L’UICN est une union unique en son genre, composée d’organisations gouvernementales et de la société civile. Elle fournit aux organisations publiques, privées et non gouvernementales les connaissances et les outils nécessaires pour concilier progrès humain, développement économique et conservation de la nature.
L’UICN recrute un Adjoint au directeur régional
L’assistant(e) relève directement du directeur régional (DR) auquel il/elle apporte son soutien dans tous les aspects de son travail. Il/Elle garantit le bon fonctionnement du bureau/secrétariat régional. Premier point de contact du bureau du DR pour les demandes externes, il/elle doit posséder d’excellentes compétences en communication interculturelle et une vision globale des activités de la région. Il/Elle sera amené(e) à traiter des informations sensibles et confidentielles et devra maîtriser parfaitement l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
DESCRIPTION DE L’EMPLOI
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Administration du bureau
• Administrer le bureau du directeur régional
• Surveiller le bon fonctionnement du bureau (propreté, climatisation, éclairage, etc.)
• Veiller à ce que le système de classement du bureau du directeur régional soit adéquat et à jour et que les archives soient correctement conservées.
• Gérer les fournitures et assurer l’entretien du matériel de bureau du directeur régional.
Réunions et déplacements
• Organiser la logistique de toutes les réunions convoquées et/ou présidées par le directeur régional, ainsi que celle des visiteurs externes au bureau du directeur régional, y compris les déplacements, les visas, l’hébergement et le paiement des indemnités correspondantes, et préparer les documents d’information et la documentation nécessaires à ces réunions.
• Organiser les déplacements du directeur régional hors du bureau régional et ses engagements au nom de l’UICN, et fournir la documentation/les notes d’information. S’assurer que toutes les dispositions logistiques sont en ordre (voyages, visas, hébergement, itinéraire, etc.).
• Au besoin, assurer la fonction de rapporteur et rédiger et diffuser les comptes rendus/mises à jour. Assurer le suivi des actions requises.
• Préparer les demandes de paiement et les notes de frais pour le Bureau du Directeur régional.
Organisation de l’agenda/Appels téléphoniques
• Gérer l’agenda quotidien du Directeur régional ainsi que le calendrier des événements du Bureau, en établissant les priorités de travail et en veillant au respect des échéances.
• Gérer les appels entrants destinés au Directeur régional, en s’assurant que les appels indésirables sont redirigés.
• S’assurer que le Directeur régional reçoit des rapports d’activité réguliers et opportuns des chefs d’unité qui relèvent directement de lui, y compris des réunions régulières avec ces chefs.
Préparation, orientation et archivage de la correspondance
• Examiner et enregistrer toute la correspondance entrante et la transmettre au personnel du Secrétariat pour action/conseil, le cas échéant. Maintenir un système de suivi pour assurer un traitement rapide des éléments délégués.
• Vérifier l’orthographe, la cohérence et l’exhaustivité de tous les documents (lettres sortantes, bons de commande, chèques, etc.) soumis à la signature du Directeur régional.
• Rédiger la correspondance sur les sujets à soumettre à la signature du Directeur régional, au besoin.
Protocole
• Assurer le suivi des réunions et rendez-vous officiels du Directeur régional, en veillant à ce qu’il n’arrive pas en retard ni ne manque une réunion. Si nécessaire, se rendre sur le lieu de la réunion/de l’atelier/de l’événement afin d’en informer le directeur régional en temps voulu.
• Tenir à jour une liste des points focaux au sein des ministères partenaires (notamment ceux chargés des affaires étrangères, de l’environnement, de l’eau et de l’agriculture), des compagnies aériennes et des partenaires concernés (y compris les ambassades étrangères) afin de faciliter les contacts et les échanges.
Soutien à l’équipe de direction
• Apporter un soutien général à l’ensemble de l’équipe de coordination régionale (coordinateur du programme régional, directeur financier, directeur des ressources humaines).
• Effectuer des traductions informelles du français vers l’anglais et de l’anglais vers le français, au besoin.
• Recueillir, analyser et synthétiser les informations demandées par le directeur régional.
• Assurer le suivi des déplacements de l’équipe de direction et produire un rapport trimestriel au format Excel.
Gestion de la salle de réunion :
• Centraliser toutes les demandes.
• Tenir à jour le calendrier et gérer à l’avance tous les conflits d’horaires.
• S’assurer que l’utilisation de la salle de réunion est correctement enregistrée, approuvée et facturée.
• Autres tâches au besoin.
EXIGENCES
CRITÈRES DE SÉLECTION
• Formation supérieure (minimum 3 ans) en administration/secrétariat ou domaine connexe ; d’autres formations peuvent être prises en compte si le/la candidat(e) possède les compétences requises pour les tâches décrites ci-dessus ;
• Les candidats titulaires d’un baccalauréat + 3 ans peuvent être considérés s’ils justifient d’au moins 10 ans d’expérience pertinente ;
• Expérience professionnelle d’au moins trois (3) ans en tant qu’assistant(e) administratif(ve) ou assistant(e) de direction, de préférence au sein d’organisations internationales ou d’organisations non gouvernementales internationales ;
• Maîtrise du français ou de l’anglais et capacité à travailler dans l’autre langue ; les candidats parfaitement bilingues sont privilégiés ;
• Capacité à traiter avec tact les questions et informations sensibles ou confidentielles ;
• Maîtrise des outils informatiques et connaissance avérée des logiciels (traitement de texte, tableur, messagerie et Internet) ;
• Rigueur et capacité à travailler sous pression ;
• Esprit vif, honnêteté, fiabilité et excellentes aptitudes à la communication.
