Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation humanitaire médicale internationale et indépendante qui fournit une aide d’urgence aux personnes touchées par les conflits armés, les épidémies, les catastrophes naturelles et l’exclusion des soins de santé. MSF offre une assistance aux personnes en fonction de leurs besoins, sans distinction de race, de religion, de sexe ou d’appartenance politique.
MSF recrute un Assistant administratif, financier et RH
Objectif principal
- Exécuter les tâches administratives et assurer le suivi de la comptabilité du projet, selon les indications du responsable administratif et les procédures MSF, afin de garantir la conformité légale et de garder un contrôle strict sur les ressources monétaires.
Description de l’emploi
- Mettre en œuvre des procédures de gestion de trésorerie afin d’assurer le plus haut contrôle et la plus grande sécurité et de garantir la disponibilité des liquidités.
- Préparer les contrats de travail conformément aux exigences légales, y compris les modifications spécifiques, si nécessaire, afin de garantir la conformité avec le droit du travail et le droit fiscal local.
- Saisir des données dans la base de données RH et les dossiers personnels et les maintenir à jour afin de faciliter la gestion des processus RH.
- Mettre à jour les dossiers des employés de la sécurité sociale et du bureau des impôts afin de répondre aux exigences et aux devoirs légaux.
- Établir les bulletins de paie mensuels pour l’ensemble du personnel, en éditant et en mettant à jour les données nécessaires, afin de garantir la ponctualité et l’exactitude de la paie du personnel.
- Rédiger le bulletin de salaire définitif et le certificat de travail en fin de contrat afin de répondre aux exigences légales tout en défendant les intérêts de MSF.
- Traitez le paiement des fournisseurs et restez strict sur toute la documentation impliquée, en informant le responsable administratif de toute sorte de disparité.
- Effectuer toutes les tâches et activités comptables afin d’assurer un contrôle strict de toutes les dépenses et la fiabilité des relevés et de la documentation.
- Mettre à disposition du personnel toutes les informations administratives (affichage, réunions, etc.)
- Classer et préparer toutes les pièces comptables tel que demandé par le responsable administratif.
- Assister le responsable administratif dans la traduction des documents en langue locale. Assister le
- Responsable administratif en réunion sur demande
- Reprendre les activités de l’assistante financière en son absence
- Participer à la rédaction du SITREP RH
- Assister le responsable administratif dans le processus de recrutement : publier des annonces, inviter les candidats aux tests, superviser le test
- Mettre à jour l’organigramme du projet et le soumettre au responsable RH/Finances pour validation
- Participer à l’élaboration du Sitrep RH, Besoin RH du projet.
- Se rendre à l’hôpital au moins 3 fois par semaine pour aider le superviseur à comprendre les procédures RH et pour répondre à toutes les questions des employés dans les limites de ses responsabilités
- Vérifier les listes sous la supervision du responsable RH/Finances
- Signaler tout problème à son superviseur.
- Suivre le suivi des mouvements et préparer les documents de bienvenue pour les arrivants
- Mettre à jour la feuille de suivi d’attribution des chambres avec les instructions du responsable administratif
- Respecter la confidentialité des informations obtenues dans le cadre de son travail
- Gérer la caisse et les activités liées à la trésorerie en l’absence de l’assistant financier.
- Assurer le paiement mensuel de toutes les cotisations des employés dans les délais spécifiés par l’État/le pays et la coordination
- S’assurer que les heures de caisse sont respectées, sauf validation contraire du responsable administratif.
- Toute autre tâche administrative déléguée par le responsable administratif/financier du projet.
- Assurer la clôture ponctuelle de la comptabilité à la fin de chaque période comptable
- Travailler dans la base de transit de Maiduguri et dans tout autre lieu assigné par le coordinateur du projet pour atteindre les objectifs du projet.
Exigences
- Éducation : Doit être titulaire d’un baccalauréat en administration des affaires avec spécialisation en ressources humaines, en comptabilité ou en finances
- Expérience : Doit avoir deux ans d’expérience professionnelle en administration ou en finance avec MSF ou toute autre ONG internationale.
- Doit démontrer une compréhension des lois du travail
- Expérience souhaitable avec MSF ou d’autres ONG internationales
Langue:
- Doit parler couramment l’anglais et le haoussa à l’écrit et à l’oral, et comprendre les langues
- parler dans l’État de Borno est un avantage
Connaissance
- Doit avoir des connaissances en informatique démontrant la maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel,
- PowerPoint, accès et Internet)
Compétences:
- Résultats
- Travail d’équipe
- Flexibilité
- Engagement
- Gestion du stress.
Rémunération
Selon l’échelle salariale MSF (contrat national).
