Chacun mérite de pouvoir bâtir un avenir meilleur. Cette idée simple est au cœur de l’action de TechnoServe à travers le monde depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier dans l’utilisation du pouvoir des entreprises et des marchés pour créer des solutions durables afin de sortir de la pauvreté.
Les communautés à faibles revenus où nous intervenons regorgent de personnes entreprenantes. Leurs petites exploitations agricoles et leurs commerces sont essentiels à leur développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis : faible niveau d’alphabétisation, accès limité à l’emploi et aux marchés, instabilité politique et, de plus en plus, les effets du changement climatique. Pour beaucoup de femmes et de jeunes, ces défis sont encore plus redoutables. Grâce à l’accompagnement des équipes de TechnoServe, des personnes du monde entier sortent de la pauvreté. Les résultats sont remarquables : l’augmentation des revenus et l’amélioration des conditions de vie des familles leur permettent d’accéder aux soins de santé et à l’éducation, auparavant inaccessibles. Des communautés, voire des pays entiers, en bénéficient.
Résumé du poste :
TechnoServe recherche une personne rigoureuse et organisée pour assurer les fonctions administratives et logistiques de ses bureaux d’Abuja, Kano et Ibadan. Ce poste est essentiel au bon fonctionnement des bureaux régionaux et garantit leur continuité. Le/la spécialiste Logistique et Administration intégrera le département des opérations et apportera son soutien aux équipes de projet dans les bureaux d’Abuja, Kano, Anambra, Ibadan, Lagos et autres bureaux de terrain, notamment par les actions suivantes :
Fonctions et responsabilités principales :
Voyages et logistique
- Émettre des ordres de mission et veiller à ce que les factures soient traitées rapidement.
- Coordonner les déplacements interétatiques et intra-étatiques au Nigéria pour le personnel et les visiteurs, y compris les billets d’avion, le transport terrestre et l’hébergement.
- Conformément aux instructions reçues, faciliter le traitement des demandes de visa pour les visiteurs et le personnel, en respectant la réglementation du gouvernement nigérian et du pays hôte.
- Travailler en étroite collaboration avec les spécialistes des opérations pour intégrer les agences de voyages, les services de location de voitures, les services hôteliers et autres services administratifs nécessaires au bon fonctionnement des bureaux.
- Gérer, coordonner et communiquer avec les prestataires de voyages et de logistique afin de garantir en permanence la performance et le respect des politiques de voyage de TNS.
- Coordination des tâches administratives et de la maintenance matérielle de la flotte et de la gestion logistique.
- Collaborer étroitement avec la société de suivi des véhicules pour vérifier les itinéraires des véhicules et les applications des limitations de vitesse.
Gestion de flotte
- Superviser les opérations quotidiennes des véhicules du projet TNS au bureau d’État, en travaillant en étroite collaboration avec l’équipe du programme pour coordonner l’affectation des véhicules en fonction des besoins et des priorités opérationnels.
- Établir des programmes d’entretien préventif pour tous les véhicules, garantissant un service, des réparations et une maintenance effectués en temps opportun.
- S’assurer que tous les véhicules possèdent des permis, assurances, autorisations (conformément à la réglementation des États/gouvernements locaux) et immatriculations valides et à jour, et planifier à l’avance avec les conducteurs pour garantir des renouvellements en temps voulu.
- Surveiller le respect par les conducteurs des normes de conduite et de sécurité.
- Surveillez la consommation de carburant et les coûts d’exploitation du véhicule afin de réduire les dépenses d’exploitation et d’entretien.
- Vérifier les factures relatives aux réparations, à l’entretien et au carburant et procéder au paiement.
Gestion d’actifs
- Travailler en étroite collaboration avec le spécialiste informatique et le responsable des opérations pour maintenir et mettre à jour le registre des actifs de toutes les ressources de l’organisation.
- Veiller à documenter correctement la distribution et la mise au rebut des actifs pendant la mise en œuvre et/ou la clôture du programme.
- Collaborer avec le spécialiste des opérations et le spécialiste informatique pour enregistrer toutes les acquisitions, les mouvements, les transferts et les cessions d’actifs.
- Attribuer des étiquettes d’identification à tous les actifs à des fins d’audit et de suivi.
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable des opérations pour effectuer des vérifications périodiques des actifs.
