Fondée en 2007 par l’historien français Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières est une ONG qui renforce les capacités des populations vulnérables en partageant la culture, l’éducation et l’information. Bibliothèques Sans Frontières recrute un.e SUPPORT MANAGER (ADMINISTRATIVE, FINANCIAL, HR AND LOGISTICS). Elle met en œuvre des projets inclusifs et innovants dans plus de 30 pays, permettant aux personnes touchées par la crise et la précarité de s’éduquer, de rêver et de (re)construire leur vie. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en médiation, BSF et ses partenaires s’attaquent aux grands défis du 21ᵉ siècle, tels que l’éducation, la culture, la citoyenneté, le développement des communautés, la santé, l’emploi et l’entrepreneuriat.
Chez BSF, les décisions sont basées uniquement sur les compétences et les qualités du candidat par rapport à leurs besoins de recrutement dans un processus respectueux et inclusif. BSF engage et emploie des personnes indépendamment de leur identité de genre, de leur orientation sexuelle, de leur religion, de leur origine culturelle ou ethnique, ou de leur handicap.
CONTEXTE DE LA MISSION
Dans le cadre de sa stratégie de développement Horizon 2030, BSF construit une réponse régionale en Afrique de l’Ouest. Un bureau régional à Dakar, au Sénégal, a été inauguré en 2022 et les opérations de BSF dans la région se développent. BSF met actuellement en œuvre des projets au Sénégal, en Côte d’Ivoire, au Niger et au Burkina Faso, et lance des opérations au Nigéria.
Un premier programme ambitieux de lutte contre les violences sexuelles dans les conflits nigérians, dans l’Etat de Borno, est en cours de lancement avec le soutien du Centre de crise du ministère français des Affaires étrangères.
Dans ce contexte, BSF recherche un Support Manager (Administratif, Financier, RH et Logistique) basé à Maiduguri, Nigéria.
POSITION AU SEIN DE L’ORGANISATION
Le Support Manager sera rattaché au Représentant Pays basé à Maiduguri.
Il/elle aura des liens fonctionnels avec le coordinateur régional d’appui basé à Dakar.
Il/elle est également en contact fonctionnel avec les départements Finance, RH et Logistique au siège (Montreuil, France).
Les interactions futures du gestionnaire d’appui seront les suivantes
En interne : avec l’équipe du projet basée à Maiduguri (Directeur Pays, Chef de Projet), le bureau régional basé à Dakar et le siège en France.
En externe : avec les partenaires opérationnels, les fournisseurs, les consultants, les producteurs/créateurs de contenu, etc.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Il/elle est responsable de la gestion administrative et financière rigoureuse des projets au Nigéria et des questions logistiques connexes, conformément aux politiques et procédures de BSF ainsi qu’aux procédures des bailleurs de fonds. Il/elle est également responsable de la gestion des ressources humaines, ainsi que des aspects juridiques de BSF Nigeria.
Ses tâches sont les suivantes
1. Comptabilité, finances et gestion du budget (50%)
- Responsable du suivi mensuel et du reporting de la comptabilité au siège.
- Responsable des paiements locaux conformément aux procédures de BSF.
- Responsable de l’établissement des notes de frais, des contrats et des engagements conformément aux réglementations locales, aux règles des bailleurs de fonds et aux procédures internes.
- Gérer les demandes de liquidités, les transferts de fonds et assurer la sécurité des fonds en collaboration avec le représentant national.
- Adapter et/ou développer des procédures administratives et financières spécifiques au pays d’opération.
- Veiller au respect des règles administratives et financières des donateurs et des procédures internes.
- Suivre et analyser l’affectation des ressources humaines et matériels de projet.
- Préparer les documents administratifs et les budgets des projets
- Mettre à jour et suivre les budgets du bureau et des projets sur une base mensuelle, en collaboration avec les départements financiers de la région et du siège.
2. Logistique et gestion des achats (30%)
- Développer et mettre en œuvre des plans d’approvisionnement conformes aux objectifs de la mission, tout en répondant aux exigences des procédures d’approvisionnement de BSF et aux normes des donateurs.
