Evidence Action a été officiellement lancée en 2013 afin de déployer à plus grande échelle des programmes dotés de modèles économiques durables et efficaces, et ainsi bénéficier à des millions de personnes. Evidence Action pilote et gère deux programmes incubés par Innovations for Poverty Action : Dispensers for Safe Water et l’initiative Deworm the World. Nous gérons également Evidence Action B…
Evidence Action recrute :
Agent, soutien à la gestion et opérations
Objectif du poste
- L’agent(e) travaillant avec le/la responsable des opérations pour l’Afrique de l’Ouest et l’Afrique centrale assurera la gestion et l’exécution de tâches administratives et de gestion de programmes confidentielles afin de garantir le bon déroulement des opérations du/de la directeur(trice) pour l’Afrique de l’Ouest et l’Afrique centrale. Par l’intermédiaire du/de la responsable des opérations, il/elle apportera un soutien direct au bureau du/de la directeur(trice) pour l’Afrique de l’Ouest et l’Afrique centrale, en gérant et en coordonnant toutes les questions administratives, les programmes financiers et les questions techniques nécessitant l’attention directe du/de la directeur(trice) pour l’Afrique de l’Ouest et l’Afrique centrale.
Fonctions et responsabilités
Coordination des réunions et des événements :
- Appui à la planification et à la coordination des conférences et événements, des réunions trimestrielles de la direction, des réunions de l’ensemble du personnel, des réunions de mobilisation des ressources et des réunions régulières à distance. Cela implique généralement l’élaboration ou la rédaction de l’ordre du jour, la prise et la synthèse des comptes rendus de réunion, ainsi que le suivi des actions à entreprendre.
- Élaborer des diapositives de présentation à utiliser lors des réunions.
Soutien administratif :
- Collaborer avec l’équipe financière pour rapprocher les avances, les dépenses, etc. du directeur pour l’Afrique de l’Ouest et centrale, et assurer le classement approprié de toute la documentation connexe ; gérer le ou les calendriers du directeur pour l’Afrique de l’Ouest et centrale.
- Assurer la liaison avec les équipes administratives du bureau pour organiser la logistique des déplacements, le cas échéant.
Communications internes :
- En étroite collaboration avec le personnel désigné, apporter un soutien, rédiger, corriger et relire les communications internes telles que les bulletins d’information, en veillant à leur clarté et à leur cohérence.
- Compiler et rédiger des rapports mensuels par pays, en mettant en lumière les réussites et les histoires d’intérêt particulier, et élaborer des récits captivants avec des éléments visuels.
- Appuyer la rédaction du bulletin trimestriel de la WCA et d’autres publications selon les besoins.
Soutien aux opérations :
- Assurer le bon fonctionnement des tâches administratives et opérationnelles quotidiennes du bureau de la WCA.
- Planification des réunions, gestion des calendriers et organisation des fichiers numériques et physiques.
- Assurer la logistique des événements, ateliers ou réunions de la WCA, notamment la réservation des salles, la préparation du matériel, les rafraîchissements et la gestion des participants.
- Contribuer à la gestion des fournitures de bureau de WCA et au bon fonctionnement du matériel de bureau, tout en participant à la compilation des dossiers de retraite.
- Saisie de données et tenue de registres précis pour diverses métriques opérationnelles de WCA.
Examens des politiques opérationnelles :
- Par l’intermédiaire du responsable des opérations, apporter un soutien au directeur pour l’Afrique de l’Ouest et centrale dans la révision, l’élaboration et/ou la synthèse des politiques opérationnelles, selon les besoins.
Autre:
- Fournir un soutien/des capacités d’urgence aux autres ministères du pays en fonction des besoins.
- Effectuer toute autre tâche qui pourrait être assignée de temps à autre, avec l’approbation du directeur des opérations, WCA.
Indicateurs clés de performance
- Projets spéciaux, réunions et événements, réalisés et livrés dans les délais convenus.
- Un système de stockage approprié pour tous les fichiers et documents est mis en place.
- Tous les rapports et comptes rendus, internes et externes, ont été remis à temps et avec exactitude.
- Rapprochement précis des dépenses, sans aucun problème d’audit ou de conformité.
- Gestion complète des plannings et des calendriers.
Exigences
Qualifications
- Un baccalauréat dans un domaine connexe et au moins 1 à 2 ans d’expérience professionnelle pertinente
- Maîtrise des technologies et expérience avérée dans l’utilisation d’une large gamme d’outils et de systèmes basés sur le cloud, notamment Google Apps (Docs, Sheets, Slides, Forms, etc.), Slack, etc.
- Excellentes compétences rédactionnelles, de présentation et de communication.
- Sens exceptionnel du détail, compétences en coordination et en organisation
- Esprit créatif, capacité d’apprentissage rapide, travailleur acharné, capable de communiquer clairement, de manière proactive et professionnelle, et de gérer les priorités de l’équipe et les échéances concurrentes.
- Doté d’une grande intelligence émotionnelle et capable de nouer et de gérer des relations professionnelles
