PATH est une organisation mondiale à but non lucratif qui œuvre pour l’équité en santé. Forte de plus de 40 ans d’expérience dans la création de partenariats multisectoriels et d’une expertise en sciences, en économie, en technologie, en plaidoyer et dans des dizaines d’autres spécialités, PATH développe et déploie à grande échelle des solutions innovantes aux défis sanitaires les plus urgents au monde.
Directeur des finances et des opérations, Programme
Ce poste, basé à Abuja (Nigeria) , supervisera les équipes finance, administration, approvisionnement, logistique et infrastructures. Le/la titulaire sera rattaché(e) au Représentant /Directeur Pays et aura un lien fonctionnel avec le Directeur des Opérations pour l’Afrique. Il/elle travaillera en partenariat avec la direction des autres bureaux de projet et les équipes régionales et internationales .
Responsabilités :
Leadership et gestion
- Élaborer, coordonner et mettre en œuvre des plans de gestion financière , de planification et d’analyse, ainsi que des plans d’opérations et d’administration afin d’assurer une prestation de services efficace et efficiente et de soutenir des activités de projet conformes.
- Diriger les équipes assignées, encadrer et développer les employés, en leur fournissant les conseils nécessaires.
- Assurer un personnel et un recrutement adéquats pour permettre la prestation de services en temps opportun ; faciliter et diffuser la définition des objectifs et les affectations d’équipe à l’appui des opérations du programme national et de la prestation des services programmatiques, en étroite collaboration avec la direction du pays et la direction des opérations régionales.
- Fournir un service client d’excellence et piloter l’amélioration continue des processus pour une prestation de services efficace et performante.
- Travailler en étroite collaboration avec la direction du pays et le directeur des opérations régionales pour développer et mettre en œuvre des stratégies et des améliorations visant l’excellence opérationnelle.
Gestion financière, planification et analyse
- Comptabilité : Superviser les processus comptables, y compris les dépenses, la paie, la conformité fiscale, les voyages et les débours, en assurant la prestation de services en temps opportun et le respect des politiques de PATH et des procédures locales.
- Collaborer avec la direction du pays et les équipes de projet pour élaborer et compiler des informations destinées aux rapports ponctuels et obligatoires pour les gouvernements, les donateurs et les autres parties prenantes.
- Garantir des rapports précis , complets et opportuns à des fins financières et légales.
- Point de contact principal avec les banques ; gérer les relations bancaires afin d’assurer une prestation de services efficace et rentable.
- S’assurer que des processus, des systèmes de suivi et de gestion adéquats en matière de sous-attribution sont en place et fonctionnent pour permettre l’émission, le compte rendu et le contrôle en temps opportun des sous-attributions.
- Budgétisation annuelle et par projet : Élaborer les budgets des programmes nationaux . S’assurer que les équipes Finance et PADM respectent les délais de budgétisation FP&A et que la planification et la budgétisation des projets et des subventions locales sont exactes et complètes, et que tous les budgets sont correctement téléchargés dans Business World (BW).
- Piloter le processus de prévision et les revues d’activité trimestrielles. Mettre à jour régulièrement les prévisions financières, en soulignant les principaux défis ou opportunités susceptibles d’influencer l’atteinte des objectifs.
- Encadrer les équipes PADM afin d’assurer la mise à jour régulière de toutes les prévisions dans BW et Salesforce . Recueillir les informations nécessaires et fournir des analyses à l’équipe FP&A.
- Gérer la paie et les taxes salariales locales , en veillant au respect des réglementations gouvernementales locales et de toutes les lois financières et fiscales, telles que l’impôt sur le revenu, la TVA, la retenue à la source et la sécurité sociale .
- Mettre en place des contrôles budgétaires adéquats et veiller à leur respect afin de garantir que toutes les dépenses soient correctement examinées et approuvées en fonction des codes de facturation appropriés.
- Fournir des rapports mensuels sur les performances financières, en conseillant et en mettant en œuvre des mesures correctives afin de garantir que les résultats réels soient conformes aux objectifs fixés.
- Soutien à la prise de décision financière : Apporter un soutien à l’équipe FP&A en matière de prise de décision financière afin d’optimiser, d’accroître l’efficacité et l’agilité de nos opérations et d’agir en tant que conseiller stratégique et de confiance auprès du directeur pays.
Administration et gestion des installations :
- L’équipe des opérations et des achats est chargée d’ élaborer ou de réviser les directives et exigences applicables à tous les bureaux et de veiller à ce que toutes les installations nécessaires soient en place et adéquates. Cela comprend un mobilier approprié et adapté, un système de réapprovisionnement des fournitures de bureau, ainsi que la sécurité du personnel.
- S’assurer que les bureaux répondent aux besoins du personnel (biens mobiliers et immobiliers et espaces extérieurs le cas échéant).
- Mettre en place, suivre et maintenir les activités et fonctions opérationnelles conformément aux politiques de PATH et aux exigences des donateurs.
- Appuyer la gestion des bureaux, des actifs, de la sûreté et de la sécurité de PATH sur tous les sites de PATH et veiller à ce que le registre des actifs soit à jour et exact en liaison avec les équipes concernées.
