgets annuels et leurs mises à jour ;
- Apporter son soutien aux procédures de commande et d’approvisionnement des médicaments et des dispositifs médicaux afin d’assurer le suivi des stocks pour toutes les pharmacies, éviter les cas de péremption, le surstockage, les ruptures de stocks et assurer le bon fonctionnement et l’efficacité de ces procédures ;
- Collecter et préparer les données exactes (inventaire, consommation, etc.) à utiliser ensuite par la personne chargée de préparer les commandes médicales ;
- Assurer l’intégrité de la chaîne du froid en coopération avec l’équipe logistique ;
- Contrôler la bonne gestion des stocks sur l’ensemble des pharmacies de la zone du projet afin de garantir un contrôle adéquat et à jour des niveaux de stock et, de façon générale, la maîtrise des médicaments et dispositifs médicaux ;
- Assurer le bon enregistrement des fichiers de stock et d’inventaires ;
- Suivre les flux de médicaments et dispositifs médicaux (entrée, sortie, destination), s’assurer de leur qualité, évaluer leur état et rapporter toute discordance ;
- S’assurer que le personnel de la pharmacie connaisse la couleur et l’aspect normal de tous les médicaments afin de détecter toute détérioration éventuelle ;
- Assurer la destruction correcte des médicaments périmés ;
- Assurer, en coopération avec le responsable logistique projet, de bonnes conditions de stockage (par ex. humidité, température, exposition à la lumière, propreté, lutte contre les ravageurs et les rongeurs, etc.) et la classification et l’organisation des médicaments et du matériel médical en conformité avec les protocoles MSF ;
- Assurer le respect de toutes les procédures d’hygiène et de sécurité dans les pharmacies du projet : nettoyage, lutte contre les ravageurs et les rongeurs, etc ;
- Encadrer le fonctionnement et l’organisation de la pharmacie centrale du projet et des unités satellites et mettre en place les protocoles et procédures à suivre par l’ensemble du personnel afin d’assurer la qualité du service rendu à la population et la manipulation correcte des produits et des équipements en termes d’hygiène et de sécurité ;
- Faire rapport sur la consommation des médicaments et dispositifs médicaux distribués conformément aux protocoles et sur les flux inhabituels ;
- Exécuter toutes les tâches de rapport associées à son champ d’action et ses responsabilités, assurer leur cohérence et leur exactitude afin de faciliter la prise de décision de ses supérieurs ;
- Assurer que l’ensemble du personnel de la pharmacie utilise les vêtements et équipements requis conformément aux protocoles, par ex. blouse blanche, gants, etc ;
- Participer aux rapports mensuels conformément aux directives (Sitreps, rapports médicaux statistiques, etc.) ;
- Planifier et encadrer, en coopération étroite avec le service des ressources humaines, les procédures (recrutement, formation/formation initiale, évaluation, détection de potentiels, développement et communication) concernant le personnel sous sa responsabilité afin de définir le savoir requis et d’en assurer la maîtrise.
Responsabilités spécifiques
Le (la) responsable de la pharmacie sera en charge de la gestion de la pharamacie du projet en étroite collaboration avec le PMR, les autres superviseurs / majors de services et managers (Superviseur Labo, superviseur sage-femme, superviseurs infirmiers, NAM, MHAM, MWAM et MAM), et donc ses responsabilités et tâches seront entre autres :
Pharmacie centrale projet :
- Continuer à évaluer / analyser l’état de gestion quotidienne de la pharmacie projet et faire des propositions/plan d’action afin d’améliorer la gestion globale de la pharmacie du projet sur base de l´outil CAPA ;
- Assurer un suivi régulier des indicateurs du niveau du stock en collaboration avec l’équipe médicale, les analyser pour les réguler et éviter les ruptures et péremptions dans la mesure du possible ;
- Assurer le soutien technique dans la gestion de la pharmacie du projet en général et à l’équipe médicale en particulier sur toutes les questions liées à l’information pharmaceutique, à l’usage des médicaments (protocoles et utilisation rationnelle), à la gestion des effets secondaires, aux problèmes d’observance, aux alternative disponibles, etc ;
- Assurer le suivi et l’application des procédures des commandes et approvisionnement des médicaments, des tous les consommables et non-consommables médicaux ;
- Assurer le suivi de stock pour toutes les unités de consommation, de la pharamcie intermédiaire ainsi que l’utilisation correcte de tous les outils de gestion ;
- S’assurer des bons circuits et conditions de stockage des produits spécifiques (chaine de froid, psychotropes, dangereux) en coopération avec la logistique et médicale ;
- Suivre les flux de médicaments et dispositifs médicaux (entrée, sortie, destination), s’assurer de leur qualité, évaluer leur état et faire rapport de tout problème ;
- Assurer le bon usage des outils de gestion (les fiches de stock et Isystock) ;
- Superviser/participer aux inventaires de la pharmacie, l’enregistrement des données ainsi que l’analyse des écarts ;
- Evaluer et identifier les besoins du projet, participer à l’analyse mensuelle et à l’élaboration des commandes (selon le chronogramme) en étroite collaboration avec l’équipe médicale et sous la responsabilité du Project Medical Referent ;
- S’assurer que l’espace disponible est suffisant pour recevoir, dispatcher et mais aussi qu’il est utilisé rationnellement ;
- Superviser la collecte des informations liées à la gestion de stock et s’assurer de la transmission des données fiables à la hiéarchie (Project Medical Referent, pharma mission, coordination médicale, etc.) ;
- Assurer en collaboration avec la logistique le bon fonctionnement de la chaine de froid, au suivi régulier des températures ainsi que de la transmission des rapports logtag et rapporter tout disfonctionnement immédiatement ;
- Veiller à la transmission des rapports de qualités et dans les délais recquis ;
- Faire rapport sur la consommation des médicaments et dispositifs médicaux distribués conformément aux protocoles et sur les flux inhabituels ;
- Exécuter toutes les tâches de rapport associées à son champ d’action et ses responsabilités, assurer leur cohérence et leur exactitude afin de faciliter la prise de décision de ses supérieurs.
