FHI 360 est une organisation internationale de développement avec une approche rigoureuse et fondée sur des données probantes. Notre personnel professionnel compte des experts en santé, nutrition, éducation, développement économique, société civile, environnement et recherche.
FHI 360 recrute une Assistante Personnes et Culture
Fonction de base
L’assistant(e) Ressources Humaines et Culture (P&C) assure le soutien administratif et transactionnel des opérations Ressources Humaines et Culture (P&C) du bureau de Maiduguri. Il/Elle est responsable de la tenue des dossiers du personnel, du soutien aux activités de recrutement et d’intégration, de la coordination logistique des formations et de l’assistance à la gestion de la paie et des avantages sociaux. Il/Elle assure un service client de haute qualité au personnel et veille au respect des politiques, procédures et réglementations locales du travail en matière de P&C.
Fonctions et responsabilités :
- Soutenir les processus de recrutement et organiser les entretiens, assurer la liaison avec les candidats et administrer les formulaires de candidature selon les besoins et effectuer des vérifications de références,
- Suivi des approbations pour tous les documents P&C tels que la signature des formulaires de demande, des lettres contractuelles et d’autres documents.
- Impression des cartes d’identité des nouveaux embauchés et envoi des formulaires complétés au service informatique pour les adresses e-mail
- Préparer les contrats de travail, de stage et d’employé et assurer le suivi pour obtenir la documentation requise
- Accompagner l’ensemble du cycle de vie des employés administratifs, de leur entrée à leur sortie
- Gérer le classement et l’archivage des documents (archivage papier et électronique)
- Organiser l’intégration administrative des nouveaux arrivants (briefing du nouveau personnel sur les politiques et procédures P&C)
- Responsable du suivi des rapports P&C, création et mise à jour d’informations, de rapports et de listes de contrôle spécifiques P&C (liste des employés, effectif, listes de contrôle d’entrée/sortie, rotation, etc.)
- Soutien sur des projets ponctuels pour renforcer la collaboration/ le partage d’informations entre les équipes P&C, Finance et IT et contribuer à renforcer les services de support généraux globaux
- Aider à la préparation des lettres de présentation, des lettres de transfert et de la correspondance externe à des fins de contrôle.
- Rechercher des opportunités d’amélioration de l’efficacité de l’administration des P&C
- A effectué toute autre tâche assignée.
Compétences et aptitudes
- Excellentes compétences en communication, en présentation et en relations interpersonnelles.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais.
- Excellentes compétences en planification et en organisation, avec des compétences administratives avérées et une connaissance des pratiques, des procédures et des systèmes administratifs de bureau, y compris les systèmes de classement.
- Connaissance des pratiques en ressources humaines. Capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes dans un environnement en constante évolution, à respecter les délais et à travailler sereinement sous pression.
- Solides compétences en coordination et en gestion du temps.
- Solides compétences en travail d’équipe avec la capacité à la fois de soutenir ses collègues et de demander de l’aide au besoin.
- Haut niveau de confidentialité.
- Intégrité-Honnête encourage l’ouverture et la transparence, démontre les plus hauts niveaux d’intégrité.
- Capacité à rédiger des documents bien rédigés et présentés de manière professionnelle.
- Expérience informatique – Maîtrise de Microsoft Office et des applications de bases de données.
- Engagement envers la mission, la vision et les valeurs de FHI 360
Qualifications et expérience minimales
- Baccalauréat en gestion des ressources humaines, en administration des affaires/administration publique ou équivalent avec 1 à 3 ans d’expérience administrative pertinente, de préférence dans un environnement international P&C établi.
- Une expérience réussie dans des environnements multiculturels est un avantage.
- Être membre d’un organisme professionnel des RH est un avantage.
