À propos de l’organisation
Ayuda en Acción est une organisation internationale à but non lucratif, qui lutte depuis plus de 40 ans contre la pauvreté et les inégalités, en promouvant la dignité et la solidarité pour la construction d’un monde juste. Elle est créée en 1981 son siège social est à Madrid en Espagne.
Nous travaillons actuellement dans plus de 20 pays d’Amérique latine, d’Asie, d’Afrique (Ethiopie, Ouganda, Mozambique, Niger et Mali) ainsi qu’en Espagne et au Portugal et soutenons plus de 2 millions de personnes. Ici, au Niger, nous sommes présents depuis 2019.
La vision d’Ayuda en Acción est de vivre dans un monde sans pauvreté, sans exclusion et sans inégalité.
Un monde où les gens s’entraident et peuvent développer leurs capacités, jouir pleinement de leurs droits de l’homme et participer par des voies démocratiques aux décisions qui affectent leur vie, afin d’être les protagonistes de leur propre développement.
Notre mission est de promouvoir la solidarité des peuples dans un monde global pour faire en sorte que les enfants, leurs familles et les populations souffrant de pauvreté, d’exclusion et d’inégalité, développent leurs capacités à réaliser leurs aspirations à une vie digne, de manière durable.
Les valeurs qui encadrent nos interventions sont : l’engagement, l’indépendance, la transparence et l’effort collectif.
Objectifs
L’Assistant administratif(ve) du projet de la FUNDACION AYUDA EN ACCION Niger, il s’assurera de l’application des normes, des procédures, des politiques et des exigences administratives de la FONDATION AYUDA EN ACCION et des bailleurs de fonds pour une meilleure gestion des ressources allouées et l’atteinte des résultats.
Elle/il aura la responsabilité la gestion Administrative du bureau, en conformité avec les normes. Elle/Il apportera un appui en ressources humaines et logistique. L’assistant(e) administratif(ve), sous l’autorité de l’Administrateur Pays, et travaillera en étroite collaboration avec les programmes et les partenaires du projet.
Responsabilités :
L’assistant(e) administratif(ve) sous l’autorité de l’Administrateur Pays, participe à la gestion Administrative et logistique de la FONDATION AYUDA EN ACCION au Niger.
Gestion administrative
- Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives d’Ayuda en Accion
- Accueil et orientation des collaborateurs & visiteurs au sein de la structure ;
- Réceptionner et envoyer les courriers en respectant le système d’enregistrement mis en place ;
- Classer, de façon logique et structurée, toutes les correspondances et autres documents administratifs ;
- Réceptionner les appels entrants et faciliter la transmission des appels téléphoniques
- Aider dans la rédaction des rapports de réunion ;
- Secrétariat du bureau, rédaction, saisie des documents administratifs ;
- S’assurer de l’approbation (signature) des différents documents du bureau ;
- Rédaction, préparation, transmission et réception des correspondances / courriers, etc… ;
- Appui à la préparation de tous les contrats et leur classement ;
- Préparation des ordres de mission, des avances et des justificatifs des missions
- Appui à la gestion des ressources humaines (préparation mensuelle des salaires, des contrats de travail, etc.) ;
- Assurer le suivi des factures des coûts récurrents du bureau de la coordination (loyers, SEEN, NIGELEC, MOOV, LIPTINFOR etc.)
- Assurer le paiement des impôts/taxes sur salaire, ISB, TVA, CNSS… ;
- S’assurer que les TimeSheets sont soumis dans le délai ;
- Effectuer la compilation mensuelle des TimeSheet des personnels ;
- Effectuer les courses administratives du bureau.
- Assister l’officier Administratif pour toutes autres tâches.
Gestion Logistique
- Appui à l’organisation des opérations de logistiques telle que la planification des achats, selon les procédures AeA ;
- Organiser et coordonner les mouvements de matériels,
- Suivi de la maintenance du matériel et des locaux de l’organisation ;
- Suivi du parc de véhicules, de la maintenance des groupes électrogènes et fournitures et effectuer un rapport mensuel de consommation et de maintenance.
- Suivi des stocks du bureau ;
- Suivi et pointages journaliers des prestataires ;
- Toute autres tâches spécifiquement demandées selon les besoins*
Appui à la Gestion Comptable
- Gestion de la petite caisse,
- Réception et vérification des factures pour les préparations des « voucher » de paiement
- Etablissement des chèques, virement et transfert pour le règlement des dépenses et des fournisseurs, selon la procédure d’engagement des dépenses en vigueur
- Rapprochement quotidien entre la caisse et le livre de caisse.
Requisitos:
Connaissances et expérience
- Minimum Bac + 2, Bac+3 en comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent.
- Expérience d’au moins de 02 ans dans une fonction similaire.
- Très bonne connaissance des relations avec l’administration publics
- Capacité à travailler pour des programmes à multiples facettes, et à prioriser les tâches multiples.
- Capacité à gérer le temps.
Autres Renseignements sur le poste
La description de poste susmentionnée ne vise pas à décrire en détail la multitude de tâches qui peuvent être assignées, mais plutôt à donner au salarié une idée générale des responsabilités et des attentes liées à son poste. Au fur et à mesure que la nature des affaires change, les fonctions essentielles de ce poste peuvent aussi changer.
Langues
- Excellent niveau de français écrit et oral,
- Bonne connaissance de la langue anglaise est un plus.
Autres exigences
Windows (moyen/avancé)
Connaissance des logiciels de Bureau (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…)
Connaissance des outils de Gestion Comptable, La Connaissance SAP est un atout
Aptitudes et compétences
- Capacité à entretenir de bonnes relations de travail, dans un environnement international et multiculturel, tout en étant capable de travailler sous pression.
- Excellente faculté d’organisation, de rigueur et de précision.
- Capacité à travailler de manière autonome et de prendre des initiatives.
- Savoir conduire un véhicule (dispose d’une permise de conduire B sera un atout)
Conditions de l’offre
Incorporation: Immédiate
Type du contrat: CDD renouvelable
Durée de Travail : 40 heures par Semaine et 173,33 heures par mois
Centre de travail: Niamey, Niger
Rémunération/Salaire: conformément à la politique de rémunération d’Ayuda en Acción.
Dans tous les processus de sélection, nous tiendrons compte des critères de Non-discrimination basée sur le sexe, la race, la couleur de peau, la religion, les idées politiques, l’origine sociale, l’orientation sexuelle, l’âge, etc., en fournissant un processus transparent et d’égalité des chances pour tous les candidats, comme indiqué dans notre code de conduite. « Traiter toutes les personnes avec respect et rejeter tout type de harcèlement, de discrimination, d’intimidation, d’exploitation ou toute autre action contre les Droits de l’Homme ».
Chez Ayuda en Acción, nous avons une tolérance zéro pour les comportements liés à l’exploitation sexuelle, à l’abus sexuel et/ou au harcèlement sexuel, c’est pourquoi, conformément à notre politique de protection de l’enfance, nous nous engageons à effectuer une série de vérifications avant l’embauche en demandant des informations aux employeurs précédents par le biais du Misconduct Disclosure Scheme (The Misconduct Disclosure Scheme misconduct-disclosure-scheme.org) dans le cas où lesdits employeurs sont membres de cette plateforme. Par conséquent, en soumettant cette candidature, le candidat accepte et autorise la réalisation de ces vérifications afin de poursuivre le processus de sélection.
En outre, il sera obligatoire de présenter la « Certification négative du registre central des délinquants sexuels » avant l’incorporation.
