TITRE DU POSTE 1 : MANAGER LOGISTIQUE

 

Nous cherchons	:	Un (01) Manager Logistique
Lieu	:	Ouagadougou
Superviseur	:	Directeur des Opérations
Lien Fonctionnel	:	Directeur Programme, Directeur financier du pays, Responsable Zone
Type de Contrat	:	CDD
Grade	:	7.1
Durée du contrat :	:	12 mois
Autres Avantages :	:	Assurance santé maladie à hauteur de 85%

Mission principale :

Le but de ce poste est d’appuyé le Directeur des Opérations dans l’élaboration de la stratégie logistique et d’approvisionnement du programme pays et d’assurer sa mise en œuvre en temps opportun dans l’ensemble de la mission.

Ce poste vise à coordonner l’ensemble des activités logistiques de la mission.

Il/Elle devra :

1. Piloter également l’amélioration continue des systèmes logistiques en place et les adaptera si nécessaire ;
2. Assurer un soutien logistique efficace et rapide au programme en matière d’approvisionnement, de transport, de livraison et de gestion des stocks, des actifs, des locaux, de la flotte, des communications et la sécurité ;
3. Assurer un soutien technique au chargé logistique ;
4. Travailler en étroite collaboration avec le responsable de la zone de (AC), le directeur de programme (PD) et le directeur financier du pays (CFM).

 

Responsabilité 1 : Gestion des approvisionnements

La personne titulaire du poste devra :

1. Assurer une coordination efficace avec les bases concernant les approvisionnements nationaux et internationaux.
2. Contribuer à la mise en place d’une chaîne d’approvisionnement efficace et performante.
3. Effectuer des analyses approfondies des fournisseurs et du marché et tenir à jour une liste de fournisseurs préqualifiés.
4. Appuyer les équipes de programme dans l’élaboration de leurs plans d’approvisionnement.
5. Organiser, planifier et prioriser les besoins en fournitures du projet.
6. Maintenir la transparence et le niveau de qualité tout au long de nos processus logistiques, y compris les contrôles de qualité.
7. Assurer la formation et le renforcement des capacités nécessaires au sein du département logistique.
8. Fournir des conseils et un soutien à la haute direction sur les questions logistiques et collaborer avec le personnel du programme sur les budgets.
9. Assurer l’intérim du directeur des opérations pendant son absence, assumer toutes les tâches/ responsabilités confiées par délégation
10. Assister à l’évaluation de capacités des partenaires potentiels et le développement d’un plan d’action de renforcement de capacités concernant leurs procédures et politiques logistiques.
11. S’assurer de la mise en place et suivi des accords-cadres de la mission

 

Responsabilité 2 : Gestion opérationnelle de la flotte, l’entreposage

La personne titulaire du poste devra :

1.     Veiller au respect des procédures Concern Worldwide en matière de gestion des stocks dans tous les magasins de la mission ;

2.     Organiser et mettre en œuvre un planning des maintenances des véhicules/motos de la mission en collaboration avec les chargées logistiques des bases ;

3.     S’assurer qu’un système d’entretien des véhicules robuste soit mis en place et que les travaux d’entretien soient bien documentés ;

4.     Former les chauffeurs (Concern et journalier) à l’utilisation du système de suivi et contrôle numérique du transport routier – Digital Road Transport Tracking and Control ( DIRTTrAC) ;

5.     Veuillez à la tenue correcte des fiches de stocks, les cahiers de maintenances des véhicules ;

6.     Superviser les inventaires sur tous les magasins en collaboration avec le/la chargé (e) ;

7.     Appuyer le Directeur Opérations sur les inventaires annuels (FAR) ;

8.     Fournir un rapport sur tous les écarts de stock et fournir un rapport sur la procédure et les résultats ;

9.     S’assurer de faire les inventaires mensuels et le spot check dans les magasins et sur le terrain ;

10.   Appuyer le Directeur des Opérations dans l’élimination des vieux stocks et des actifs ;

11.   Assurer un bon suivi des validations les Fuel Voucher pour la carburation des véhicules et des motos ;

12.   Contribuer dans la préparation des rapports mensuels de la logistique en collaboration avec le Directeur des Opérations et le/la chargé (e) logistique.

