Breakthrough ACTION déclenche une action collective et encourage les gens à adopter des comportements plus sains – depuis l’utilisation de méthodes contraceptives modernes et le sommeil sous des moustiquaires jusqu’au dépistage du VIH – en forgeant, en testant et en généralisant des approches nouvelles et hybrides de changement social et comportemental (SBC).
Résumé
- Le responsable des finances et de l’administration, ainsi que d’autres membres de l’équipe financière et administrative, mettront en œuvre des activités financières efficaces et fourniront un soutien administratif efficace à toutes les catégories de personnel et aux parties prenantes externes afin de fournir un soutien administratif et logistique au bureau.
- Il / elle travaillera également avec le coordonnateur d’État et d’autres membres de l’équipe du programme pour fournir le soutien nécessaire à la mise en œuvre réussie des activités de BA-Nigeria afin d’atteindre les objectifs du projet de manière conforme.
Tâches et responsabilités essentielles
- En plus des apports techniques globaux au projet décrits ci-dessus, les tâches et responsabilités spécifiques sont les suivantes. D’autres tâches peuvent être assignées.
- Veiller à ce que l’achat de biens et de services pour le projet soit effectué conformément aux règles et réglementations de l’USAID et des institutions.
- Organiser la réparation et l’entretien du matériel et des machines de bureau pour garantir que le personnel travaille efficacement sans aucune interruption.
- Fournir le soutien logistique nécessaire pour préparer de grandes réunions, formations et ateliers au bureau et hors site.
- En collaboration avec le personnel concerné, veiller à ce que les besoins de voyage et de logistique, de bien-être et de soutien des invités en visite soient satisfaits ;
- Soutien à l’entretien et à la gestion des bureaux physiques et des véhicules du projet ; y compris le nettoyage de l’environnement, le transport local, l’entretien du matériel et des appareils de bureau et la satisfaction des besoins du personnel en matière de bureau ;
- Gérer toutes les transactions de petite caisse du bureau extérieur, en garantissant une documentation appropriée et un contrôle physique de la trésorerie.
- Gestion des immobilisations et des stocks du bureau, en garantissant que tous les actifs sont étiquetés et mis à jour dans le registre des actifs et que des registres appropriés sont conservés pour tous les consommables du bureau afin d’éviter le gaspillage et les abus. Effectuer une vérification périodique des actifs physiques et un inventaire des stocks.
- Surveiller les dépenses budgétaires par rapport aux budgets approuvés.
- Examiner les bons de commande, les registres de temps et de présence et préparer les rapports nécessaires pour l’équipe des finances du projet et de la haute direction ;
- S’assure que toutes les pièces justificatives sont disponibles et jointes aux titres de paiement
- Retirer de l’argent de la banque pour les activités du programme et effectuer les décaissements nécessaires après avoir obtenu les approbations nécessaires ;
- Veiller à ce que toutes les avances de voyage et d’activités du bureau extérieur soient retirées à la date d’échéance ; des pièces justificatives adéquates sont fournies et tous les fonds inutilisés sont remboursés sur le compte du projet en temps opportun.
- Préparer la documentation d’approvisionnement, y compris les appels d’offres, les mémos de sélection, les bons de commande locaux, les GRN, etc. en utilisant les formats JHU/CCP
- Prépare les documents sources pour les paiements en espèces et par chèque
- S’assurer que les fournitures de bureau sont toujours disponibles et que les ruptures de stock sont évitées ;
- Travailler en étroite collaboration avec le personnel de l’État concerné pour superviser et comptabiliser tous les équipements et fournitures de sécurité (premiers secours et extincteurs, etc.) dans tous les bureaux du programme.
- Effectuer des contrôles de routine sur tous les équipements de sécurité pour s’assurer qu’ils sont en bon état et utilisables, et faire des recommandations si nécessaire ;
- Soutenir l’équipe administrative dans la mise à jour et la gestion des contrats des fournisseurs et des accords de niveau de service (SLA) ;
- Aider au traitement des factures des fournisseurs et des consultants.
- Assurez-vous que le PAYE et les retenues à la source sont remis avant le dernier jour du mois aux parties responsables.
- Tâches supplémentaires assignées par leur superviseur
Responsabilités de surveillance
- Superviser l’assistant financier et administratif et le(s) chauffeur(s)
- Examiner et approuver les feuilles de temps des subordonnés directs
- Effectuer des évaluations de performances pour les subordonnés directs.
Qualifications et expérience minimales
- Baccalauréat ou supérieur dans un domaine pertinent (comptabilité, économie, administration des affaires ou domaine financier connexe).
- Un minimum de 5 à 6 ans d’expérience dans une ONG est requis.
- Une expérience dans la mise en œuvre de projets financés par l’USAID au Nigeria est essentielle.
- Compétences linguistiques : Doit parler couramment l’anglais.
Méthode d’application
Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur CV à : [email protected] en utilisant le poste comme objet de l’e-mail.
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