Cooperazione Internazionale (COOPI) est une organisation non gouvernementale humanitaire italienne fondée à Milan en 1965. Forte de plus de 50 ans d’un soutien à long terme et d’une présence constante sur le terrain, COOPI s’est engagée à briser le cycle de la pauvreté et à répondre à des urgences spécifiques dans de nombreux secteurs, notamment la sécurité alimentaire, l’aide humanitaire, la santé, les services socio-économiques, l’eau et l’assainissement, les droits de l’homme, l’éducation et la formation, les migrations et l’énergie durable.
COOPI a débuté ses opérations dans le nord-est du Nigéria en juillet 2014 afin d’évaluer rapidement les principales difficultés rencontrées par les personnes déplacées internes (PDI) suite à la crise alimentaire et à l’insurrection de Boko Haram dans le bassin du lac Tchad. En 2021, l’organisation a étendu ses activités aux régions du nord-ouest, de Sokoto et de Kaduna , en se concentrant sur la réduction des risques de catastrophe et le renforcement de la résilience des communautés touchées par les catastrophes naturelles. COOPI vise à répondre aux besoins les plus fondamentaux et urgents des communautés affectées par les conflits. COOPI apporte une réponse d’urgence multisectorielle aux PDI, aux rapatriés et aux populations d’accueil, en mettant l’accent sur la sécurité alimentaire, la nutrition, la protection et l’éducation. Son principal domaine d’intervention est l’État de Yobe, mais elle intervient également dans les États de Kaduna et de Sokoto, au nord-ouest du Nigéria, où elle met en œuvre des programmes de réduction des risques de catastrophe. COOPI met actuellement en œuvre des projets financés par des agences des Nations Unies, l’USAID et le FCDO.
Description du rôle
Au niveau de la mission, le coordonnateur logistique pays, avec son équipe dédiée, est responsable de toutes les activités logistiques et de sécurité dans le pays. Il joue un rôle de soutien, de conseil et de suivi auprès des chefs de projet et des assistants logistiques dans les provinces afin de garantir que les procédures et règles de COOPI relatives aux achats, à la logistique, à l’archivage de documents, à la gestion des équipements et au stockage des actifs, ainsi qu’à la gestion des risques (sécurité, santé, fraude) soient connues, comprises et respectées. Le renforcement des capacités est un aspect essentiel de ce poste.
Responsabilités
Assurer la coordination logistique du pays
- Mettre en œuvre, assurer le suivi ou valider (selon le cas) les procédures d’approvisionnement, la fourniture de biens/services, les systèmes de transport et l’organisation technique du travail de tous les bureaux de terrain COOPI dans le pays, tels que définis par les procédures ;
- Assurer la gestion pratique et administrative des entrepôts et des stocks de biens durables appartenant à COOPI et acquis dans le cadre du projet ;
- Coordonner la fonction logistique du pays au niveau de la coordination nationale et assurer le suivi/le soutien des bases opérationnelles ;
- Assurer la planification et l’organisation de toutes les activités logistiques au niveau national ;
- Assurer le bon fonctionnement de la logistique en termes de qualité et de quantité, à tous les niveaux et conformément aux procédures ;
- S’assurer que les bases de données de prix/fournisseurs sont à jour et régulièrement comparées à celles d’organisations similaires ;
- Fournir, à la demande du coordonnateur pays, des données actualisées sur les coûts et la situation du parc de véhicules et d’équipements en vue de l’établissement de nouveaux budgets ;
Garantir l’application et la mise en œuvre des procédures d’approvisionnement
- Veiller au niveau national à la bonne application des procédures – COOPI et donateurs – concernant l’acquisition de biens et de services (y compris la planification et la documentation nécessaire) ;
- Surveiller les performances des fournisseurs conformément aux normes COOPI ;
- Assurer un suivi rigoureux de la livraison et de l’archivage de tous les documents produits dans le cadre de l’acquisition de biens/services, tant au niveau national qu’international ;
- Vérifier et participer, si nécessaire, au processus de sélection des fournisseurs de biens et de services et à l’attribution des marchés publics et des contrats-cadres , dans un souci de transparence et de cohérence ;
- Fournir un soutien adéquat en ce qui concerne l’élaboration du plan d’approvisionnement du projet ;
- Utilisez le logiciel COOPI pour surveiller la gestion et l’archivage des numérisations de documents qui constituent les procédures du logiciel.
Coordination et gestion du parc automobile
- Pour assurer la coordination, veiller à la gestion administrative et opérationnelle du parc de véhicules, des machines et des générateurs électriques ;
- Sur le terrain, surveiller et contrôler la bonne gestion administrative et opérationnelle du parc de véhicules, des machines et des générateurs électriques, à la fois par le biais de rapports logistiques mensuels et de visites sur le terrain ;
- Sur la base de rapports logistiques mensuels ou par le biais d’inspections sur le terrain, vérifiez que l’entretien et la réparation des véhicules sont effectués correctement et que les rapports de suivi et les contrôles périodiques sont effectués correctement ;
- Veiller au respect des procédures de l’organisation et des réglementations nationales en matière d’utilisation des véhicules et des machines.