 

Responsabilité 3 : Reporting

La personne titulaire du poste devra :

1. Tenir tous les dossiers concernant l’achat de biens et services ;
2. Assurer un classement adéquat de toutes les questions liées aux achats par les projets / donateurs;
3. S’assurer de la mise à jour du statut de l’approvisionnement / du rapport de suivi des demandes de fournitures « SR Tracking » ;
4. Produire le rapport mensuel et le soumettre au directeur des opérations, pour revue et discussion;
5. Établir et maintenir une base de données / liste de fournisseurs potentiels.

 

Responsabilité 4 : Gestion Sécuritaire

La personne titulaire du poste devra :

1. Suivre attentivement le contexte sécuritaire d et communiquer régulièrement toute information au le directeur des opérations/CD;
2. Contribuer à la mise en place et au respect des consignes et règles de sécurité pour les staffs ;
3. Contribuer à l’évaluation logistique et sécuritaire dans les zones des projets ainsi que dans l’élaboration des rapports de ces évaluations ;
4. Participer activement dans les réunions du SFG à Ouagadougou une fois par mois et/ou chaque fois que le contexte l’exige, contribuer dans l’analyse du contexte sécuritaire et dans la rédaction des comptes rendus et des recommandations des réunions du SFG;
5. Rapporter à la hiérarchie toute information et/ou incident de sécurité susceptible d’affecter le personnel et/ou les biens de Concern.

 

Responsabilité 5 : Respect du code de conduite et promotion de safeguarding dans l’organisation

La personne titulaire du poste devra :

1. Signaler à votre supérieur hiérarchique ou à la direction tout comportement inapproprié que vous observez, y compris les infractions présumées au P4, au Code de conduite, aux politiques de sauvegarde et de lutte contre la fraude ;
2. Assurer la transparence et la responsabilité au sein de Concern et des ONG partenaires en suivant les normes de responsabilité du CHS et en veillant à la mise en œuvre effective du CRM ;
3. S’assurer que le CRM est mis en œuvre dans le(s) projet(s) et fait l’objet d’un suivi par les partenaires. Tirer les leçons de l’expérience par le biais du suivi et de l’évaluation afin d’examiner en permanence le retour d’information et d’améliorer la qualité du programme.

 

Qualifications et compétences requises :

Indispensables :

–           Diplôme universitaire au niveau Master en logistique, en gestion de la chaine d’approvisionnement ou dans une discipline connexe ;

• Au moins cinq (05) ans d’expériences dans le domaine des systèmes/de la logistique, dont au moins trois (3) ans dans un poste de direction/gestion ; expérience de la logistique/des achats/du transport/de la gestion de flotte ; expérience de la gestion de magasins ;
• Aptitude avérée à la rédaction de rapports ;
• Excellentes capacités de communication en français, bon niveau d’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral ;
• Solides compétences en matière de communication, de résolution de problèmes et d’analyse. Capacité à établir des priorités et à gérer une charge de travail importante et variée ;
• Compétences avérées en matière d’analyse, de planification et de gestion du temps ;
• Expérience de travail dans des situations complexes d’urgence et capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés ;
• Prêt à travailler sous pression et capable de prendre et de proposer des initiatives ;
• Volonté et capacité à communiquer avec les gens et à contribuer au développement des capacités de l’équipe ;
• Manifester et maintenir une attitude positive et constructive dans son travail ;
• Avoir l’esprit d’équipe, être flexible et capable de travailler avec une équipe nationale multinationale ;
• Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps ;
• Adapter la communication de manière à se montrer sensible et respectueux de la situation, du contexte local et des différents besoins de ses interlocuteurs ;
• Excellentes compétences informatiques, y compris Microsoft Word, PowerPoint et Excel.

Compétences spéciales, aptitudes ou personnalité requises :

Souhaitables

• Allouer et gérer son temps et celui de ses équipes ;
• Établir des relations, principalement en interne et externe dans le cadre de leur fonction mais aussi avec les bénéficiaires et autres parties prenantes pertinentes ;
• Gérer des personnes/équipes ;
• Enseigner ; apprendre et s’adapter ;
• Être responsable de la performance de l’équipe ;
• Améliorer et concevoir des systèmes ;
• Prendre des décisions ; interpréter et communiquer des informations ;
• Faire preuve de bon jugement ;
• Être autonome ;
• Capacité de gestion avec une supervision minimale de sa hiérarchie ;
• Respecter les délais ;
• Priorisation des tâches ;
• Délégation et suivi ;
• Bonne gestion de temps ;
• Promotion des politiques et procédures de Concern.

