International Medical Corps (IMC) est une organisation humanitaire sans but lucratif zélée pour sauver les vies et alléger les souffrances par des programmes de soins de santé, de nutrition, des formations et de développement.
Fondée en 1984 par des volontaires médecins et infirmiers, International Medical Corps est une organisation non sectorielle, apolitique, volontaire et privée. Sa mission est de promouvoir les soins la qualité de la vie par des interventions sanitaires et des activités relatives aux de santé pour le renforcement des capacités des communautés locales à travers le monde.
RÉSUMÉ DU POSTE
Chargé(e) d’assister les services financiers et les autres membres de l’équipe dans l’accomplissement de diverses tâches financières et comptables. L’assistant(e) financier(ère) apportera son aide dans des domaines tels que la budgétisation, l’établissement de rapports financiers et la gestion du grand livre.
Le niveau du travail atteint peut varier en fonction de la complexité du portefeuille national, du nombre de facteurs d’influence et de leurs interdépendances. Au nombre des facteurs susceptibles d’influencer la complexité figurent la taille du programme national (valeur en USD et nombre de projets), la diversité des donateurs, l’interdépendance et les relations entre les projets, le nombre de sites sur le terrain, les parties prenantes, les ressources, le contexte national, etc.
Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Comptabilité et gestion financière
- Aider à la préparation des rapports financiers, y compris les états financiers mensuels et annuels, l’analyse des écarts et les rapports ad hoc, le cas échéant.
- Aide au traitement des factures, des dépenses et des paiements
- Traiter et rapprocher les transactions des comptes créditeurs et débiteurs, en temps voulu et avec précision. Mettre à jour et conserver l’analyse des comptes créditeurs et débiteurs, y compris la gestion des avances au personnel.
- Préparer et traiter les écritures du registre et du grand livre.
- Mettre à jour et conserver des registres des opérations avec mises à jour en temps réel de Cost Point. Effectuer l’opération de clôture mensuelle des comptes de trésorerie après validation du ou de la responsable financier(ère)
- Veiller à ce que toutes les pièces justificatives soient numérisées et téléchargées dans le fichier IMC Share à des fins d’examen par le ou la superviseur(se) et d’audit interne
- Veiller à ce que les comptes de trésorerie soient rapprochés quotidiennement ; procéder au comptage quotidien des liquidités en présence du ou de la responsable financier(ère) ou du ou de la gestionnaire financier(ère). Préparer et mettre à jour la situation de trésorerie quotidienne dans le système TMS d’International Medical Corps
- Aide à la préparation et au suivi des budgets
- Assurer la tenue de registres financiers précis et à jour, y compris le classement, l’archivage de documents financiers et la récupération de documents du service financier. Veiller à ce que les documents soient correctement classés, estampillés et disponibles aux fins de numérisation mensuelle
- Soutenir les autres membres de l’équipe dans l’accomplissement des tâches financières et comptables quotidiennes, le cas échéant.
- Collaborer avec d’autres services afin d’assurer la réalisation précise et en temps voulu des transactions et rapports financiers.
- Participer à des projets ad hoc confiés par le ou la gestionnaire financier(ère).
- Rendre compte des opérations d’approvisionnement afin de garantir l’adéquation des pièces justificatives, l’exactitude et le contrôle des paiements. Travailler en coordination avec le département logistique, le cas échéant.
Relations de travail
- Entretenir des échanges fréquents avec le ou la responsable financier(ère)afin de s’assurer que les activités et objectifs financiers sont communiqués
- Travailler avec le personnel chargé des programmes et de la logistique pour veiller à ce que la coordination des programmes soit conforme aux objectifs fixés dans le budget.
Représentation
- Participer à la production de rapports et veiller à la poctualité et à l’exactitude des informations fournies, ainsi qu’à la confidentialité des informations sensibles ;
- Contribuer à la création d’une image positive et à la crédibilité globale de l’organisation, notamment par l’application du code de conduite, de l’éthique, des valeurs et du point de vue de l’organisation à l’égard des acteurs internes et externes.
Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas essentiellement exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
- En règle générale, un diplôme universitaire de 4 ans en comptabilité ou en administration des affaires. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente peut être acceptée le cas échéant
- En règle générale, au moins un an d’expérience dans le secteur humanitaire
- Connaissance des principes comptables ; expérience des principes comptables généralement acceptés souhaités.