Gestion de bureau
- Inspecter et suivre l’utilisation des consommables de bureau, y compris les services publics tels que le diesel, l’entretien du générateur, l’électricité et autres réglementations en matière de santé et de sécurité.
- Guider les autres membres du personnel de soutien administratif, tels que les stagiaires, les chauffeurs et les agents d’entretien, afin qu’ils respectent régulièrement les normes opérationnelles.
- S’assurer que tous les actifs sont bien entretenus et que les registres d’actifs sont exacts et étiquetés.
- Assurer l’entretien régulier de tout le matériel de bureau et l’assurance des actifs.
- Superviser les achats quotidiens et la gestion de la petite caisse du bureau.
- Assurer la soumission en temps voulu et avec exactitude du rapprochement mensuel de la caisse de menue dépense, accompagné de tous les documents connexes.
- Projets de correspondance, y compris les rapports, les procédures et autres documents administratifs.
- Assume la responsabilité du classement des documents et fait preuve d’initiative dans l’élaboration des procédures administratives du bureau.
Gestion de la petite caisse
- Assurer la gestion de la petite caisse du bureau.
- Débourser la petite caisse uniquement pour les dépenses approuvées, conformément aux politiques établies.
- S’assurer de la disponibilité d’une caisse de menue monnaie suffisante pour les besoins opérationnels.
- Assurez-vous que tous les bons soient correctement remplis, signés et accompagnés de factures et de reçus valides.
- Préparer les rapports et les demandes de réapprovisionnement de la petite caisse, en veillant à l’exactitude des enregistrements et des rapports de transactions.
Approvisionnement
- Aider l’équipe d’approvisionnement à réceptionner les marchandises, vérifier leur conformité avec le bon de commande signé et signer les bons de réception.
- Aider lors des visites des fournisseurs sur leurs sites.
- Participer aux études de marché pour recruter de nouveaux fournisseurs (hôtels, agences de voyages, services de location de voitures, fournitures de bureau, accès internet et autres services) au sein du bureau d’État.
Qualifications de base :
Voici les exigences auxquelles tout candidat qualifié doit satisfaire.
- Licence en logistique, administration des affaires, administration publique ou gestion de bureau, avec 3 ans d’expérience professionnelle après le service national de la jeunesse (NYSC).
Qualification privilégiée : À défaut, posséder au moins 4 ans d’expérience professionnelle dans un rôle administratif ou de gestion de bureau, idéalement au sein d’une ONG internationale, avec des responsabilités liées à la gestion de bureau.
Déplacements : Capacité à voyager occasionnellement.
Exigence linguistique : Maîtrise de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.
Connaissances, compétences et aptitudes :
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, et capacité à travailler de façon autonome sur plusieurs tâches simultanément.
- Solides compétences interpersonnelles, organisationnelles et de communication
- Expérience des logiciels pertinents utiles à la préparation des documents de travail.
- Éthique professionnelle et intégrité exemplaires.
- Capacité de raisonnement objectif, excellentes aptitudes à la communication, à la fois claires, solides et stratégiques.
- Bonnes aptitudes relationnelles et de relations publiques.
- Solides compétences opérationnelles, analytiques et de gestion.
- Capacité à gérer plusieurs priorités concurrentes avec un minimum de supervision.
- Capacité à travailler à la fois comme chef d’équipe et comme membre d’une équipe.
Responsabilités de supervision : chauffeurs, agents d’entretien et autres membres du personnel administratif ponctuels.
Conclusion finale :
Nous encourageons toutes les personnes qualifiées qui partagent la vision de TechnoServe, qui consiste à améliorer la vie des autres grâce à des solutions commerciales éprouvées, à postuler.
Fidèles à notre engagement en faveur de la diversité, nous sommes fiers d’être un employeur qui respecte l’égalité des chances et qui pratique la discrimination positive. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, la race, la couleur, l’origine ethnique, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, le statut VIH/SIDA, le statut d’ancien combattant protégé, le handicap ou toute autre catégorie protégée.
Nous sommes également fiers de notre engagement à protéger le personnel, les partenaires et les bénéficiaires contre les abus et l’exploitation, et nous vérifions minutieusement tous les candidats finaux grâce à des contrôles rigoureux de leurs antécédents et de leurs références.
Si vous avez un handicap qui affecte votre capacité à utiliser notre système en ligne pour postuler à un poste chez TechnoServe, veuillez contacter les Ressources humaines à [email protected] ou appeler le +1 202 785 4515.