NB : L’employé (e) devra faire preuve de leadership en matière d’égalité, de diversité et d’inclusion sur le lieu de travail et donner l’exemple d’une éthique positive en matière de safeguarding.

 

 

Nous cherchons	:	Un (01) Agent Logistique
Lieu	:	Koupéla
Personnel à superviser	:	Chauffeurs
Superviseur	:	Chargé Logistique
Lien Fonctionnel	:	Responsable Zone
Type de Contrat	:	CDD
Grade	:	5.1
Durée du contrat :	:	12 mois
Autres Avantages :	:	Assurance santé maladie à hauteur de 85%

Mission principale :

Sous la supervision et rapportant du Chargé(e) logistique, l’Agent(e) Logistique sera responsable de l’appui dans la gestion efficace des fonctions de logistique dans le bureau de Koupéla conformément aux politiques et procédures logistiques de Concern Worldwide Burkina Faso.

 

Responsabilité 1 : Acquisition efficace de biens et services

Activités : En collaboration avec le chargé logistique, l’agent Logistique doit :

1. Recevoir, réviser et analyser toutes les demandes des articles (SR) de Koupela pour s’assurer qu’elles contiennent des informations claires et que les spécifications requises garantissent qu’elles sont techniquement complètes et conformes à la pratique établie ;
2. Établir et mettre en œuvre un système de suivi approprié et un contrôle des processus d’achat, y compris l’organisation des appels d’offres, les demandes des pro formats, la réception et l’évaluation des offres, la préparation des contrats en pleine conformité avec les règles et les processus de Concern ;
3. S’assurer de la bonne compréhension de ce qui a été demandé, que la demande de fournitures est approuvée et que les codes budgétaires sont complets et demander des éclaircissements si nécessaires ;
4. Prendre des mesures appropriées concernant toutes les questions d’approvisionnement, y compris décider de la meilleure méthode pour acheter les biens et services ;
5. Collecter des devis pour des produits dont le prix dépasse le seuil auprès de fournisseurs réputés, fiables et qualifiés, et effectuer une analyse des prix des produits et assurer qu’ils sont évalués par le technicien compétent ;
6. Revoir régulièrement la performance du fournisseur et mettre à jour le formulaire d’évaluation du fournisseur ;
7. En consultation avec le chargé logistique, assurer que les plaintes des fournisseurs sont résolues conformément aux politiques et procédures de Concern et aux mécanismes de réponse aux plaintes ;
8. Préparer les bons de commande en fonction des besoins ou des recommandations du comité d’approvisionnement en fonction de la rentabilité et de la qualité et / ou de la disponibilité du produit ;
9. Être familier avec et appliquer les politiques d’approvisionnement actuelles de Concern ;
10. S’assurer que les services et les fournisseurs comprennent les politiques et procédures en partageant les informations au besoin ;
11. Recevoir et examiner les factures vérifiant les livraisons réelles par rapport aux commandes d’achat ;
12. Concilier tous les documents de livraison (Note de réception de marchandises (GRN) et les bons de livraison (GDN), factures et les bons de commande pour vérifier la conformité avec les spécifications, puis préparer une demande de paiement pour le paiement avec tous les autres documents pertinents ;
13. Etablir le PRF et monter les dossiers de paiement des fournisseurs de Koupela et Ouagadougou en cas de besoin, les faire vérifier et signé par le chargé logistique et les autres signataires avant toute transmission à la finance ;
14. S’assurer que les fournisseurs sont payés selon le contrat et selon les procédures de Concern ;
15. S’assurer la liaison avec le service de finance pour les paiements du fournisseur comme demande et nécessaire dans un délai opportun ;
16. Appuyer la gestion pour les dossiers concernant l’achat de biens et services ;
17. Assurer un classement adéquat de toutes les questions liées aux achats par les projets / donateurs ;
18. S’assurer de la mise à jour du statut de l’approvisionnement / du rapport de suivi des demandes de fournitures « Procurement Tracker » ;
19. Produire le rapport mensuel et le soumettre au Chargé logistique, pour revue et discussion ;
20. établir et maintenir une base de données / liste de fournisseurs potentiels.

