Breakthrough ACTION déclenche une action collective et encourage les gens à adopter des comportements plus sains – depuis l’utilisation de méthodes contraceptives modernes et le sommeil sous des moustiquaires jusqu’au dépistage du VIH – en forgeant, en testant et en généralisant des approches nouvelles et hybrides de changement social et comportemental (SBC).
Nestlé SA recrute pour ce poste (18 Septembre 2023)
Assistant administratif II
Résumé
L’adjoint administratif II sera chargé d’assister l’agent administratif principal et les autres membres de l’équipe administrative dans les tâches quotidiennes liées à l’administration du projet.
Tâches et responsabilités essentielles
En plus des tâches générales décrites ci-dessus. Les tâches et responsabilités spécifiques sont les suivantes :
- Soutenir l’équipe administrative dans la mise en œuvre des processus et procédures d’approvisionnement et dans le traitement des factures des fournisseurs ;
- Aider aux arrangements logistiques pour les voyages locaux et internationaux ;
- Assurez-vous que les actifs délivrés au personnel sont autorisés, enregistrés et que les documents nécessaires existent conformément à la politique du bureau/de l’USAID.
- Aider à la logistique des conférences, des déplacements locaux, des ateliers et autres activités ;
- Gérer le crédit d’appel mensuel et les paiements Internet du personnel ;
- Soutenir l’équipe avec la gestion de base des actifs et des stocks ;
- Accompagnement dans l’inscription et le paiement du personnel HMO ;
- Soutenir l’équipe administrative dans la mise à jour et la gestion des contrats des fournisseurs et des accords de niveau de service (SLA) ;
- Aider à la gestion des véhicules et des chauffeurs du projet. Veiller à ce que les conducteurs respectent les règles de sécurité, les techniques et les rapports de conduite défensive.
- Veiller à ce que l’achat de biens et de services pour le projet soit effectué conformément aux règles et réglementations de l’USAID et des institutions.
- En collaboration avec le personnel concerné, nous veillons à ce que les besoins en matière de voyage et de logistique, de bien-être et de soutien des invités en visite au Nigeria et des expatriés soient satisfaits.
- Soutien à l’entretien et à la gestion des bureaux physiques et des véhicules du projet ; y compris le nettoyage de l’environnement, le transport local, l’entretien du matériel et des appareils de bureau et la satisfaction des besoins du personnel du bureau.
- Préparer les rapports administratifs pertinents si nécessaire.
- Autres tâches identifiées par le superviseur.
Responsabilités de surveillance
Ce poste n’a aucune responsabilité directe de supervision.
Qualifications minimales
- Minimum d’un baccalauréat
- 3 à 4 ans d’expérience de travail avec des projets financés par des donateurs dans des tâches administratives et liées aux achats
- Une expérience professionnelle avec des projets financés par l’USAID est un avantage supplémentaire.
- Connaissance pratique des packages MS Office
- Connaissance des démarches administratives.
- Bien organisé, avec la capacité de suivre plusieurs activités et délais.
- Capacité à travailler avec succès dans un environnement interculturel et en équipe.
Réceptionniste
Résumé
Le réceptionniste sera chargé de gérer les tâches de réception et d’administration de la réception, notamment l’accueil et l’accueil des visiteurs, la réponse aux appels téléphoniques, l’information du personnel de l’arrivée des visiteurs et l’organisation de conférences/réunions.
Tâches et responsabilités essentielles
En plus des tâches générales décrites ci-dessus. Les tâches et responsabilités spécifiques sont les suivantes :
- Accueillez les visiteurs en les saluant en personne ou par téléphone.
- Répondre à toutes les requêtes liées aux visiteurs et faire remonter les requêtes complexes si nécessaire ;
- Aider à maintenir la sécurité en surveillant le journal des invités et en délivrant des badges de visiteur ;
- Informer l’agent administratif II-Sûreté et sécurité ou les agents de sécurité du bureau de tout visiteur suspect dans l’environnement du (front) office ;
- Veiller à ce que la zone de réception soit bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, stylos, formulaires et brochures)
- Répondre et transférer les appels téléphoniques au besoin ;
- Gérer les demandes et les allocations de salles de réunion
- Aménager des salles de conférence/réunion selon les besoins, y compris des présentations électroniques ;
- Effectuer d’autres tâches de réceptionniste telles que le classement, les photocopies, etc.
- Recevoir et expédier des courriers/lettres et autres documents au personnel, au bureau ou à l’unité approprié ;
- Aider aux arrangements logistiques du bureau et aux petits achats si nécessaire ;
- Gérer les billets d’avion et les réservations d’hôtel du personnel
- Gérer les données officielles du personnel et la fourniture de temps d’antenne
- Gérer les fournitures du front office et tenir l’inventaire des stocks.
- Autres tâches assignées.
Qualifications, compétences et expérience minimales
- Minimum d’un HND/Bachelor ;
- 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire ;
- Une expérience de travail avec des projets financés par des donateurs est souhaitable ;
- Connaissance pratique des packages MS Office ;
- Connaissance des procédures administratives de base ;
- Solides compétences en communication verbale (écrite et parlée) en anglais
- Solides compétences en résolution de problèmes ;
- Capacité à travailler de manière indépendante et proactive
Méthode d’application
Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur CV à : [email protected] en utilisant le poste comme objet de l’e-mail.
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