Médecins Sans Frontières est une organisation internationale privée. Composée principalement de médecins et de professionnels de la santé, elle est également ouverte à toutes les autres professions susceptibles de contribuer à la réalisation de ses objectifs.
Nous recrutons pour le poste suivant :
Intitulé du poste : Assistant(e) gestionnaire des archives (niveau 4)
Lieu : Kebbi
Type d’emploi : Contrat (6 mois fermes avec possibilité de prolongation)
Objectif principal
- Dans le cadre de leur travail en tant qu’organisation humanitaire médicale, le personnel de MSF produit et utilise constamment des documents et des fichiers.
- Ce sont des atouts importants pour l’organisation : ils orientent le travail de MSF, attestent que des activités ont été menées ou que des résultats ont été obtenus, consignent les connaissances et les meilleures pratiques, et revêtent souvent une importance historique ou juridique.
- Nous entendons par « document » une source d’information, qu’elle soit sur papier, numérique ou sous d’autres formats, que nous pouvons utiliser comme référence, pour étudier ou comme source faisant autorité.
- Les « documents » peuvent être compris comme des informations créées, reçues et conservées comme preuve et comme actif par une organisation ou une personne, au cours d’une transaction ou dans le cadre de l’exécution d’obligations légales.
- Nous entendons par « archives et gestion des archives » le domaine de gestion responsable du contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et de l’élimination des documents.
- L’assistant(e) du gestionnaire des archives : contribue à la mise en œuvre de la politique de gestion des archives de la Mission, à la collecte, à la conservation, au traitement, à la communication et à l’amélioration des archives.
- Elle exerce son activité sous le contrôle du gestionnaire des archives.
- Il supervise la gestion des documents comptables courants, intermédiaires et historiques de la Mission.
- Pour ce faire, il applique les recommandations et le protocole de MSF au contexte de la mission.
Principales fonctions et responsabilités
- Archivage physique et électronique mensuel des documents comptables à conserver pour l’ensemble de la mission (tous les départements : médical, logistique, finances, opérations, approvisionnement, RH).
- Numérisez les documents essentiels et assurez leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité.
- Participation à la collecte des archives : connaissance des services de production et de diffusion des archives, évaluation et analyse des archives, préparation et transfert des documents.
- Mettre à jour les documents numérisés des pièces et les documents dans les plateformes validées pour les documents actuels afin de permettre l’accès aux opérateurs distants et dans Nestor pour l’archivage.
- Contrôler la durée de conservation légale des archives placées sous sa responsabilité et signaler aux personnes concernées celles qui ont dépassé la période légale requise pour leur conservation à des fins utiles.
- Mise en œuvre de la politique de gestion des archives physiques et électroniques de la Mission : relations avec les producteurs d’archives (coordonnateurs de mission et de projet), gestion des transferts et des éliminations d’archives numériques, gestion des transferts et des éliminations physiques.
- En collaboration avec son superviseur, il veille au respect de la politique d’archivage de l’OCB sur tous les terrains (visites régulières pour la formation aux processus d’archivage et pour vérifier la bonne tenue des archives sur le terrain).
- Organise et dispense des formations régulières aux employés concernés sur les outils de gestion, de communication et d’archivage (Teams, SharePoint, OneDrive, Nestor).
- Accueil et orientation des demandeurs de documents : enregistrement des besoins, aide à la recherche, communication des documents conformément aux règles de communication des archives et prévention contre le vol et la détérioration.
- Examen des demandes de recherche par correspondance et production d’instruments de recherche : rédaction de descriptions archivistiques, saisie et contrôle des entrées d’analyses documentaires.
- Gérer les stocks du département et passer les commandes à temps pour éviter les ruptures de stock.
- Participer à l’organisation d’événements internes et externes (réunions, présentations, etc.).
Responsabilités spécifiques au contexte de MSF
Activités organisationnelles :
- Gestion des ressources matérielles liées à l’exécution des missions qui lui sont confiées.
- Gestion régulière d’une équipe de journaliers pour le classement et l’organisation des stocks.
- Activités techniques
- Trier
- Dépôt
- Identification du document
- Élimination physique des documents
- Rédaction des formulaires de cession
- Conditionnement
- Agencement des salles de stockage
- Gestion des documents matériels.
- Organisation des flux, contrôle des espaces de conservation, conservation préventive et palliative.
- Numérisation des documents et maintien d’une base de données sécurisée pour les documents actuels, gestion et contrôle des accès physiques et/ou numériques
- Diffusion des archives aux personnes autorisées et conservation des fonds, ainsi que contact avec les points focaux des projets.
Compétences et qualifications minimales requises
- Baccalauréat en bibliothéconomie et sciences de l’information, en gestion des documents et des archives, en gestion de l’information ou en études de la documentation et de la communication.
- Minimum de 2 à 3 ans d’expérience progressive en gestion de documents, archivage ou administration de la documentation, de préférence au sein d’une ONG, d’une organisation internationale ou d’une entreprise.
- Expérience avérée dans la mise en œuvre ou la maintenance de systèmes d’archivage physiques et électroniques.
- Expérience avérée dans les projets de numérisation, notamment en matière de numérisation, d’indexation et de gestion des métadonnées.
- Une expérience en matière de formation du personnel aux pratiques de gestion des documents et des archives est fortement souhaitable.
- La connaissance des lois sur la protection des données, du traitement des informations confidentielles et des cadres de conformité est un atout.
- C1 Utilisateur indépendant de la langue de travail de la mission.
Connaissance:
- Bonne connaissance des outils de gestion documentaire et d’archivage (inventaires, index, systèmes de gestion documentaire, etc.)
- Solides connaissances en matière de gouvernance de l’information, de protection des données et de normes d’archivage (physiques et numériques).
- Maîtrise des outils de collaboration et d’archivage numériques tels que SharePoint, Teams, OneDrive et Nestor.
- Utilisateur compétent de MS Office 365 (par exemple, SharePoint, OneDrive)
Compétences :
- Résultats.
- Travail d’équipe.
- Flexibilité.
- Engagement.
- Service.
- Culturel.
Date limite de dépôt des candidatures :
mercredi 26 novembre 2025.
Comment postuler
Les candidats intéressés et qualifiés doivent :
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