- Mettre en œuvre et maintenir des processus visant à garantir un environnement de travail sûr, sain et conforme aux normes pour tous les employés et visiteurs.
- Collabore avec le conseiller juridique , le directeur juridique et d’autres intervenants pour élaborer et exécuter des accords nécessitant un examen, tels que des accords de partenariat, des lettres de mission, des protocoles d’entente et des accords de collaboration.
- Collaborer avec les opérations régionales et évaluer régulièrement les besoins en transport des programmes nationaux et veiller à ce que des solutions appropriées soient mises en œuvre, notamment une gestion efficace de la flotte.
- Superviser le respect des politiques de voyage mondiales de PATH pour le personnel et concevoir, mettre en œuvre et maintenir des politiques de voyage spécifiques à chaque pays qui complètent les politiques mondiales .
- Gérer le personnel chargé de la mise en œuvre des politiques de voyage et de l’organisation des déplacements ; demander toutes les autorisations nécessaires pour les voyages.
- Examiner et souscrire une assurance responsabilité civile appropriée pour tous les bureaux et installations, ainsi qu’une assurance pour la flotte de véhicules et les actifs.
- Assurer la fourniture des autres services de base de bureau, notamment l’eau, l’assainissement, le nettoyage et l’entretien des espaces verts dans tous les bureaux occupés (le cas échéant ).
- Au besoin, travailler avec les équipes du Hub pour faciliter la mise en place de nouveaux bureaux de projet, y compris l’acquisition et l’aménagement d’espaces de bureaux, la négociation de baux, l’identification et l’acquisition de mobilier et d’accessoires, la stratégie de marque, etc.
- Collaborer avec les équipes de projet et les opérations régionales pour faciliter la clôture du projet, y compris l’élimination ou le déménagement approprié des actifs, la fermeture et la libération des espaces de bureaux.
- Examiner et mettre à jour trimestriellement un registre d’inventaire consolidé (registre des actifs) des équipements, du mobilier et de leur mise au rebut , en veillant à ce que l’inventaire soit effectué annuellement .
- Assurer l’entretien courant des bureaux et coordonner les travaux d’entretien majeurs avec le propriétaire .
Gestion des achats et des contrats :
- Superviser la fonction d’achat , en assurant la séparation des tâches, une concurrence adéquate et des sélections de fournisseurs rentables à l’appui des opérations du pays , en fournissant un leadership stratégique et un soutien pour un approvisionnement efficace et efficient .
- Garantir un soutien aux achats agile, efficace et axé sur le rapport qualité-prix, qui favorise une mise en œuvre efficace des programmes .
- Fournir des orientations opportunes et appropriées sur la politique, la stratégie et la mise en œuvre des achats dans l’ensemble des projets
- Accroître l’efficacité en développant des processus, des procédures et des pratiques exemplaires pour soutenir efficacement les programmes et les opérations dans tous les bureaux ; créer des indicateurs de performance et de responsabilisation.
- Diriger le processus d’appel d’offres et de préqualification en étroite collaboration avec l’ équipe des achats mondiaux et les opérations régionales.
- Veillez à ce que les échéanciers de clôture de tous les accords soient dûment exécutés dans les meilleurs délais et que tous les documents pertinents soient soumis et classés.
- Soutenir la mise en place d’ un ou plusieurs comités d’ examen des achats et veiller à leur bon fonctionnement .
- Prendre l’initiative de veiller à ce que tous les dossiers et registres d’approvisionnement soient mis à jour et tenus à jour par les équipes d’approvisionnement nationales.
- Coordonner la collecte des plans d’approvisionnement annuels des RPM et les consolider dans le plan pays .
- Développer et entretenir des relations solides avec les parties prenantes internes et externes afin de garantir une performance optimale.
- Collaborer, négocier et dialoguer avec les principaux fournisseurs et sous-traitants afin de garantir la livraison des biens et services dans les délais impartis.
- Participer au processus de vérification préalable des fournisseurs en étroite collaboration avec le responsable des achats mondiaux.
- Superviser le service des achats , fournir le soutien administratif nécessaire aux expéditions d’actifs et faciliter les exemptions, y compris fiscales, lorsque cela est possible.
- En étroite collaboration avec les chefs de projet et le responsable de la chaîne d’approvisionnement , veillez à ce que toutes les fournitures nécessaires au projet soient prêtes à être distribuées conformément aux dates de livraison convenues.
- Examiner les politiques et les seuils d’approvisionnement propres à chaque pays.
- S’assurer que tout le personnel est formé aux processus d’approvisionnement si nécessaire
Gestion des risques :
- Contrôles internes, audits et conformité fiscale : Travailler en étroite collaboration avec le directeur des opérations régionales pour développer et superviser les procédures locales et la conformité des contrôles internes aux politiques de PATH.
- Coordonner les audits légaux et le dépôt des déclarations annuelles auprès des autorités gouvernementales compétentes en étroite collaboration avec l’équipe comptable mondiale et les opérations régionales.
- Collaborer avec les opérations régionales et superviser tous les audits, en veillant à la mise en œuvre rapide des services d’audit et de fiscalité en partenariat avec les parties prenantes internes concernées et à l’exécution intégrale des conclusions et recommandations de l’audit interne.
