Association Béninoise pour le Marketing Social et la Communication pour la Santé (ABMS), est une ONG locale membre du réseau de l’ONG Internationale Population Services International (PSI): Dans la synergie de marketing social et de communication pour un changement de comportement, l’ABMS met à la disposition des populations béninoises vulnérables et/ou à faible revenu, des produits et services de santé à prix subventionnés. Ces derniers sont offerts à travers des activités de communication interpersonnelle, mass média, mobilisation sociale, conseil et dépistage dans les domaines de la prévention du VIH/SIDA, la prise en charge des IST, la prévention et le contrôle du paludisme, la santé maternelle et néo natale, les violences basées sur le genre, la promotion de la planification familiale/santé de la reproduction, la survie de l’Enfant, l’amélioration des conditions d’hygiène et d’assainissement de la population Béninoise. Afin de renforcer ses effectifs, l’ABMS/PSI recherche des personnes immédiatement disponibles pour occuper les postes suivants :
- (01) Chef.fe Service contrats et suivi de l’exécution des marchés;
- (01)Chef.fe Service approvisionnement;
- (01) Chef.fe Service passation de marchés.
POSTE 1 : 01 CHEF.FE SERVICE CONTRATS ET SUIVI DE L’XECUTION DES MARCHES
- RATTACHEMENT ET MISSIONS
Département : Direction des Finances et de l’Approvisionnement. Supérieur hiérarchique : Coordonnatrice Passation de Marchés et Contrats Responsabilité de supervision : Assistants
Collaborateurs directs : Coordonnatrice Passation de Marchés et Contrats, Chef Service Passation de Marchés, Chef Service Contrats et Suivi Exécution des Marchés, Directeur des Finances et de l’approvisionnement, Secrétaire Administrative, Coordonnatrice Secrétariat de Direction, Comptables, Coordonnateurs Financiers, Chefs Services et Coordonnateurs/Coordonnatrices des Programmes, Equipe du magasin.
- TACHES ET RESPONSBILITES SPECIFIQUES
Le/la Chef.fe Service Contrats et Suivi de l’Exécution de Marchés travaillera sous l’autorité de la Coordonnatrice Contrats et Passation des Marchés pour les tâches suivantes :
- Etudier la documentation pour l’établissement de contrats ;
- Assurer l’élaboration des contrats conformément aux règles et dispositions de l’ABMS et des bailleurs ; selon la nature de chaque requête et veiller à la complétude de la documentation ;
- Veiller à la validation et à la signature de contrats conformément à la matrice autorisée ;
- Assurer l’archivage physique et numérique de tous les contrats ;
- Veiller au traitement de tous les courriers entrant dans le cadre des contrats ;
- Veiller à la mise à jour de la base de suivi des contrats, produire des rapports précis et opportuns en réponse aux sollicitations ;
- Préparer au besoin les documents de la source unique et obtenir les validations suivant la matrice autorisée ;
- Représenter la coordination pour toute sollicitation dans le cadre des travaux d’analyse et d’évaluation des offres ;
- Développer de nouveaux outils pour faciliter le suivi et l’exécution du travail ;
- Numériser de manière organisée, accessible et conserver une documentation complète et systématique des archives et opérations du service ;
- Maintenir et alimenter tous les fichiers et bases de données conçus pour nécessité de travail et extraction des rapports (Bridger Insight, fichier de suivi des contrats, fichier des requêtes, évaluation des prestataires, suivi des attestations, le fichier de suivi des pénalités…) ;
- Etablir les attestations de bonne fin d’exécution ;
- Faire un rapport journalier et hebdomadaire de toutes les tâches exécutées ;
- Effectuer une veille et assurer l’efficacité de l’organisation des activités entre tous les services ;
- Proposer des améliorations aux processus de contractualisation pour accroître l’efficacité et la conformité des pratiques.
