Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
- Intitulé du poste : Commis à la réception (Tous les candidats intéressés / Toutes les sources)
Devoirs
Aperçu du poste
Sous la supervision du responsable des approvisionnements, le réceptionnaire est chargé de la réception et du contrôle de tous les biens, ainsi que de la préparation et de la diffusion des rapports de réception. Il tient un registre de tous les écarts par rapport aux bons de commande, étiquette correctement les articles et crée les rapports de réception DS 127 dans le système ILMS dans les 24 heures suivant la réception des biens. Il assiste le personnel de l’entrepôt dans la réception, le tri et la gestion du contenu de l’entrepôt, y compris les fournitures non consommables et consommables .
Principales tâches et responsabilités __________% du temps
- Inspection 20%
Conformément aux directives 14 FAM et 14 FAH, le titulaire du poste s’assure que les biens reçus correspondent, en état et en quantité, à la commande passée par le service des achats de l’État et telle que rapportée par le service d’expédition. Tout écart par rapport à la commande est immédiatement signalé par écrit au service des achats, en fournissant les détails nécessaires à ce dernier pour présenter le dossier au fournisseur. Pour les commandes importantes passées auprès de fournisseurs agréés par l’État (par exemple, Drexel Heritage), le titulaire du poste informe immédiatement le service des achats et le fournisseur directement de toute anomalie. Le titulaire du poste tient un registre de tous les écarts par rapport aux commandes passées. Une fois la réclamation formulée, il assure le suivi de la livraison des articles de remplacement et fournit des rapports réguliers à son supérieur hiérarchique concernant tout article non remplacé. À réception des articles, si l’inspection ne peut être effectuée à temps, ceux-ci sont placés en attente jusqu’à ce qu’une inspection appropriée puisse être réalisée.
- ILMS réception et étiquetage 20%
Conformément à la réglementation 14 FAH, le titulaire du poste étiquette correctement chaque article et établit des rapports de réception DS-127 dans les 24 heures suivant la réception des biens afin que le paiement puisse être effectué conformément à la loi américaine sur les paiements rapides (USG Prompt Payment Act). Des rapports de réception distincts sont établis pour chacune des catégories suivantes : dates d’arrivée des biens, organismes concernés, documents d’achat individuels, connaissements maritimes ou aériens, biens consommables et biens non consommables. Le titulaire du poste gère la zone de réception de l’entrepôt, est responsable de sa sécurité et veille à son bon fonctionnement et à sa conformité à la réglementation. Au besoin, il assiste le commis aux biens consommables lors des opérations de réception.
- Tenue de registres 20%
Le titulaire du poste gère le fichier des « commandes en cours » qui comprend des copies de tous les documents d’acquisition émis par le service des achats du GSO. Chaque document d’acquisition est classé dans un dossier distinct, et ce fichier contient toutes les informations pertinentes relatives à la livraison des articles commandés. Tous les envois partiels sont suivis et leur statut est communiqué mensuellement au responsable des biens. Le statut des commandes en cours doit être examiné et résolu. Le titulaire du poste se tient informé des dernières initiatives de gestion des actifs et veille à ce que la réception soit effectuée conformément aux directives les plus récentes du Département d’État (par exemple, toutes les transactions doivent être traitées comme des réceptions définitives).
- Assistance à l’équipe d’entrepôt pour le déplacement de meubles (40 %)
Participe à l’inventaire, à la livraison, à l’enlèvement, au stockage, à la distribution, à la récupération et à la vente des biens non consommables. Assure la livraison, l’enlèvement et le déménagement du mobilier et des appareils électroménagers, ainsi que les transferts entre les bureaux et les domiciles. Participe aux ventes de biens, à l’inventaire annuel et aux visites. Veille à ce que tous les rapports de transfert relatifs aux biens déplacés soient correctement enregistrés dans le système ILMS dans les 24 heures.
Remarque : La présente description de poste n’indique ni n’implique que les tâches décrites soient les seules à accomplir par le titulaire. Ce dernier sera tenu d’effectuer d’autres tâches qui lui seront confiées par l’organisme.
