Plan International est présent depuis 2024 avec un bureau de coordination à N´djamena et un bureau terrain à Adré. L’organisation travaille en étroite collaboration avec des ONG locales et des organisations communautaires afin de garantir une réponse efficace et adaptée aux besoins des populations vulnérables. Grâce à son expérience et à son engagement auprès des communautés, notamment à travers des programmes d’éducation et de protection de l’enfant en situation d’urgence, Plan International Tchad a mis en œuvre des interventions combinant l’humanitaire et le développement selon une approche nexus.
Plan International Tchad dispose d’un bureau de coordination à N’Djamena et d’un bureau terrain à Adré.
Dans le cadre de la mise en œuvre des activités, nous recrutons :
POSTE 1 : Un.e Officier de la logistique et de l’administration
Lieu d’affectation : N’Djaména
Prise de service : Dès que possible
Nature du contrat : CDD jusqu’au 30 juin 2026 de droit Tchadien et renouvelables selon la performance et la disponibilité budgétaire
NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées
DIMENSION DU POSTE
Sous la supervision du supply chain manager, l’officier de la logistique et de l’administration est principalement responsable de la gestion de la flotte, des actifs, des stocks, des visiteurs, des locaux, de l’organisation des réunions ainsi que de l’administration générale. À ce titre, le/la titulaire du poste apporte un appui technique aux équipes des bureaux terrain, en fonction des besoins, dans l’ensemble de ces domaines.
RESPONSABILITÉS
- Gestion des actifs
- Veiller à ce que les actifs du pays soient correctement étiquetés, suivis et gérés tout au long de leur cycle de vie.
- Tenir à jour un registre consolidé des actifs du pays et coordonner une mise à jour mensuelle des mouvements d’actifs avec les localités pour garantir que les registres sont régulièrement mis à jour sur tous les sites.
- Partager une situation trimestrielle sur la situation des actifs du Plan Tchad avec toutes les parties impliquent à différents niveaux et signaler tous les problèmes ou points nécessitant une attention particulière.
- Coordonner le comptage physique semestriel et de clôture de fin d’année des actifs et fournir au responsable de la chaîne d’approvisionnement un rapport consolidé du registre montrant tous les points d’attention sur les problèmes, les lacunes constatées lors du comptage.
- Soumettre au responsable de la chaîne d’approvisionnement une liste mise à jour des actifs à éliminer/céder après chaque vérification physique semestrielle et annuelle
- S’assurer que les données historiques des actifs sont traçables et conservées dans des dossiers d’actifs avec des fiches individuelles. Chaque actif doit posséder la carte signée par l’utilisateur ou dépositaire actuel.
- Veiller à ce que tout dommage ou perte d’actif soit clairement documenté avec un rapport d’incident clair et mentionné dans le registre.
- Fournir au département financier toutes les informations requises sur les actifs pour la clôture de l’année fiscale
-
Gestion de la flotte
- Agir en tant que point focal national du système de gestion de flotte (tracpoint). A cette qualité, veillez à ce que la qualité et les études complètes des données soient enregistrées dans le système tracepoint en tout moment et sur tous les sites.
- S’assurer que tous les véhicules sont suivis par GPS et que tous les appareils GPS ne fonctionnent pas soit déclarés et corrigés.
- S’assurer que tout nouvel actif de la flotte est enregistré à temps dans tracpoint et que la liste de la flotte est tenue à jour dans le système tracpoint.
- Assurer la formation du personnel sur le tracpoint, les outils et les modèles liés à la gestion de la flotte, conformément aux normes et manuels de Plan international.
- S’assurer que Plan Tchad atteint et maintient les conformités aux indicateurs clés de performance (KPI) de la flotte sur les sites.
- S’assurer que les conducteurs ont reçu des formations appropriées comme le 1er soins, la sécurité incendie, la conduite défensive et que les contrôles médicaux annuels sont effectués particulièrement d’acuité visuelle.
- S’assurer que tous les générateurs et autres matériels de fourniture d’énergie dans les locaux sont bien entretenus et utilisés efficacement
- Effectuer une analyse mensuelle des consommations de carburant et de la maintenance des véhicules et informer le responsable de la chaîne d’approvisionnement sur tout problème nécessitant une attention ou une action particulière.
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Réception et gestion de stock
- S’assurer que les biens achetés au bureau de la coordination (Ndjamena) sont reçus conformément aux procédures et outils de l’organisation
- Assurer les expéditions des matériels vers les sites et les bureaux terrains dans le respect des exigences de l’organisation
- Faire MIGO dans le système SAP une fois les matériaux reçus
- S’assurer que tous les biens et matériaux sont stockés au bureau de coordination (Ndjamena) sont dans un endroit sécurisé et contrôlé d’accès.
- Assurer la gestion des mouvements (entrées/sorties) des articles stockés au bureau de coordination (Ndjamena) à l’aide des documents appropriés, y compris le rapport de stock disponible.
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Administration
- Veiller à ce que les bureaux, les maisons des visiteurs et les logements de Plan soient aux bonnes normes en termes de propreté et d’entretien.
- Superviser/faciliter l’organisation de conférences/ateliers et les visites.
- Prendre des mesures proactives pour les réparations et l’entretien des bureaux
- S’assurer qu’une gestion efficace des demandes de voyage internes et externes (sur le terrain, à l’extérieur du pays), y compris la réservation d’hôtel et de billet d’avion, les visas et toutes les dispositions pertinentes sont en lieux.
- Coordination des arrangements logistiques pour le personnel international de manière proactive
- Autres
- Identifier les goulots d’étranglement des processus dans ses domaines et proposer des solutions
- Superviser l’assistant logistique réceptionniste
- Adhérer à toutes les règles et réglementations pertinentes et veiller à ce que ces règles soient respectées.
- Veiller à ce que les politiques mondiales du Plan International pour la protection des enfants et des jeunes, l’égalité des genres et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique.
EXPERTISE TECHNIQUE ET CONNAISSANCES
- Titulaire d’un diplôme universitaire au moins BAC+3 en Administration des Entreprises, Logistique et Achats ou chaîne d’approvisionnement
- Avoir une expérience confirmée d’au moins 3 ans dans un poste de Logistique et de la chaîne d’approvisionnement.
- Avoir une bonne connaissance des politiques, procédures et pratiques de gestion administrative du milieu des ONG internationales. La connaissance des procédures administratives de Plan International sera appréciée.
- Avoir une bonne connaissance de l’environnement de travail des ONG
- Bonne connaissance des législations administratives et fiscales du Tchad
Aptitudes
- Compétences en résolution de problèmes, capacité de prise de décision, compétences organisationnelles, état d’esprit procédural, capacité à établir des priorités, compréhension des principes de gestion de la qualité, souci du détail, capacité à analyser les données et à comprendre les liens, capacité de gestion, expérience en gestion logistique préférée, l’expérience peut souvent se substituer à l’éducation
- Grande capacité de concentration et d’organisation,
- Bonnes capacités d’écoute et de conseil,
- Excellente qualité de communication écrite et orale en français, la connaissance de l’anglais sera un plus
- Une connaissance pratique de SAP sera appréciée
- Bonne connaissance de la langue locale,
- Forte capacité à utiliser des logiciels de gestion financière, du traitement de texte et des feuilles de calcul EXCEL, ACCESS
Comportements
- Être capable de travailler dans un environnement multiculturel,
- Être capable de travailler en équipe
- Être capable de travailler sous pression,
- Être rigoureux et avoir le sens du détail