- Appuyer la direction du pays et le directeur des opérations régionales dans la mise en place de la gouvernance et de la gestion nécessaires pour identifier, évaluer, atténuer et surveiller les risques opérationnels du CP .
- Travaille en étroite collaboration avec le service juridique (LA) , l’IAS et les opérations régionales pour assurer la conformité aux exigences légales en matière d’enregistrements, de licences et de gouvernement, y compris le dépôt des déclarations annuelles le cas échéant.
- Examiner et mettre à jour régulièrement les plans de gestion de la sécurité du PATH pour le pays, conformément au calendrier du PATH et en veillant à ce qu’ils soient respectés par tout le personnel.
- S’assurer que les politiques et stratégies de gestion des risques de l’organisation sont conformes aux normes établies et aux impératifs stratégiques.
- Assurez-vous que les polices d’assurance adéquates sont en place, mettez en œuvre des mesures de santé et de sécurité et élaborez des plans de continuité des activités pour limiter les risques et préparer des mesures d’atténuation.
- Participer et superviser les examens et évaluer les politiques de gestion des risques, en suggérant des améliorations.
- S’assurer que les mesures de contrôle de l’atténuation des risques sont mises en œuvre et fonctionnent efficacement dans les environnements et au sein de toute l’organisation .
- Contribuez à l’expansion du Hub et aux efforts d’enregistrement de nouveaux pays.
- Examiner les recommandations d’audit et veiller à la mise en œuvre des mesures correctives convenues. Informer la direction, les collègues du service financier et les responsables des constats récurrents .
Rapports et relations extérieures :
- Appuyer les représentants nationaux et les chefs de projet dans la collecte d’informations pour les rapports requis et la production de rapports destinés aux parties prenantes gouvernementales et aux donateurs.
- Avec le soutien de l’équipe chargée des rapports aux donateurs et des autres membres du personnel du siège, diriger l’élaboration et la soumission des rapports financiers exigés par les donateurs.
- Répondre aux demandes ponctuelles des donateurs, selon les besoins.
- Reporting – développer et gérer un outil de suivi des livrables.
- Échangez des connaissances et créez un réseau avec le personnel financier des organisations internationales afin de comprendre l’environnement économique, social et politique du pays.
Administration/Gestion des sous-contrats :
- Gérer les contrats de consultants, les ordres de travail et les sous-contrats et accords de sous-traitance nationaux, le cas échéant .
- Collaborer avec l’OGC et superviser l’élaboration et la mise en œuvre des sous-subventions et autres accords.
- Apporter un soutien aux équipes de projet des bénéficiaires de subventions en matière d’élaboration de plans de travail, de suivi des progrès, de suivi des dépenses, de préparation des rapports et de facilitation du respect par les bénéficiaires des termes de leurs accords.
Compétences et expérience requises :
- Formation : Licence (BSC/BA) en comptabilité, finance ou domaine connexe ; Master (MSc/MA/MBA) , certification professionnelle CPA /ACCA /CIMA essentielle .
- Expérience professionnelle : Plus de 10 ans d’expérience dans la gestion ou la direction d’équipes financières et opérationnelles au niveau national .
- Leadership : Aptitudes avérées en matière de leadership, avec une capacité à fournir des conseils et du soutien.
- Communication et collaboration : Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles. Capacité à collaborer efficacement avec diverses équipes et parties prenantes.
- Compétences organisationnelles : Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Sens financier aigu : Connaissance approfondie des principes de la finance et de la comptabilité, solides compétences en analyse et prévision financières. Esprit analytique et stratégique.
- Communication : Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
- Capacité à persuader et à influencer différents types de publics
- Compétences logicielles : Excellente maîtrise de MS Outlook, Word, Excel et des systèmes comptables ERP avancés. La connaissance d’Unit4 Business World et de Salesforce est un atout.
- Expérience au sein d’une ONG : Une expérience préalable au sein d’une ONG ou dans un environnement similaire est un atout considérable .
- Connaissance des bailleurs de fonds : La familiarité avec la gestion et la conformité des projets des bailleurs de fonds internationaux est un atout.
- Langues : Anglais obligatoire, français souhaité.
compétences en leadership
- Qualité des décisions : Prendre des décisions judicieuses et opportunes.
- Ingéniosité : sécuriser et déployer les ressources de manière efficace et efficiente.
- Planification et alignement (Priorisation) : Planification et priorisation du travail pour respecter les engagements en fonction des besoins organisationnels.
- Obtient des résultats : Obtient des résultats constants , même dans des circonstances difficiles.
- Collabore : Établit des partenariats et travaille en collaboration avec les autres pour atteindre des objectifs communs.
- Inspire confiance : gagner la confiance des autres par l’honnêteté, l’intégrité et l’authenticité.
- Adaptabilité situationnelle (agilité et flexibilité) : adapter son approche en temps réel pour répondre aux exigences changeantes des différentes situations.
- Le courage : oser aborder les problèmes difficiles, dire ce qui doit être dit même lorsque c’est impopulaire.