Qualifications et évaluations
Exigences:
Tous les candidats retenus doivent être en mesure d’obtenir et de conserver :
- certificat de sécurité ; ou
- habilitation de sécurité (le cas échéant).
Tous les candidats retenus feront l’objet d’une enquête de sécurité et pourront être soumis à un examen médical d’embauche.
Le candidat retenu devra être en mesure de commencer à travailler dans un délai raisonnable (3 mois ou 90 jours) après réception de l’autorisation de l’agence et/ou des habilitations/certifications requises, faute de quoi sa candidature pourra être annulée.
Exigences en matière de formation :
Diplôme d’études secondaires local ou 3 ans d’expérience en réception requis.
Évaluations :
Votre candidature sera évaluée en fonction des qualifications et exigences décrites dans cet avis de vacance de poste.
Il se peut qu’un test de langue ou de compétences vous soit demandé avant l’embauche.
Vous devez remplir le formulaire de candidature et fournir les documents requis. Votre candidature doit détailler toutes les qualifications et exigences du poste, notamment en matière de formation, d’expérience, de langues et de connaissances/compétences/aptitudes mentionnées. Toute candidature incomplète pourrait être rejetée.
Qualifications:
Expérience :
Deux ans d’expérience en travail de bureau/administratif, notamment en gestion de bases de données et d’archives, sont requis. Une expérience préalable en gestion des créances est également requise.
Langue:
Niveau d’anglais : Bonne maîtrise de la lecture, de l’écriture et de l’expression orale requise. Ce niveau pourra être évalué.
Niveau de français : Bonne maîtrise de la lecture, de l’écriture et de l’expression orale requise.
Connaissances professionnelles :
Le/la titulaire du poste doit posséder une connaissance approfondie de toutes les fonctions et activités de son secteur d’activité, ainsi que des procédures internes, des réglementations et politiques du gouvernement américain (réglementations, instructions et procédures logistiques du Département d’État). Il /elle doit également avoir des connaissances de base en entreposage et en approvisionnement. Enfin, il/elle doit avoir une bonne compréhension de l’environnement de travail et être capable de comprendre, dans une large mesure, le fonctionnement des fournisseurs et des prestataires.
Compétences et aptitudes :
Connaissance approfondie des procédures du Département d’État relatives aux biens et aux approvisionnements (règlements 14 FAM et 14 FAH). Solides connaissances en comptabilité et gestion des stocks. Maîtrise des modules de gestion des actifs et d’Ariba dans ILMS. Permis de conduire valide requis .
Avantages et autres informations
Avantages:
Avantages pour les agences :
La mission américaine offre une rémunération et des avantages sociaux compétitifs à ses employés locaux. Le personnel recruté localement, y compris les membres de la famille et les ressortissants de pays tiers, travaillant à l’ambassade des États-Unis à Lomé, au Togo, peut bénéficier d’une rémunération comprenant notamment une assurance maladie, une indemnité de départ et d’autres avantages.
Pour les candidats membres de la famille admissibles (EFM), les avantages sociaux doivent être discutés avec le service des ressources humaines. Le barème de rémunération est établi par le service des ressources humaines et confirmé par Washington, D.C.
Autres informations :
PROCESSUS DE SÉLECTION PAR PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE :
Une priorité d’embauche est accordée aux candidats admissibles et qualifiés, selon l’ordre indiqué ci-dessous. Il est essentiel de décrire précisément votre situation dans votre candidature ; à défaut, vous pourriez être jugé inéligible à cette priorité.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE
- Membre de famille admissible à une nomination (AEFM) / Membre de famille admissible citoyen américain (USEFM) qui est un ancien combattant américain admissible à une préférence*
- AEFM / USEFM
- Personnel du Service extérieur (FS) en congé sans solde (LWOP) et personnel de la fonction publique (CS) bénéficiant de droits à la réintégration **
IMPORTANT : Les citoyens américains membres de la famille admissibles (USEFM) qui demandent le statut d’ancien combattant américain bénéficiant d’une priorité d’embauche doivent fournir une copie de leur formulaire DD-214 le plus récent (« Certificat de libération ou de démobilisation du service actif »), de préférence la copie n° 4, une lettre du Département des affaires des anciens combattants (VA) attestant de l’existence actuelle d’une invalidité liée au service, ou tout document équivalent. Une « attestation » est tout document écrit des forces armées certifiant que le militaire devrait être libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de l’attestation par le demandeur. La lettre d’attestation doit être sur papier à en-tête de la branche militaire concernée et indiquer : (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération ou de démobilisation ; et (2) la nature du service. La soumission de documents acceptables est obligatoire pour bénéficier de la priorité d’embauche.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du Service extérieur en congé sans solde et aux employés du Service civil ayant des droits de réintégration dans leur agence ou bureau.