Responsabilité 2 : Gestion de la flotteActivités: En collaboration avec le chargé logistique, l’agent Logistique doit :

1.     mettre en place un système de transport adéquat répondant aux besoins du programme et du personnel pour les projets de Concern Worldwide au Burkina Faso.

2.     S’assurer que les politiques et procédures du manuel de transport global sont respectées et que les personnes sont formées et conscientes de leurs responsabilités quant à l’utilisation des transports financés par Concern ;

3.     S’assurer que tous les véhicules et les moyens de transport sont en état de marche et conformes aux lois du Burkina Faso (immatriculation, assurance, permis de conduire en cours de validité, etc.) ;

4.     S’assurer que tous les véhicules sont équipés d’un minimum d’outils tels qu’une trousse de premiers secours, des extincteurs, une corde de remorquage, une pelle, une houe, une réserve d’eau, etc. ;

5.     Organise le ravitaillement des engins (véhicules, motos et générateurs) en carburant et lubrifiant, contrôle le suivi de la consommation de carburant/lubrifiant et rapporte toute anomalie au chargé logistique ;

6.     Identifier les prestataires de services agréés pour entretenir les véhicules selon les normes de Concern ;

7.     Identifier les prestataires de services agréés pour les locations ponctuelles des véhicules et la gestion des véhicules et des chauffeurs des véhicules de location ;

8.     S’assure que les contrôles quotidiens et hebdomadaires des véhicules sont réalisés aussi bien pour les véhicules de location que les véhicules de Concern Worldwide ;

9.     S’assurer que les contrôles quotidiens et hebdomadaires des véhicules sont réalisés aussi bien pour les véhicules de location que les véhicules de Concern Worldwide ;

10.   S’assurer de la collecte, transmission et archivage de l’ensemble de carnets de bord des véhicules et motos utilisés à Ouagadougou ;

11.   Fournir les rapports mensuels au chargé logistique sur l’utilisation de carburant, le kilométrage, et les coûts de réparation/entretien par véhicule, moto et générateur : (i) rapport de transport, (ii) rapport des motos, (iii) rapport des générateurs, (iv) rapport des fuel vouchers conformément au calendrier des rapports logistiques.

·          Gestion des mouvements :

12.   Suivre l’évolution de la situation sécuritaire de la zone et identifie des potentiels risques sur les déplacements programmés ;

13.   S’assurer qu’il y a un système de demande de transport en place sur une base hebdomadaire et compilé dans un plan hebdomadaire pour s’assurer que les besoins en transport sont bien planifiés ;

14.   Suivre les mouvements de véhicules en communiquant avec les équipes de mission ;

15.   Assurer le respect des procédures lors des mouvements des moyens roulants de déplacements du staff.

 

Responsabilité 3 : Gestions des magasins et des stocks

Activités : En collaboration avec le chargé logistique, l’agent Logistique doit :

1. Contrôler et enregistrer soigneusement les entrées et sorties des stocks ;
2. Contresigne le bordereau de livraison du fournisseur et ce dernier contresigne le bordereau de réception (GRN) ;
3. Signer et faire signer le bordereau d’expédition (GDN) par le transporteur à chacune des sorties de stock et de l’entrepôt ;
4. Réceptionner, enregistrement et dispatching des biens suivant les procédures de Concern;
5. Informer le chargé (e) des stocks alertes suivant les consommations effectuées ;
6. Vérifier les dates d’expiration de tous les produits périssables et en proposer une utilisation rapide pour éviter les pertes inutiles ;
7. Superviser les chargements et déchargements des véhicules et des cargos, le travail des manutentionnaires et même des gardiens attachés à l’entrepôt ;
8. Maintenir une documentation claire et à jour de tous les items se trouvant dans les dépôts ;
9. Maintenir et mettre à jour les documents de gestion de stock (GDN, GRN, Stock cards) ;
10. S’assurer que les stocks sont gérés conformément aux Procédures en vigueur au sein de Concern Burkina Faso ;
11. Fournir les rapports mensuels au chargé logistique sur l’utilisation des stocks (sorties, des entrées, pertes,etc…).

