Créée en 1948, l’UICN est aujourd’hui le plus vaste et le plus diversifié réseau environnemental au monde, mobilisant les connaissances, les ressources et le rayonnement de plus de 1 400 organisations membres et d’environ 16 000 experts. Elle est un fournisseur de premier plan de données, d’évaluations et d’analyses en matière de conservation. La diversité de ses membres lui permet de jouer un rôle d’incubateur et de référentiel de référence pour les meilleures pratiques, les outils et les normes internationales.
L’UICN recrute :
POSTE 1 : Assistant Administratif et financier, Projet GEF en Guinée Equatoriale
DESCRIPTIF DE POSTE
Responsabilités principales :
• Aider le Coordinateur du projet en fournissant des conseils pour faciliter l’exécution du projet conformément aux systèmes de contrôle financier, normes, politiques, lois et règlements en vigueur ;
• Assister le Coordinateur du projet dans le processus de budgétisation (élaboration, soumission, révision / ajustement et mise en œuvre) ;
• Tenir la comptabilité dans le système NAV ;
• Appuyer dans la gestion des contrats, des commandes et de la logistique
• Faciliter les audits internes et externes et veiller à ce que les recommandations convenues soient suivies ;
• Veiller à ce que les informations financières requises et les exigences en matière de rapports à PACO et aux donateurs soient respectées et soumises de manière satisfaisante et en temps voulu.
En plus des responsabilités susmentionnées, l’assistant administratif et financier assumera les tâches spécifiques suivantes :
1. Comptabilité et rapportage
• Veiller à ce que la comptabilité soit tenue à jour dans le système NAV et conformément aux politiques comptables de l’UICN et aux exigences légales et réglementaires et que le calendrier des clôtures mensuelles soit respecté ;
• Tenir des dossiers comptables adéquats conformément aux exigences de l’UICN en matière de classement et d’archivage et faciliter le travail des auditeurs ;
• Vérifier et analyser les contrats et les rapports financiers des Agences d’exécution et des autres partenaires du projet.
• Suivre chaque mois la situation budgétaire et financière des projets avec le Coordinateur du projet ;
• Analyser les consommations des véhicules et établir les rapports y afférents ;
• Analyser les comptes de tiers et les autres comptes du bilan.
2. Gestion de trésorerie
• Suivre la situation de la trésorerie du bureau, préparer les paiements et faire les demandes de fonds auprès du bureau régional ;
• Tenir la petite caisse ;
• Assurer que les encaissements et les décaissements sont correctement accompagnés des pièces justificatives appropriées ;
• Procéder à un rapprochement mensuel du compte bancaire et à l’arrêtée mensuelle de la caisse.
3. Planification, budgétisation et prévision
• Appuyer le Coordinateur du projet dans la révision des prévisions annuelles conformément aux procédures de l’UICN ;
• Appuyer le Coordinateur du projet dans l’établissement du Plan de Travail de Budget Annuel (PTBA) du projet ;
• Discuter de tout problème potentiel avec le Coordinateur du projet et signaler tout problème réel ou potentiel au Bureau Régional, en accordant une attention particulière aux risques de déficit.
4. Administration
• Participer au renouvellement des polices d’assurance ;
• S’assurer que toutes les approbations internes sont obtenues avant les engagements avec des tiers ;
• Appuyer le Coordinateur du projet dans la préparation des dossiers contractuels avec les prestataires et les partenaires ;
• Etablir les demandes d’achat et préparer les bons de commande en suivant les procédures en matière d’approvisionnement ;
• Tenir le registre d’inventaire des immobilisations;
• Procéder annuellement à l’inventaire des matériels et équipements ;
• S’assurer que les actifs sont correctement protégés ;
• Donner une assistance dans la préparation des activités (missions, ateliers, etc…)
• Faire les correspondances et assurer le classement des courriers.
• Gérer la base de données sur les Experts et Consultants du Bureau ;
5. Audit
• S’assurer que tous les rapports et documents justificatifs nécessaires aux audits sont préparés et maintenus efficacement ;
• Préparer les réponses aux commentaires des auditeurs avec tous les documents justificatifs supplémentaires, le cas échéant ;
• Appuyer la mise en œuvre des recommandations de l’audit et tenir à jour le tableau de suivi.
Effectuer d’autres tâches entrant dans ses compétences à la demande des superviseurs.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES EXIGÉES
• Formation
Avoir un diplôme Bac +3 en gestion, comptabilité, finance, ou audit.
• Expérience professionnelle :
Justifier d’au moins 3 années d’expérience à un poste similaire ;
• Démontrer une expérience de travail avec les projets financés par des bailleurs de fonds internationaux dans le domaine de l’environnement, de la conservation et du développement durable ou autre.
• Démontrer une compétence approfondie dans la rédaction administrative
• Connaissances techniques
Avoir une maîtrise des outils informatiques, Excel, Word, la messagerie électronique et d’au moins un logiciel comptable ERP ;
• Avoir une bonne maîtrise des procédures comptables, administratives et financières des ONG internationales et des projets ;
• Exigences linguistiques et Professionnalisme :
Avoir la maîtrise de l’espagnol et une des langues nationales, tant à l’écrit qu’à l’oral. Démontrer une compétence en langues étrangères (français et anglais)
• Démontrer de bonne capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail ;
• Disposer d’un fort esprit d’équipe et des capacités de travailler efficacement avec des équipes multiculturelles avec beaucoup de discrétion ;
• Etre d’une probité irréprochable. L’UICN a une politique de tolérance zéro en matière de fraude et de corruption ;
• Etre disposé à faire des missions à l’intérieur du pays pour le suivi des partenaires et des contractants.
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Regional Coordinator – Marine & Coastal Areas- Gulf of Guinea Ecoregion – Sénégal