Pour les définitions complètes des termes AEFM, USEFM, EFM, membre du ménage, etc., veuillez consulter les définitions du formulaire 3 FAM 7210.
CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES RELATIVES À L’EMPLOI
Les points suivants s’appliquent uniquement aux EFM, USEFM et AEFM :
- Les employés actuels ayant bénéficié d’une priorité d’embauche et qui se trouvent dans leurs 90 premiers jours d’emploi ne sont pas admissibles. Cette restriction ne s’applique pas aux contrats temporaires ni aux horaires de travail intermittents ou irréguliers.
- Les candidats bénéficiant d’une préférence d’embauche et ayant déjà accepté une offre d’emploi conditionnelle ne peuvent se voir proposer une seconde offre d’emploi conditionnelle que s’ils retirent par écrit leur candidature pour le premier poste.
Les dispositions suivantes s’appliquent uniquement au personnel recruté localement (LE) :
- Les employés actuellement en période probatoire ne sont pas admissibles.
- Les employés actuels dont la note globale est « À améliorer », « Insatisfaisante » ou dont le score MBC est inférieur à 100 points sur leur rapport de performance le plus récent ne sont pas admissibles.
Comment postuler :
Cliquez sur le bouton « Postuler à ce poste » en haut de la page pour commencer votre candidature. Pour visionner une vidéo explicative sur la procédure de candidature, cliquez ici . Pour plus d’informations, consultez le site web de la Mission.
Veuillez inclure dans votre candidature toute expérience pertinente, toute formation, toutes compétences linguistiques (y compris l’anglais) et toutes compétences ou exigences liées à l’emploi.
Vous pouvez modifier votre candidature à tout moment avant la date limite de dépôt des candidatures. Si vous ne soumettez pas un dossier de candidature complet avant cette date, votre candidature pourrait être rejetée.
Pour obtenir une copie de la description de poste complète, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Pour demander un aménagement raisonnable, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Nous favorisons un environnement de travail diversifié, équitable, inclusif et accessible où chacun peut s’épanouir. Nous invitons les personnes qualifiées de tous horizons à postuler.
Documents requis :
Veuillez joindre tous les documents requis à votre candidature. Si votre dossier est incomplet, votre candidature pourrait être rejetée.
Tous les candidats :
- Preuve de citoyenneté togolaise (carte d’identité togolaise, attestation d’identité ou passeport) (le cas échéant)
- Permis de séjour et/ou de travail (le cas échéant)
- Permis de conduire valide de catégorie B (5 ans) (obligatoire). Veuillez soumettre les deux faces du document.
- diplôme d’études secondaires
- Transcription
- Diplôme
- certificats de travail
- Licence (le cas échéant)
- Liste des références
De plus, les candidats membres de la famille admissibles (MFA) doivent soumettre :
- Copie de l’ordre de mission/notification d’affectation du commanditaire (ou équivalent)
- copie du passeport
- DD-214 – Copie n° 4 du membre, lettre du ministère des Anciens Combattants ou autre document justificatif (le cas échéant)
- SF-50 (le cas échéant)
Prochaines étapes :
Les candidats invités à passer un test de langue ou de compétences, ou sélectionnés pour un entretien, seront contactés par courriel.
Le service des ressources humaines contactera les candidats retenus. Pour plus d’informations sur les candidatures et les possibilités d’emploi au sein de notre mission, veuillez consulter le site web de la mission américaine.
Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler avec nous.
