WORLD VISION INTERNATIONAL est une organisation humanitaire chrétienne évangélique œcuménique internationale. Elle a des programmes dans 100 pays du monde. Le siège de WORLD VISION INTERNATIONAL est situé à Londres, au Royaume-Uni et son président est Andrew Morley.
POSTE : Responsable Administration et Logistique
Type de contrat de travail :
Employé à durée déterminée
Description de l’emploi:
Responsable administratif et logistique
Objectif général
Le/La responsable administration et logistique est chargé(e) de superviser et de rationaliser l’ensemble des opérations administratives de World Vision RDC afin d’assurer un soutien efficace à ses activités principales. Ce rôle implique la gestion des ressources administratives, des installations et du personnel administratif, tout en veillant au respect des politiques organisationnelles et des exigences légales. Le/La responsable administration et logistique fournit également des orientations stratégiques pour améliorer les systèmes, processus et politiques opérationnels, contribuant ainsi à l’efficacité et à la réussite globales de l’organisation.
Les principaux domaines d’intervention comprennent la gestion des installations, la coordination des stocks, la coordination des voyages, la gestion de la flotte et la promotion d’un environnement de travail productif et bien soutenu.
Fonctions et responsabilités :
Gestion de bureau et exploitation des installations :
- Superviser les opérations quotidiennes du bureau, en veillant à ce que les installations et les services fonctionnent efficacement et conformément aux normes organisationnelles.
- Élaborer et maintenir des protocoles de bureau pour l’utilisation des installations, les calendriers d’entretien et la conformité en matière de sécurité
- Diriger la mise en œuvre des politiques du bureau pour améliorer l’efficacité du lieu de travail et la productivité du personnel.
Leadership administratif et coordination d’équipe :
- Gérer et soutenir l’équipe administrative du NO, en fixant des objectifs clairs et en surveillant les performances pour atteindre les objectifs du département.
- Soutenir et fournir un appui technique aux équipes administratives de zone, en définissant des objectifs clairs et en surveillant les performances pour atteindre les objectifs départementaux.
- Effectuer des visites régulières dans les bureaux/clusters zonaux pour soutenir les équipes administratives en matière de conformité et de renforcement des capacités
- Favoriser une culture de collaboration, de professionnalisme et d’amélioration continue au sein de l’équipe administrative.
- Fournir des conseils et du mentorat au personnel administratif, favorisant la croissance et le développement professionnels.
Logistique et gestion des actifs :
- Superviser la gestion logistique, y compris la coordination de la flotte et du transport (achats de billets d’avion, autorisation de voyage, visas, etc.), l’approvisionnement en actifs, le contrôle des stocks et les opérations d’entrepôt.
- S’assurer que les actifs sont correctement entretenus, suivis et documentés conformément aux politiques organisationnelles
- Mettre en œuvre des processus pour surveiller et optimiser l’utilisation des ressources, en garantissant la rentabilité et la conformité.
- Superviser les subordonnés directs en charge de l’immigration afin d’obtenir les documents de voyage en temps opportun
Conformité et gestion des risques :
- Assurer le respect des normes de conformité locales et internationales, en mettant en œuvre des mesures correctives si nécessaire.
- Superviser les pratiques de gestion des risques au sein de l’unité administrative, en se concentrant sur les politiques de sécurité, de santé et de sûreté des installations.
- Effectuer des audits et des mises à jour réguliers sur les politiques, les procédures et les contrôles pour garantir une conformité totale.
Reporting et planification stratégique :
- Compiler et analyser les données de performance administrative, en préparant des rapports destinés à la haute direction. Ces rapports incluent des rapports sur les actifs, les véhicules et d’autres aspects administratifs.
- Participer à la planification stratégique pour aligner les fonctions administratives sur les objectifs organisationnels
- Recommander des améliorations aux processus, aux systèmes et aux politiques pour soutenir l’efficacité opérationnelle à long terme.
Qualifications, compétences et expérience minimales requises :
Expérience professionnelle requise
- Minimum de 5 ans d’expérience en gestion administrative ou en coordination, dont au moins 5 ans dans un rôle de cadre intermédiaire.
- Solide connaissance de la gestion de bureau, des achats, de la logistique et des réglementations de conformité.
- Excellentes compétences organisationnelles, analytiques et communicationnelles en français. La connaissance de l’anglais est souhaitable.
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement en évolution rapide.
Éducation requise
Licence en administration des affaires, économie, gestion ou dans un domaine connexe. Une maîtrise est un atout.
Maîtrise de la suite Microsoft Office et expérience avec les logiciels de gestion de bureau.
Compétences clés de base :
- Réflexion stratégique et prise de décision ;
- Solides compétences en leadership et en gestion d’équipe ;
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles ;
- Soucieux du détail et organisé ;
- Budgétisation et sens des finances ;
- Résolution de problèmes et adaptabilité.
