Le Bureau régional est principalement chargé d’assurer une liaison permanente avec les États auprès desquels il est accrédité, ainsi qu’avec les organisations internationales compétentes, les organismes régionaux et sous-régionaux de l’aviation civile, les agences et programmes des Nations Unies.
L’assistant administratif travaille sous la supervision générale du responsable administratif et apporte son soutien au sein du service administratif. Il doit faire preuve d’initiative dans l’exécution des tâches et activités liées à son poste. Il consultera son supérieur hiérarchique direct pour obtenir des conseils sur les questions complexes ou délicates.
Contribue au traitement des réservations de voyage des bureaux régionaux, en obtenant des résultats tels que :
- Coordonner les déplacements du personnel de la WACAF et des experts externes, y compris la liaison avec le service voyages du siège et les agences de voyages locales (effectuer les réservations et demander l’émission des billets, etc.).
- Tenir à jour des bases de données électroniques de tous les déplacements des bureaux régionaux et assurer un suivi, le cas échéant.
Assiste le responsable administratif dans la gestion du personnel et les questions de ressources humaines , en obtenant des résultats tels que :
- Tenir à jour les registres de mouvements de dossiers et vérifier leur exhaustivité.
- Tenir à jour les bases de données des dossiers RH.
- Conserver les dossiers de correspondance confidentiels.
Établir un rapport de présence mensuel et tenir à jour les registres de présence et de congés du personnel.
Fournit des services d’organisation d’événements, avec des résultats tels que :
- Participer à la préparation et au déroulement des événements, notamment à la préparation des salles de conférence et à la coordination avec les services concernés.
- Élaborer des contrats de services linguistiques, en veillant à ce que les traducteurs et les interprètes soient engagés conformément aux accords de services linguistiques signés par l’ONU avec l’AITC et l’AIIC (Associations internationales de traducteurs et d’interprètes).
- Veillez à ce que les documents de réunion soient soumis à la traduction dans les délais impartis et à ce que les interprètes reçoivent en temps voulu les documents de réunion pertinents.
- Fournir un soutien logistique et une coordination pour les événements organisés par l’OACI à Dakar et en dehors du lieu d’affectation (aider à l’organisation des déplacements).
- Mettre à jour les informations relatives aux réunions dans les bases de données, notamment la liste des hôtels, les documents d’information, les prestataires de services de restauration et les contacts utiles, etc.
- Recevoir et fournir des informations aux visiteurs ou aux participants lors de réunions/séminaires/ateliers.
Contribue aux activités d’entretien des bâtiments et de gestion des actifs, en obtenant des résultats tels que :
- Participe à l’approvisionnement en services de restauration.
- Tenir à jour les dossiers des contrats d’entretien des bureaux et veiller à ce qu’ils soient renouvelés le cas échéant.
- Participe à l’inventaire trimestriel.
- Gérer les stocks de fournitures de bureau du WACAF.
Gère toutes les questions de protocole en veillant à ce que tous les privilèges et droits du personnel soient mis en œuvre en temps voulu, et permet d’obtenir des résultats tels que :
- Procédure de restitution des effets personnels et du matériel à l’arrivée du nouveau personnel.
- Assister à l’installation du personnel nouvellement recruté sur son lieu d’affectation, y compris en ce qui concerne les exigences de sécurité (fournir les formulaires pertinents, les conseils, etc.).
- Conserver des registres précis et à jour de toutes les correspondances protocolaires.
- Traiter toutes les demandes d’exonération de taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
- Émettre et assurer le suivi des demandes d’admission temporaire pour les véhicules immatriculés UN/CD/CMD.
- Assurer le suivi de la délivrance des cartes diplomatiques et prendre contact avec les ministères concernés.
- Rédiger toutes les correspondances à adresser aux Ministères.
Accomplit d’autres tâches connexes, selon les besoins.
Essentiel:
- Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.
Souhaitable:
- Des études supérieures, une certification ou une formation spécialisée ou un permis pertinent en administration des affaires sont souhaitables.
Essentiel:
• Un minimum de quatre ans d’expérience pertinente.
• Expérience en administration de bureau, organisation d’événements et tenue de dossiers.
• Expérience en matière de traitement des voyages au sein d’une organisation internationale.
• Expérience en matière d’entretien de bâtiments et de gestion de contrats.
Souhaitable:
• Expérience en matière de protocoles.
Essentiel:
• Maîtrise de la lecture, de l’écriture et de l’expression orale en anglais et en français.
Souhaitable:
• Une connaissance pratique d’une deuxième langue de l’Organisation (arabe, chinois, russe ou espagnol).