- APTITUDES SPECIFIQUES REQUISES AU POSTE
- Excellentes compétences analytiques avec la capacité de détecter et de signaler des incohérences ;
- Consciencieux, précis et rigoureux, avec une grande attention au détail ;
- Conduite éthique conforme aux codes d’éthique professionnels et organisationnels reconnus ;
- Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats ;
- Démontrer des attitudes d’intégrité, de transparence, de position proactive, de respect de l’égalité des sexes, d’adhésion aux droits de l’enfant ;
- Haut degré d’organisation et excellentes compétences en résolution efficiente de problèmes ;
- Haut niveau de confidentialité et excellente relation avec toutes parties prenantes ;
- Capacité d’effectuer plusieurs tâches, d’établir des priorités et de respecter des délais courts ;
- Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de suivi et de supervision ;
- Capacité de gestion d’équipe et de travail en collaboration ;
- Bon niveau en anglais souhaitée.
- PROFIL RECHERCHE
Les candidats doivent posséder les qualifications, expériences et aptitudes suivantes :
- Être au moins titulaire d’un diplôme de niveau BAC+3 en droit des affaires ou tout autre domaine pertinent, délivré ou homologué par l’Etat Béninois ou une école publique de formation ;
- Avoir au moins trois (03) années d’expériences pratiques à des postes liés à la passation des marchés ;
- Avoir au moins deux (02) années d’expériences à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine de la passation des marchés ;
- Avoir au minimum deux (02) années d’expérience pratique en matière de contractualisation et d’acquisition ou de passation des marchés dans une ONG internationale, avec une bonne connaissance des enjeux et défis liés aux marchés publics, à la redevabilité, la transparence et le respect des délais dans la gestion des processus d’acquisition des projets de développement financés par les bailleurs de fonds ;
- Avoir une bonne connaissance de l’environnement Microsoft Office notamment dans l’utilisation des logiciels de traitement de textes et de tableurs ;
- Excellente aptitude en communication écrite et orale ;
- Capacité à coordonner les efforts pour l’atteinte des objectifs ;
- Compétence organisationnelle avérée avec une véritable aptitude à gérer simultanément de multiples tâches de façon professionnelle.
POSTE 2 : 01 CHEF SERVICE APPROVISIONNEMENT
- RATTACHEMENT ET MISSIONS
Département : Direction des Finances et de l’Approvisionnement
Supérieur hiérarchique : Coordonnatrice Passation de Marchés et Contrats
Responsabilité de supervision : Assistants
Collaborateurs directs : Coordonnatrice Passation de Marchés et Contrats, Chef Service Passation de Marchés, Chef Service Contrats et Suivi Exécution des Marchés, Directeur des Finances et de l’approvisionnement, Secrétaire Administrative, Coordonnatrice Secrétariat de Direction, Comptables, Coordonnateurs Financiers, Chefs Services et Coordonnateurs/Coordonnatrices des Programmes, Equipe du magasin.
- TACHES, RESPONSBILITES ET APTITUDES SPECIFIQUES AU POSTE
Le/la Chef.fe Service approvisionnement appuie la Coordonnatrice Passation de Marchés et Contrats pour les tâches suivantes :
- Recevoir et analyser les requêtes, les codes comptables, spécifications techniques et quantités nécessaires et les enregistrer ;
- Traiter les requêtes portant sur les achats directs et transférer celle nécessitant une procédure d’acquisition au Spécialiste des Approvisionnement et Passation de Marchés ;
- Etablir les bons de commandes et veiller à la validation suivant la matrice ;
- Organiser la réception, des commandes et participer au contrôle de qualité des biens et services, liaison entre le magasin les acteurs et gestion des réclama’-ions issues de la non-conformité,
- Evaluer la prestation de service des différents prestataires de services ou de fourniture de biens objet des commandes et en dégager l’évaluation annuelle,
