International Medical Corps (IMC) est une organisation humanitaire sans but lucratif zélée pour sauver les vies et alléger les souffrances par des programmes de soins de santé, de nutrition, des formations et de développement.
Assistant, Approvisionnement_FR – (4449)
Fondée en 1984 par des volontaires médecins et infirmiers, International Medical Corps est une organisation non sectorielle, apolitique, volontaire et privée. Sa mission est de promouvoir les soins la qualité de la vie par des interventions sanitaires et des activités relatives aux de santé pour le renforcement des capacités des communautés locales à travers le monde.
Sous réserve d’un financement de Fonds Humanitaire, IMC cherche à recruter un(e) « Assistant, Procurement » qui sera basé(e) à KANIOLA.
Description de l’emploi
RÉSUMÉ DU POSTE
L’assistant(e) aux achats est responsable du traitement des activités d’approvisionnement assignées, conformément aux politiques et procédures d’International Medical Corps, aux réglementations des donateurs et du pays hôte.
Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Veiller à ce que l’ensemble des activités d’approvisionnement assignées soient effectuées de manière éthique et transparente, conformément aux règles et réglementations applicables, en s’assurant du meilleur rapport qualité-prix.
• Veiller à ce que les actions d’approvisionnement assignées soient documentées, correctement classées et prêtes pour les audits.
• Veiller à ce que le suivi des achats pour la demande d’achat assignée soit à jour et à disposition des parties implique.
• S’assurer que les fournisseurs sont enregistrés / contrôlés avant de passer commande et que leurs performances sont surveillées.
• Responsable de l’acquisition rapide et transparente d’équipements, de fournitures et de services, du soutien et de la mise en œuvre du programme, tout en garantissant le respect des procédures et réglementations d’IMC, du gouvernement hôte et des donateurs.
• Garantit le respect d’une concurrence ouverte, transparente, éthique et libre dans toutes les activités d’approvisionnement menées dans le mais d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
• S’assurer que les fournisseurs sont enregistrés, évalués, sélectionnés et préqualifiés (selon les besoins) avant de passer commande.
• S’assurer que les performances des fournisseurs sont documentées pour les achats assignés.
• Assurer une sollicitation d’offres en temps opportun par rapport à la demande d’achat sélectionnée et aux critères de sélection définis.
• Responsable des processus d’appel d’offres attribuées, y compris l’examen des demandes d’achat, la sollicitation de devis, la collecte de devis, la comparaison des offres ou le support de leurs évaluations et la passation de commandes autorisées.
• S’assurer que la documentation d’approvisionnement complète et conforme est soumise pour examen et approbation.
• Entretient des relations commerciales positives et éthiques avec les fournisseurs.
• Assurer des mises à jour régulières du suivi des achats pour les demandes d’achat assignées.
• S’assurer que les documents requis pour traiter les contrôles de quantité et de qualité (y compris les échantillons, le cas échéant) sont disponibles en temps opportun auprès du personnel chargé de traiter le décompte et le contrôle de qualité au moment de la remise des produits ou des services.
• Vérifier les factures reçues des fournisseurs par rapport à la commande certifiée et à la confirmation de livraison.
• Veille à ce que les demandes de paiement soient envoyées au service financier dans les délais impartis, conformément aux conditions de paiement de la commande.
• Partager les commentaires des demandeurs/utilisateurs et des partenaires commerciaux/fournisseurs avec le/la superviseur(se).
• Assurer l’utilisation correcte du catalogue d’articles dans les activités d’approvisionnement.
Conformité, audit et contrôles associés
- Responsable de la conformité des actions effectuées avec les politiques et procédures d’IMC, les règles applicables des donateurs et les lois et réglementations locales.
• Mettre en œuvre des mesures d’atténuation liées aux achats attribués, en collaboration avec le/la superviseur(se).
• Maintient des systèmes de classement précis à l’aide d’enregistrements documentés et vérifiables des transactions et rapports d’approvisionnement.
• Assurer la soumission en temps opportun ou la disponibilité des informations requises pour les rapports obligatoires.
• Garantit les exigences de conformité à l’exportation pour toutes les actions d’approvisionnement assignées, le cas échéant.
Prévention de la fraude
- S’engager à prévenir, détecter, signaler et réduire les risques de fraude, conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales.
Système d’information et de gestion logistique (SIGL)
- S’assurer d’utiliser toutes les solutions logicielles avec précision et conformément aux lignes directrices d’IMC.
Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas essentiellement exhaustives.
Exigences du poste
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Généralement, un diplôme en logistique, en chaîne logistique, en gestion des transports ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente peut être acceptée le cas échéant.
- Généralement, 6 mois d’expérience dans les achats et/ou la logistique.
- Bonnes compétences relationnelles et esprit d’équipe.
- Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes d’IMC.
- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral.
- Diplômes ou cours de formation pertinents.
- Connaissance de MS Office, y compris MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
- Bonnes compétences interpersonnelles.
- Capacité à travailler de manière participative avec le personnel pour évaluer les besoins, mettre en œuvre et les activités.
