L’Alliance pour l’action médicale internationale (ALIMA) est une organisation médicale internationale, fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de fournir des soins de santé de haute qualité en situation d’urgence ou de catastrophe sanitaire et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants liés à la recherche médicale.
Superviseur des approvisionnements
Organiser et superviser les activités quotidiennes de la chaîne d’approvisionnement et les équipes associées, au niveau du projet, conformément aux protocoles et normes ALIMA afin d’assurer le bon déroulement du projet.
Responsabilités
- Responsable des commandes, des achats et de la gestion du fret au niveau du projet, ainsi que du suivi et de la garantie d’une mise en œuvre efficace de l’ensemble des activités quotidiennes de la chaîne d’approvisionnement.
- Assurer le suivi et le bon fonctionnement de l’administration des approvisionnements ainsi que le respect des procédures d’approvisionnement mises en place.
- Être responsable de la base de données fournisseurs et du classement et de l’archivage corrects de la documentation relative aux fournisseurs afin de garantir la disponibilité et la cohérence des données d’approvisionnement.
- Communiquer avec les clients, les tenir informés de l’état de leurs commandes (confirmation de commande) et prioriser l’approvisionnement et le transport en fonction de leurs besoins
- Recueillir les réclamations sur le terrain, analyser les causes et prendre des mesures correctives.
- En cas de problème majeur, informer le responsable logistique/approvisionnement et rédiger tous les rapports nécessaires afin de disposer d’informations fiables et à jour facilitant la prise de décision.
- Accomplir toute autre tâche relevant de son rôle, selon les directives de sa hiérarchie et en fonction des besoins de la mission.
- Planifier une étude de marché et tenir à jour toutes les listes de fournisseurs et les tarifs.
- Mise à jour des outils d’approvisionnement (suivi des relations investisseurs, suivi des contrats, surveillance, suivi des commandes en souffrance, liste de prix, liste des fournisseurs…) et clôture des activités d’achat terminées.
- Mise à jour de la liste des fournisseurs pour le projet et suivi de la coordination des approvisionnements internationaux du projet.
Responsabilités spécifiques au contexte ALIMA
Gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Utilisez les commandes de champ de l’administrateur de base de données d’approvisionnement pour les projets (telles qu’attribuées par le responsable de la logistique/responsable des approvisionnements).
- Mettre à jour régulièrement les aperçus des commandes locales et partager les mises à jour chaque semaine.
- Veillez à respecter le tableau des engagements de dépenses lors de la préparation des commandes/des achats locaux.
- S’assurer que les rôles et les responsabilités sont clairement définis.
- S’assurer que les commandes sur le terrain respectent les délais convenus dans le manuel d’approvisionnement.
- Demandez des précisions sur les commandes (si ce n’est pas clair), répondez aux questions concernant le statut des commandes et confirmez la réception des commandes en temps opportun.
- Vérifier auprès du magasinier/logisticien de la base que le bon article, de la bonne qualité, a été reçu du fournisseur.
Préparer les documents d’expédition.
- Demande de mouvements de fret (logistique).
- Suivre le fret jusqu’à sa destination.
- Assurez-vous que les responsables des projets de suivi aient bien clôturé leur commande dès réception.
- Veillez à ce que tous les bons de commande accompagnés des pièces justificatives soient classés conformément au kit d’administration des registres ALIMA, qu’ils soient numériques ou physiques.
- Effectuer toute autre tâche confiée par le responsable logistique/le responsable de la chaîne d’approvisionnement ou la société Log.
Éducation:
- Formation secondaire essentielle et diplôme ou titre universitaire en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine d’études connexe.
Expérience:
- Formation : Un diplôme technique en gestion de la chaîne d’approvisionnement est requis.
Expérience : 2 à 3 ans d’expérience préalable au sein d’un département logistique, ainsi qu’une expérience préalable dans un poste lié à la chaîne d’approvisionnement, sont requis. Une expérience auprès d’ALIMA ou d’une autre ONG internationale est un atout.
Langues : La maîtrise de l’anglais requiert la connaissance d’autres langues locales, ce qui est souhaitable.
Maîtrise de l’outil informatique : La maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel) est requise.
Compétences et qualités : Flexibilité, travail d’équipe et coopération, orientation résultats, service et qualité, gestion du stress et engagement envers les principes ALIMA.
Méthode d’application
Intéressé(e) et qualifié(e) ? Rendez-vous sur le site de l’Alliance pour l’action médicale internationale (ALIMA) : docs.google.com pour déposer votre candidature.