- Garantir que la chaîne d’approvisionnement est mise en œuvre et documentée pour tous les achats afin de fournir les moyens pour la mise en œuvre des programmes sur une base opportune et de bonne qualité.
- Assurer une communication et des rapports réguliers à l’équipe du programme sur le terrain et à l’équipe logistique du siège.
- Gérer les appels d’offres locaux
- Former l’équipe locale aux procédures logistiques de BSF
- Assurer la bonne réception des expéditions internationales en coordination avec l’équipe logistique du siège et gérer le dédouanement localement.
- Gérer l’inventaire des équipements et le contrôle des stocks
- Contrôler le parc de véhicules et mettre en place des carnets de bord et un suivi de la consommation de carburant.
- Assurer la gestion administrative des locaux au niveau de la base et répondre aux besoins d’identification des biens et des locaux.
- En collaboration avec le représentant du pays, surveiller le contexte et la situation en matière de sécurité
- En collaboration avec le représentant pays, mise en place d’outils de gestion de la sécurité
- Assurer la sécurité des locaux et la protection des actifs immobilisés
- Assurer les moyens de communication du bureau.
3. Gestion juridique, administrative et RH (20%)
- Assurer la conformité avec les exigences légales de BSF au Nigéria
- Soutenir l’enregistrement de BSF au Nigéria en tant qu’ONG locale
- Contribuer à la définition de la politique RH au Nigéria, en lien avec le coordinateur régional d’appui
- S’assurer que les politiques RH définies par l’association sont appliquées et contribuer à leur amélioration continue
- Soutenir les équipes de projet locales et du siège dans l’organisation de leurs missions et déplacements (réservations de transport, hébergement, perdiem, demandes éventuelles de visas, etc.)
- Centraliser les données relatives à la gestion du personnel, superviser le suivi des contrats et le paiement des salaires
- Superviser le recrutement et l’intégration des nouvelles recrues
- Coordonner le renforcement des capacités du personnel
- Être à l’écoute des problèmes soulevés par les équipes et garantir des conditions de travail satisfaisantes.
QUALITÉS ET QUALIFICATIONS
Prérequis : au moins 3 ans d’expérience dans le domaine à un poste similaire dans une organisation internationale ou un autre acteur du développement ou de l’urgence.
Formation :
- Diplôme en finance et gestion administrative, logistique.
- Une expérience en logistique de terrain (ou une expérience significative au siège) au sein d’une ONG ou d’un autre acteur du développement serait un plus.
- Une expérience en gestion administrative des ressources humaines est appréciée.
Compétences attendues :
- Connaissance des règles administratives et financières des bailleurs de fonds, notamment de l’AFD.
- Solides connaissances en comptabilité
- Connaissance du contexte nigérian.
- Excellente maîtrise de l’anglais lu, écrit et parlé (le français sera un plus).
- Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles,
- Connaissance et utilisation avancée des outils informatiques.
Compétences interpersonnelles :
- Sens de la rigueur, de l’organisation, de l’autonomie, aisance naturelle dans la communication et le travail en équipe,
- Adaptabilité et pragmatisme,
- Adhésion aux valeurs de BSF,
- Enthousiasme et sens de l’humour.
CONDITIONS DE RECRUTEMENT
- Type de contrat : contrat à durée déterminée à temps plein, contrat de droit nigérian. Contrat réservé au personnel national.
- Début du contrat : ASAP
- Durée du contrat : 9 mois renouvelables.
POUR POSTULER
Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature sur le site web de BSF : https://www.bibliosansfrontieres.org/agir/travailler-chez-bsf/
Ce dossier de candidature est composé des documents suivants :
- Lettre de motivation
- CV (maximum 3 pages) incluant 3 références professionnelles (noms, prénoms, adresse e-mail, numéros de téléphone)
Date limite de dépôt des candidatures : 10 juillet 2024
NB : Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués.
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