Gestion d’actifs
- Elle est chargée de surveiller les biens durables en coordination grâce à l’utilisation des outils fournis par le Manuel de logistique COOPI ;
- Assurer le suivi des biens durables sur le terrain à l’aide des outils fournis par le manuel logistique COOPI ;
- Veiller à ce que les biens durables soient correctement entretenus et qu’il existe des règles concernant leur utilisation appropriée dans le pays ;
- Effectuer des mises à jour régulières des inventaires de coordination et de projet sur le terrain : vérifier par l’analyse du suivi des équipements ou lors de visites sur le terrain.
Gestion des stocks
- Effectuer – et assurer sur la base de – le suivi des entrepôts de stockage et l’utilisation des outils de reporting en analysant le suivi des stocks dans le rapport logistique mensuel ou lors de visites sur le terrain ;
- S’assurer que toutes les marchandises sont incluses dans l’inventaire et contrôlées à l’entrée et à la sortie de l’espace de stockage conformément aux procédures COOPI, ainsi que leur identification et leur affectation à COOPI ou à un projet spécifique.
Gestion et maintenance des systèmes informatiques
- En coordination, assurer la gestion de l’installation, de la maintenance et de la surveillance des équipements informatiques, de communication, radio (HF, VHF) et satellitaires ;
- Fournir une formation et un soutien adéquats au personnel concernant les procédures d’utilisation du matériel susmentionné.
Sécurité
- Elle est chargée de gérer la sécurité des actifs et des biens de l’organisation ;
- Collaborer et assister le coordinateur pays / les chefs de projet sur les aspects de sécurité du personnel expatrié et local ;
- Élaborer et mettre en œuvre un plan de sécurité spécifique et des procédures opérationnelles standard (POS) pour les bases de compétence ;
- Fournir une assistance et un soutien pour l’élaboration des plans de sécurité et des procédures opérationnelles standard (POS) des bases ;
- Contribuer à la collecte d’informations sur la sécurité et mettre en œuvre des actions et des mécanismes préventifs ;
- Assurer la diffusion des procédures de sécurité en programmant des séances d’information pour les nouveaux employés et des mises à jour régulières pour l’ensemble du personnel ;
- En coordination et sur les bases, en coopération avec le personnel sur le terrain, assurer des conditions de sécurité adéquates pour les biens et les actifs de l’organisation.
Assurer la gestion du personnel
- Coordonner, superviser et évaluer le personnel dans une relation hiérarchique ;
- Organiser la formation du personnel logistique travaillant sur les projets nationaux (identification des faiblesses de l’équipe et formation ciblée) ;
- S’assurer du respect des procédures d’autorisation de résidence et/ou d’entrée dans le pays ;
- Assurer l’accueil du personnel de COOPI à l’aéroport et organiser l’hébergement du personnel expatrié.
Assurer le reporting et la documentation logistiques
- S’assurer que tous les rapports relatifs au secteur de la logistique sont produits conformément aux procédures COOPI et aux règles du pays (gestion des véhicules et des marchandises, approvisionnements, achats, entreposage, rapports sur le personnel, etc.).
Relations institutionnelles
- Au nom du coordonnateur national, représenter l’organisation lors des réunions du groupe logistique et des séances d’information sur la sécurité (INSO, UNDSS, ambassades, etc.).
Exigences
ESSENTIEL
- Diplôme en logistique ou études supérieures ou certification LLA (Logistics Learning Alliance) en logistique humanitaire ;
- Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans le domaine de la logistique humanitaire ;
- Expérience préalable d’au moins 1 à 2 ans en coordination logistique dans des organisations similaires (en termes de taille et de contraintes) ;
- Connaissance indispensable de la langue anglaise ;
- Bonne maîtrise des logiciels courants ;
- Solides compétences organisationnelles ;
- Capacité à motiver et à accompagner les équipes en situation d’urgence ;
- Bonne condition physique et capacité à voyager et à séjourner dans des zones reculées ou dangereuses ;
- Excellentes aptitudes à la négociation et à la communication ;
- Orientation vers les résultats, volonté d’amélioration, créativité, esprit d’initiative ;
- Intérêt pour la formation, le soutien et le conseil aux équipes multiculturelles ;
- Capacité à travailler sous pression et de manière autonome.
SOUHAITABLE
- Capacité à travailler sous pression et de manière autonome ;
- Expérience antérieure au Nigéria.
Nous nous réservons le droit de clore l’offre d’emploi avant la date limite de dépôt des candidatures, dès réception d’un nombre suffisant de candidatures. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