- Capacité à bien s’intégrer et travailler au sein d’une équipe multiethnique et multiculturelle.
- Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des zones reculées.
RÉSUMÉ DU POSTE
L’assistant(e) aux achats est responsable du traitement des activités d’approvisionnement qui lui sont assignées, conformément aux politiques et procédures d’International Medical Corps, aux réglementations des donateurs et du pays hôte.
Pour réussir dans ce poste, un individu doit être capable d’accomplir chaque fonction essentielle, avec ou sans aménagement raisonnable.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Veiller à ce que toutes les activités d’approvisionnement assignées soient réalisées de manière éthique et transparente, conformément aux règles et réglementations applicables, afin d’optimiser les dépenses.
- S’assurer que les actions d’approvisionnement assignées sont documentées, correctement classées et prêtes pour un audit.
- Garantir que le suivi des approvisionnements pour les demandes d’achat assignées est à jour et accessible aux parties prenantes.
- S’assurer que les fournisseurs sont enregistrés et vérifiés avant toute commande et que leurs performances sont suivies.
- Assurer l’acquisition rapide et transparente des équipements, fournitures et services nécessaires au soutien et à la mise en œuvre des programmes, tout en garantissant la conformité aux procédures et réglementations d’IMC, du gouvernement hôte et du donateur.
- Garantir le respect des principes de concurrence ouverte, transparente, éthique et libre dans toutes les activités d’approvisionnement menées, dans le but d’optimiser les dépenses.
- S’assurer que les fournisseurs sont enregistrés, évalués, sélectionnés et préqualifiés (le cas échéant) avant toute commande.
- S’assurer que les performances des fournisseurs sont documentées pour les approvisionnements assignés.
- Garantir le lancement rapide des appels d’offres conformément aux demandes d’achat approuvées et aux critères de sélection définis.
- Responsable des processus d’appel d’offres assignés, incluant l’examen des demandes d’achat, la sollicitation et la collecte des devis, la comparaison des offres, l’appui à leur évaluation et la passation des commandes autorisées.
- S’assure que la documentation d’achat est complète et conforme aux exigences pour examen et approbation.
- Maintient des relations commerciales positives et éthiques avec les fournisseurs.
- Assure la mise à jour régulière du tableau de suivi des achats assignés.
- S’assure que les documents nécessaires au traitement des contrôles de quantité et de qualité (y compris les échantillons, le cas échéant) sont disponibles en temps voulu pour le personnel chargé du comptage et du contrôle qualité lors de la livraison des biens ou services.
- Vérifie la conformité des factures fournisseurs reçues avec la commande approuvée et la confirmation de livraison.
- S’assure de la transmission en temps voulu des demandes de paiement au service financier, conformément aux conditions de paiement des commandes.
- Transmet les commentaires des demandeurs/utilisateurs et des partenaires commerciaux/fournisseurs à son supérieur.
- S’assure de la bonne utilisation du catalogue de produits dans les activités d’achat.
Conformité, audit et contrôles connexes
- Garantit la conformité des actions menées avec les politiques et procédures d’IMC, les règles des bailleurs de fonds et la réglementation locale.
- Met en œuvre des mesures d’atténuation relatives aux achats assignés, en collaboration avec son supérieur hiérarchique.
- Maintient des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables des transactions et rapports d’achat.
- Assure la soumission en temps voulu ou la disponibilité des informations requises pour les rapports obligatoires.
- Garantit la conformité aux exigences d’exportation pour tous les achats assignés, le cas échéant.
Prévention de la fraude
- Engagé dans la prévention, la détection, le signalement et la réduction des risques de fraude conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales.
Système de gestion et d’information logistique (LMIS)
- Veille à utiliser les solutions logicielles avec précision et conformément aux directives d’IMC.
Effectuer toute autre tâche assignée. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Diplôme en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, gestion des transports ou domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée.
- Expérience de 6 mois minimum dans les achats et/ou la logistique.
- Bonnes aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe.
- Adhésion et compréhension des objectifs, valeurs et principes d’IMC.
- Maîtrise de l’anglais écrit et oral.
- Qualifications ou formations pertinentes.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)
- Capacité à travailler en collaboration avec le personnel pour évaluer les besoins, mettre en œuvre et suivre les activités.
- Capacité à s’intégrer et à travailler efficacement au sein d’une équipe multiculturelle et multiethnique.
- Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des régions isolées.
Exigences techniques ou linguistiques supplémentaires / Exigences techniques ou linguistiques supplémentaires
- Maîtrise de l’outil informatique avec des compétences et connaissances requises et approfondies du logiciel MS Office (Word, Outlook, Excel et PowerPoint). 2. Capacité à effectuer plusieurs tâches mais avec bon rendement dans un lieu à ressource limitée. 3. Capacité à vivre dans des conditions rudimentaires 4. Savoir s’exprimer en langue locale NB Les candidatures féminines sont vivement encouragées. A compétence égale, la candidature féminine sera privilégiée. Le poste n’est pas éligible à la relocalisation.
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