Au niveau de la pharmacie CSME de Diffa :
- En collaboration avec le NAM et les Superviseurs, évaluer comment implémenter le système de MONODOSE dans tous les services d´hospitalisations afin de garantir l’utilisation rationnelle de médicaments ;
- Revoir et renforcer la gestion des armoires des unités de consommation (Bloc Opératoire, Urgences pédiatriques et maternité) en définissant avec la MWAM, MAM, NAM et les superviseurs la liste des items sentinelles : la fréquence des inventaires et de commandes ;
- Revoir l’organisation des intrants dans la pharmacie et unités de consommation afin de bien capitaliser/maximiser l’espace de la pharmacie bien que limité ;
- Faire la supervision technique des entrées/sorties et de la consommation des produits en général et particulièrement des produits contrôlés au niveau des services et de la pharmacie du CSME ;
- En collaboration avec la MAM, donner un appui technique dans l’analyse de prescription rationnelle et des antibiotiques.
Au niveau de Centres de Santé Intégrés et activités communautaires (CSI et DMC) :
- En collaboration avec le NAM/PMR et/ou superviseurs périphérie, faire le suivi de commande et consommation au niveau des activités appuyées par MSF dans les CSI, Case de Santé et sites DMC ;
- Faire un plan d’accompagnement des agents MoH de CSI appuyés par MSF sur la gestion de pharmacie pour éviter les ruptures repétitives et garantir une gestion rationnelle des médicaments ;
- Effectuer des visites de supervision au niveau des CSI, Case de Santé et DMC accéssibles.
Rapportage :
- Sur base de consommation des items, partager mensuellement avec l’équipe médicale le niveau de consommation (surconsammation, stock dormants, risques de rupture, etc.) afin d´anticiper les ruptures et proposer les alternatives ;
- Faire des analyses mensuelles de la gestion globale et l’état du stock en tenant compte des différents feedbacks des structures de consommation.
Gestion de ressources humaines et communication :
- Evaluer et renforcer les performances et les compétences du staff pharma (Superviseur, magasiniers et assistant Pharma) dans les 3 premiers mois de sa mission, sur base des objectifs PMS en collaboration avec le PMR ;
- Revoir la planification des activités de l’équipe afin de mieux servir les structures de santé appuyées ;
- Renforcer le suivi et la communication avec le responsable de la pharmacie du district sanitaire de Diffa afin de partager à temps dans la mesure du possible la liste des intrants MSP mise à la disposition du CSME et les quantités si possibles ;
- Travailler sur un plan de renforcement de capacité de staff de la pharmacie et autres superviseurs : Gestion de la pharmacie, stockage, Gestion des unités de consommation, Isystock.
Critères de sélection : Nous recherchons des personnes flexibles avec une capacité de travailler en équipe, sous pression en autonomie, Capacité à travailler sous pression avec de multiples échéances concurrentes, intègre des valeurs MSF.
| Conditions Requises | |
| Éducation | Essentiel : Doctorat en pharmacie. |
| Expérience | Deux ans d’expérience en tant que pharmacien requis. Au moins un an d’expérience de gestion de pharmacie avec MSF ou une ONG internationale requis.
Expérience préalable avec MSF ou d’autres ONG dans les pays en voie de développement souhaitable. |
| Langues |
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| Connaissances |
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| Compétences |
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Constitution de dossier : (tous les documents ci-dessous sont obligatoires)
- Une lettre de motivation décrivant en quoi votre expérience, vos qualifications et vos compétences font de vous un(e) bon(ne) candidat(e) ;
- Un curriculum vitae actualisé avec 3 références ;
- Copie de diplômes légalisées ;
- Copies légalisées de l’extrait d’acte de naissance et de la nationalité ;
- Certificat de residence ;
- Copie du/des certificats et attestations de travail pour chaque expérience professionnelle ;
- Copie Carte ANPE à jour.
Note : MERCI DE NOTER QUE LES CANDIDATS RETENUS DEVRONT SE PRESENTER A L’ENTRETIEN AVEC DES COPIES CERTIFIEES. Les candidatures physiques et/ou par e-mail ne seront pas acceptées.
Médecins Sans Frontières Espagne se réserve le droit de ne pas donner suite à cette offre. Seules les candidatures retenues seront contactées. Documents uniquement en version PDF à attacher.
Toute personne qui désire postuler ce poste doit soumettre son dossier en ligne via le lien suivant sur Google Forms : https://forms.gle/QLgeNUsKCNMMwiX68.