- Maîtrise de MS Word et Excel. Une expérience des systèmes comptables informatisés, de préférence des systèmes ERP (Costpoint), est un atout
- Expérience professionnelle au sein d’une grande équipe à l’échelle d’un service.
- Capacité à assumer ses responsabilités de manière autonome avec un minimum d’assistance technique au sein de l’organisation.
RÉSUMÉ DU POSTE
L’assistant(e) financier(ère) est chargé(e) d’apporter son soutien au service financier et aux autres membres de l’équipe dans diverses tâches liées à la finance et à la comptabilité. Il/Elle interviendra notamment dans l’élaboration du budget, les rapports financiers et la gestion du grand livre.
Le niveau de travail effectué peut varier en fonction de la complexité du portefeuille de pays, c’est-à-dire du nombre de facteurs influents et de leurs interdépendances. Parmi ces facteurs, on peut citer la taille du programme pays (montant en dollars et nombre de projets), la diversité des bailleurs de fonds, l’interdépendance et les liens entre les projets, le nombre de sites d’intervention, les parties prenantes, les ressources, le contexte national, etc.
Pour réussir dans ce poste, un individu doit être capable d’accomplir chaque fonction essentielle, avec ou sans aménagement raisonnable.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Gestion comptable et financière
- Participer à la préparation des rapports financiers, y compris les états financiers mensuels et annuels, l’analyse des écarts et les rapports ponctuels, selon les besoins.
- Aider au traitement des factures, des dépenses et des paiements
- Traiter et rapprocher les opérations des comptes fournisseurs et clients de manière rapide et précise. Mettre à jour et tenir à jour l’analyse des comptes fournisseurs et clients, y compris le suivi des avances au personnel.
- Préparer et traiter les écritures de journal et les écritures du grand livre.
- Mise à jour et tenue à jour des journaux de transactions avec les informations en temps réel dans Cost Point. Finalisation de l’opération de clôture mensuelle des comptes de trésorerie après validation par le responsable financier.
- S’assurer que tous les justificatifs sont numérisés et téléchargés dans le fichier IMC Share à des fins de vérification par le superviseur et d’audit interne.
- S’assurer que les comptes de trésorerie sont rapprochés quotidiennement ; effectuer un comptage quotidien de la caisse en présence du responsable financier ou du directeur financier. Préparer et mettre à jour le solde de trésorerie quotidien dans le système de gestion de la trésorerie d’International Medical Corps (TMS).
- Participer à l’élaboration et au suivi des budgets
- Tenir des registres financiers précis et à jour, notamment en classant, en archivant et en consultant les documents financiers. S’assurer que les documents sont correctement classés, estampillés et disponibles pour une numérisation mensuelle.
- Apporter un soutien aux autres membres de l’équipe dans leurs tâches quotidiennes de finance et de comptabilité, selon les besoins.
- Collaborer avec les autres services pour assurer la réalisation précise et ponctuelle des transactions et des rapports financiers.
- Participer aux projets ponctuels qui vous seront confiés par le responsable financier.
- Assurer la traçabilité des transactions d’approvisionnement afin de garantir une documentation justificative adéquate, l’exactitude des informations et le contrôle des paiements. Collaborer avec le service logistique, le cas échéant.
Relations de travail
- Maintenir une communication régulière avec le responsable financier afin de garantir la bonne communication des activités et des objectifs financiers.
- Collaborer avec le personnel des programmes et de la logistique pour garantir que la coordination des programmes respecte les objectifs budgétaires.
Représentation
- Participer à la production de rapports et veiller à l’exactitude et à la ponctualité des informations fournies, ainsi qu’à la confidentialité des informations sensibles ;
- Contribuer à la création d’une image positive et à la crédibilité globale de l’organisation, notamment par l’application de son code de conduite, de son éthique, de ses valeurs et de sa position à l’égard des acteurs internes et externes.
Effectuer toute autre tâche assignée. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Un diplôme universitaire de quatre ans en comptabilité ou en administration des affaires est généralement requis. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée.
- En règle générale, une expérience d’au moins un an dans le secteur humanitaire est requise.
- Connaissance des principes comptables ; expérience des principes comptables généralement admis souhaitée.
- Maîtrise de MS Word et Excel. Une expérience des systèmes comptables informatisés, de préférence des progiciels de gestion intégrée (ERP) comme Costpoint, est un atout.
- Expérience de travail au sein d’une grande équipe départementale.
- Capacité à assumer ses responsabilités de manière autonome avec un minimum de soutien technique de la part de l’organisation.