- Réceptionner les sommaires de devis pour traitement ;
- Faire régulièrement le suivi des commandes en cours et veiller aux différentes correspondances adressées aux prestataires ;
- Relancer les prestataires par mail et par courrier en cas de retard de la livraison ou de facturation ;
- Faire systématiquement les vérifications des prestataires sur le site (Bridger Insight) avant la signature de tout bon de commande ;
- Veiller à l’archivage chronologique, électronique et physique des documents relatifs aux différentes commandes ;
- Procéder au traitement, et au suivi des factures dans le délai ;
- Préparer au besoin les documents de la source unique et obtenir les validations suivant la matrice d’autorité ;
- Organiser les ouvertures de plis, l’évaluation des offres et l’attribution de marchés afin de pouvoir conseiller utilement les acteurs impliqués dans le processus de Passation de Marchés ;
- Suivre la politique de gestion des BAT et l’état d’avancement des commandes pour garantir les délais de livraison ;
- Numériser toute la documentation des bon de commandes pour alimenter tous les fichiers et bases de données conçus pour nécessité de travail et extraction des rapports mensuels (OPO, Attache file, Bridger Insight, fichier des commandes engagées, fichier des requêtes, évaluation des prestataires, suivi des achats objet des accords-cadres ..) ;
- Etablir les attestations de bonne fin d’exécution ;
- Elaborer au besoin les dossiers de demande d’admission en franchise ; > Faire le point hebdomadaire d’achat des biens meubles réceptionnés au magasin et des requêtes en cours de traitement ;
- Faire un rapport journalier et hebdomadaire de toutes les tâches exécutées ;
- Assurer l’efficacité de l’organisation des activités entre tous les services ; Proposer des améliorations aux processus d’approvisionnement pour accroître l’efficacité et la conformité des pratiques.
- PROFIL RECHERCHE
Les candidats doivent posséder les qualifications, expériences et aptitudes suivantes :
- Être au moins titulaire d’un diplôme de niveau BAC+3 en Passation de Marchés ou tout autre domaine pertinent, délivré ou homologué par l’Etat Béninois ou une école publique de formation ;
- Avoir au moins trois (03) années d’expérience pratique à des postes liés à la Passation de Marchés ;
- Avoir au moins deux (02) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine de l’approvisionnement ou de la Passation de Marchés ;
- Avoir au minimum deux (02) années d’expérience pratique en matière d’acquisition et de Passation de Marchés dans une ONG internationale, avec une bonne connaissance des enjeux et défis liés aux marchés publics, à la redevabilité, la transparence et le respect des délais dans la gestion des processus d’acquisition des projets de développement financés par les bailleurs de fonds ;
- Avoir une bonne connaissance de l’environnement Microsoft Office notamment dans l’utilisation des logiciels de traitement de textes et de tableurs ;
- Excellente aptitude en communication écrite et orale ;
- Capacité à coordonner les efforts pour l’atteinte des objectifs ;
- Compétence organisationnelle avérée avec une véritable aptitude à gérer simultanément de multiples tâches de façon professionnelle.
POSTE 3 : 01 CHEF SERVICE PASSATION DE MARCHES
- RATTACHEMENT ET MISSIONS
Département : Direction des Finances et de l’Approvisionnement.
Supérieur hiérarchique : Coordonnatrice Passation de Marchés et Contrats.
Responsabilité de supervision : Assistants
Collaborateurs directs : Coordonnatrice Passation de Marchés et Contrats, Chef Service Approvisionnement, Chef Service Contrats et Suivi Exécution des Marchés, Directeur des Finances et de l’approvisionnement, Secrétaire Administrative, Coordonnatrice Secrétariat de Direction, Comptables, Coordonnateurs Financiers, Chefs Services et Coordonnateurs/Coordonnatrices des Programmes, Equipe du magasin.
