Contexte organisationnel et portée

L’OIM fournit des services administratifs liés aux visas par l’intermédiaire du Centre de Demande de Visa du Canada (CDVC), dans le but de rendre le processus de demande de visa plus rapide et plus pratique.

Sous la supervision générale du Coordonnateur du projet CDVC et la supervision directe du Chef d’équipe du CDVC sur le plan programmatique, et rattaché administrativement au Chef de mission, le titulaire du poste assurera un appui administratif au CDVC exploité par l’OIM, comme suit :

1. Fournir en permanence des services à la clientèle aux demandeurs, dans le strict respect des obligations contractuelles et des normes de service Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).
2. Assister à la gestion des fichiers d’attente à l’aide de l’application QMS (Queue Management System).
3. Aider à la collecte des données biométriques : procédez à la collecte des données biométriques en suivant les étapes établies.
4. Contribuer à la saisie des données : maintenir un haut niveau de maîtrise de la plateforme logicielle du CDVC mise à disposition ; saisir l’ensemble des données des demandeurs, enregistrer les données biométriques requises, soumettre les documents de demande dans l’ordre requis, tout en transmettant à IRCC les informations relatives aux demandeurs, aux passeports et aux rendez-vous ; assurer le suivi précis des demandes et des pièces justificatives au moyen du système de lecture de codes-barres du CDVC.
5. Se conformer au Règlement et aux règles du personnel de l’OIM ainsi qu’à l’ensemble des politiques de l’OIM, notamment : les « Normes de conduite de l’OIM », la « Politique de l’OIM pour un environnement de travail respectueux », la « Politique de l’OIM relative au signalement des pratiques irrégulières, des actes répréhensibles et des fautes professionnelles », l’« Accord de confidentialité de l’OIM », les « Principes de protection des données de l’OIM » et la « Politique de sécurité de l’information de l’OIM ».
6. Exécuter toute autre tâche connexe pouvant être confiée par le Chef d’équipe ou la direction du CDVC.
7. Effectuer toutes autres tâches qui lui seront assignées.

Qualifications et expérience requises

Éducation

• Diplôme universitaire dans les domaines mentionnés ci-dessus avec deux (2) années d’expérience professionnelle pertinente ; ou

• Diplôme d’études secondaires avec quatre (4) années d’expérience pertinente.

Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la  base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur.

Expérience

• Expérience dans des programmes liés aux migrants ou dans des services liés aux visas.

• Expérience en service à la clientèle.

Compétences

• Capacité démontrée à maintenir l’exactitude et la confidentialité dans l’exercice de ses responsabilités ;

• Solides compétences interpersonnelles et interculturelles avec une attention au détail.

Langues

Tous les membres du personnel de l’OIM, toutes catégories confondues, doivent maîtriser l’une des langues officielles de l’OIM (anglais, français ou espagnol).

Pour ce poste, une excellente maîtrise du français est requise (à l’oral comme à l’écrit). Une bonne maîtrise de l’anglais constitue un atout.

Le niveau de maîtrise de la ou des langues requises sera spécifiquement évalué au cours du processus de sélection, qui pourra inclure des épreuves écrites et/ou orales.

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