Responsabilité 4 : Supervision et gestion des chauffeurs

Activités : En collaboration avec le chargé logistique, l’agent Logistique doit :

1. Gérer la planification du programme des chauffeurs en suivant la couverture des absences des agents ;
2. Gérer et superviser l’équipe sous votre responsabilité et veiller à ce qu’elle ait des objectifs clairement définis (PDR) et que ses performances soient documentées ;
3. Veillez à ce que le personnel sous votre responsabilité dispose du soutien et des outils nécessaires pour s’acquitter de ses tâches et responsabilité ;
4. S’assurer que les chauffeurs/conducteurs appliquent et se conforment aux normes et politiques de Concern en rapport avec les véhicules et motos (SOP mouvements, politique de conduite des motos, politique d’utilisation des véhicules) ;
5. Assurer la préparation des paiements de leurs éventuelles prestations ;
6. Préparer le planning mensuel des chauffeurs (horaire de roulement) et le soumet au chargé logistique pour vérification et approbation ;
7. S’assurer que les règles de sécurité sont respectées par les chauffeurs/conducteurs et par les passagers.

Responsabilité 5 : Autres

Activités : En collaboration avec le chargé logistique, l’agent Logistique doit :

1. Maintenir une communication efficace avec tous les départements de koupéla qui demandent l’approvisionnement en biens et services et s’assurer que leurs besoins sont parfaitement compris ;
2. Informer régulièrement le Chargé logistique, de l’état de tous les processus d’achat et des rapports sur l’état des achats (Procurement Tracker) ;
3. Travailler étroitement avec le programme a Koupéla sur les livraisons de marchandises en veillant à ce que les articles soient correctement enregistrés ;
4. Participer à la réalisation de l’inventaire physique effectué au moins deux fois par an en collaboration avec la finance et conformément aux procédures de Concern Worldwide ;
5. Assurer un suivi régulier de toutes les livraisons en suspens pour éviter les retards et donner des conseils sur les actions que Concern Worldwide doit prendre concernant les fournitures en retard ;
6. Respecter les politiques et procédures de transport de Concern Worldwide Burkina Faso ;
7. Maintenir des normes éthiques à tout moment concernant les relations avec les fournisseurs ;
8. Exécuter toute autre tâche assignée et déléguée par le Chargé logistique et achat.

 

Qualifications et compétences requises:

Indispensables :

• Un diplôme de BAC+3 ou de formation professionnelle en Logistiques/opérations ou disciplines apparentées ;
• Minimum 3 ans d’expériences au poste similaire, de préférence sur le terrain avec les ONG Internationales humanitaires ;
• Très bonnes compétences informatiques et maîtrise du pack Office : MS Word, Excel, Outlook et utilisation de l’Internet ;
• Expérience de travail dans des situations complexes d’urgence et capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés ;
• Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français ;
• Connaissance du secteur humanitaire ;
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines ;
• Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps ;
• Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité ;
• Manifester et maintenir une attitude positive et constructive dans son travail ;
• Être considéré comme digne de confiance, honnête et fiable ;
• Être conscient du fait que sa propre attitude a un impact sur les autres et être capable de s’adapter ;
• Etablir des priorités, effectuer leur suivi et gérer les priorités multiples dans des délais serrés lorsque cela s’avère nécessaire ;
• Adapter la communication de manière à se montrer sensible et respectueux de la situation, du contexte local et des différents besoins de ses interlocuteurs.

Compétences spéciales, aptitudes ou personnalité requises :

Indispensables :

• Autonome, dynamique et organisé ;
• Sens de l’initiative et force de propositions ;
• Très bonne maîtrise du français parlé et écrit ;
• Capacité à réaliser des rapports ;
• Aptitudes à faire passer un message et à prendre la parole en publique ;
• Traitement de l’information ;
• Créatif (ve) ;
• Adaptation.

NB : L’employé (e) devra faire preuve de leadership en matière d’égalité, de diversité et d’inclusion sur le lieu de travail et donner l’exemple d’une éthique positive en matière de safeguarding.