- TACHES, RESPONSBILITES ET APTITUDES SPECIFIQUES AU POSTE
Le/la Chef.fe Service Passation de Marchés appuie la Coordination Passation de Marchés et Contrats pour les opérations de Passation de Marchés suivant :
- Mettre à jour les plans de passation de marchés ;
- Planifier, développer et gérer tous les aspects de passation de marchés des biens/fournitures, travaux, services ;
- Préparer toutes les documentations relatives à la passation de marchés ;
- Préparer et assurer la diffusion des dossiers d’achats ;
- Procéder à la revue de tous les dossiers liés aux marchés ;
- Répondre aux préoccupations des soumissionnaires aux marchés ;
- Elaborer toutes les correspondances relatives à la passation de marchés confor-
mément aux règles et dispositions de l’ABMS et de ses principaux bailleurs ; - Numériser et conserver une documentation complète chronologique et physique systématique des archives et opérations de passation de marchés ;
- Participer aux audits en fournissant la documentation nécessaire ;
- Mettre en oeuvre les recommandations des audits pour améliorer l’efficacité et la conformité ;
- Assurer l’efficacité de l’organisation des activités entre tous les services ; > Faire un point journalier et hebdomadaire des activités ;
- Exécuter toutes les autres tâches confiées par son supérieur hiérarchique.
- PROFIL RECHERCHE
Les candidats doivent posséder les qualifications, expériences et aptitudes suivantes :
- Être au moins titulaire d’un diplôme de niveau BAC+3 en passation de marchés ou tout autre domaine pertinent, délivré ou homologué par l’Etat Béninois ou une école publique de formation ;
- Avoir au moins cinq (05) années d’expérience pratique à des postes liés à la passation des marchés ;
- Avoir au moins trois (03) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine de la passation de marchés ;
- Avoir au minimum deux (02) années d’expérience pratique en matière d’acquisition et de passation de marchés dans une ONG internationale, avec une bonne connaissance des enjeux et défis liés aux marchés publics, à la redevabilité, la transparence et au respect des délais dans la gestion des processus d’acquisition des projets de développement financés par les bailleurs de fonds ;
- Avoir une bonne connaissance de l’environnement Microsoft Office notamment dans l’utilisation des logiciels de traitement de textes et de tableurs ;
- Excellente aptitude en communication écrite et orale ;
- Faire un rapport journalier et hebdomadaire de toutes les tâches exécutées ;
- Capacité à coordonner les efforts pour l’atteinte des objectifs ;
- Compétence organisationnelle avérée avec une véritable aptitude à gérer simultanément de multiples tâches de façon professionnelle.
DEPOT DE DOSSIERS
Le dossier de candidature devra comporter les pièces suivantes :
- Une lettre de motivation précisant le titre du poste adressé au Directeur Exécutif, les contacts téléphonique et électronique du soumissionnaire, les nom et prénoms, les expériences et acquis liés à la présente mission ;
- Un Curriculum Vitae détaillé précisant les diplômes (année et lieu d’obtention), la durée (mois et années) et les expériences pertinentes, les adresses mail et contacts d’au moins trois personnes de référence ;
- Les copies des diplômes et attestations ou certificats de travail ;
- Une copie de la carte CIP, de la carte d’identité biométrique ou du passeport ;
- Une copie du questionnaire de déclaration de conflits d’intérêt dûment remplie et signée (critère éliminatoire).
Les candidat(e)s rempli nt les conditions re uises sont invité(e)s à soumettre, au plus tard le 10 novembre 2024 leur dossier de candidature avec toutes les pièces jointes obligatoirement en un seul fichier PDF nommé DOSSIER NOM_PRENOM via l’adresse mail : [email protected] avec en objet strictement écrit : « CANDIDATURE AU POSTE DE … (TITRE DU POSTE) ».
NB :
- Tout dossier incomplet ou ne respectant pas le délai et le format indiqué ne sera pas étudié ;
- ABMSIPSI Bénin se réserve le droit d’annuler ce processus de recrutement ou de ne pas y donner suite ;
- Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contactés pour la suite du processus ;
- Les procédures d’acquisition des talents de l’ABMS1PSI reflètent notre engagement à protéger les droits et la dignité de toute personne notamment les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l’exploitation.
- ABMS1PSI est un environnement genre sensible et respectueux de l’égalité de chances sur une base compétitive.
Pour toute information complémentaire, veuillez contacter le 96 74 12 63, 96 95 13 83 ou le 94 42 16 88 ou le site web de l’ABMS : www.abmsbj.org et sa page facebook.
