Breakthrough ACTION recrute pour ce poste (29 Novembre 2022)

Breakthrough ACTION déclenche une action collective et encourage les gens à adopter des comportements plus sains – de l’utilisation de méthodes contraceptives modernes et du sommeil sous des moustiquaires au test de dépistage du VIH – en forgeant, testant et intensifiant de nouvelles approches hybrides du changement social et comportemental (CSC).

Sommaire

L’agent des finances et de l’administration, en collaboration avec d’autres membres de l’équipe des finances, mettra en œuvre des activités financières efficaces au sein du bureau. Il / elle travaillera également avec d’autres membres de l’équipe administrative pour fournir un soutien administratif et logistique efficace au bureau.

Tâches et responsabilités essentielles

• En plus des contributions techniques globales au projet décrites ci-dessus, les tâches et responsabilités spécifiques comprennent ce qui suit :
• Participer au rapport financier mensuel QuickBooks en imputant les factures dans le logiciel de comptabilité.
• Assurez-vous que le PAYE et les retenues à la source sont remis avant le dernier jour du mois aux parties responsables.
• Surveiller les dépenses budgétaires par rapport aux budgets approuvés.
• Examiner les bons de commande, les registres de temps et de présence et préparer les rapports nécessaires pour l’équipe des finances du projet et de la haute direction
• S’assure que toutes les pièces justificatives sont disponibles et jointes aux pièces justificatives
• Retire de l’argent de la banque pour les activités du programme et effectue les décaissements nécessaires après avoir obtenu les approbations nécessaires
• Veiller à ce que les avances de voyage et les retraits d’activités du bureau extérieur soient retirés avant leur échéance
• Prépare les bons de commande locaux en utilisant les formats JHU/CCP
• Prépare les documents sources pour les paiements en espèces et par chèque
• Travailler avec la réceptionniste pour s’assurer que les fournitures de bureau sont toujours disponibles et que les ruptures de stock sont évitées
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel de l’État concerné pour superviser et rendre compte de tous les équipements et fournitures de sécurité (premiers soins et RCR, etc.) dans tous les bureaux du programme (nouveau );
• Effectuer des vérifications de routine sur tous les équipements de sécurité et faire des recommandations si nécessaire
• Soutenir l’équipe d’administration dans la mise à jour et la gestion des contrats des fournisseurs et des accords de niveau de service (SLA)
• Participer au traitement des factures des fournisseurs et des consultants
• Veiller à ce que l’approvisionnement en biens et services pour le projet soit effectué conformément aux règles et réglementations de l’USAID et de l’institution
• Organiser la réparation et l’entretien du matériel et des machines de bureau pour s’assurer que le personnel travaille efficacement sans aucune interruption
• En collaboration avec le personnel concerné, s’assurer que les besoins de voyage et de logistique, de bien-être et de soutien des invités en visite au Nigéria et des expatriés sont satisfaits
• Soutien à l’entretien et à la gestion des espaces de bureau physiques et des véhicules du projet ; y compris le nettoyage de l’environnement, le transport local, l’entretien du matériel et des appareils de bureau et la satisfaction des besoins du bureau du personnel
• Gérer toutes les transactions de petite caisse du bureau extérieur.
• Aider à l’identification et aux paiements aux fournisseurs, assurer l’autorisation appropriée des paiements, distribuer les paiements au besoin ; superviser le traitement des réclamations et des avances du personnel.
• Autres tâches assignées

Qualifications minimales et expérience

• Baccalauréat ou supérieur dans un domaine pertinent (comptabilité, économie, administration des affaires ou domaine financier connexe)
• Une expérience d’au moins 5 ans dans une ONG est requise.
• L’expérience de la mise en œuvre de projets financés par l’USAID au Nigeria est très appréciée.

Méthode d’application