Jhpiego, filiale de l’Université Johns Hopkins, est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne pratiquant aucune discrimination fondée sur le sexe, l’état civil, la grossesse, l’origine ethnique, la couleur de peau, l’origine nationale, l’âge, le handicap, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, le statut d’ancien combattant, toute autre caractéristique protégée par la loi ou tout autre critère professionnel non pertinent. Jhpiego promeut la discrimination positive pour les minorités, les femmes, les personnes handicapées et les anciens combattants.
POSTE 1 : Responsable des finances et des opérations
Jhpiego recrute un(e) Responsable Finances et Opérations qui pilotera la gestion financière et opérationnelle du bureau Jhpiego au Sénégal. Il/Elle sera chargé(e) de répondre aux besoins financiers quotidiens du bureau et d’assurer le bon fonctionnement des opérations. Il/Elle gérera la communication financière avec le siège de Jhpiego et les autres collaborateurs concernés (Jhpiego, partenaires et bailleurs de fonds) afin de garantir une gestion financière rigoureuse, un suivi attentif des opérations du projet et le respect des politiques et procédures en vigueur. Le/La Responsable Finances apportera également son soutien aux sous-bénéficiaires locaux en matière de gestion financière, selon leurs besoins.
Responsabilités
- Sous la supervision du chef de projet, assurer la mise en œuvre financière globale, y compris les contrôles et les normes. Mettre en place et maintenir un système de contrôle rigoureux afin de garantir l’exactitude des rapports financiers. Apporter un soutien aux activités de démarrage et de clôture des projets, selon les besoins.
- Diriger les opérations financières des projets et du bureau de pays du Sénégal, y compris les rapports financiers, la vérification des chèques et des bons de paiement, et fournir un soutien financier pour la distribution des fonds destinés aux ateliers ou aux activités.
- Former, encadrer et superviser le responsable des achats et le responsable administratif et financier dans les fonctions financières, notamment la budgétisation, la paie, QuickBooks, la préparation des rapports et le suivi des dépenses, afin de développer les compétences et d’assurer une performance optimale de l’unité.
- Superviser la préparation des rapports financiers mensuels – y compris le rapport des dépenses QuickBooks (QBE) (compte de résultat), les provisions et projections mensuelles, les mouvements de devises étrangères, les rapprochements bancaires et autres rapports pertinents – pour examen et approbation par le directeur de projet.
- Assurez-vous que les dépenses du projet facturées dans QuickBooks correspondent aux budgets approuvés ou disposent des approbations nécessaires pour la facturation.
- Assurer le suivi des dépenses et des taux de consommation de tous les programmes en collaboration avec l’équipe Jhpiego US. Vérifier toutes les dépenses réalisées dans le pays et élaborer des projections et autres rapports financiers pour la prise de décision par la direction. Garantir l’intégrité financière des données, effectuer les vérifications préalables nécessaires (QBE) et assurer le suivi.
- Gérer le suivi des engagements, des paiements anticipés et des soldes d’avance, en assurant un suivi précis et un règlement rapide des retards de paiement.
- Fournir un soutien technique en matière de gestion financière à d’autres aspects programmatiques, selon les besoins.
- Collaborer avec l’équipe pour assurer le contrôle des coûts et de la qualité de toutes les tâches et missions financières afin d’atteindre les objectifs programmatiques du bureau de pays.
- Diriger et superviser la préparation des audits externes et internes au bureau de pays, en veillant à la fourniture en temps voulu des documents financiers requis et en mettant en œuvre des mesures pour remédier aux constatations et aux lacunes des audits.
- Maintenir une communication régulière avec les institutions bancaires du bureau de pays afin de garantir le suivi des comptes et la vérification des soldes.
- Participer aux programmes de formation afin d’assurer une bonne intégration des pratiques de gestion financière du bureau de pays aux politiques et procédures de l’ensemble de l’organisation.
- Assurer la conformité à tous les régimes fiscaux gouvernementaux, aux exigences légales et aux mandats réglementaires en soumettant les paiements et les déclarations en temps opportun.
- S’assurer que le processus de remboursement de la TVA pour le projet est mis en œuvre, y compris le suivi à tous les niveaux.
- Examine les documents financiers – y compris les fiches de paie, les pièces justificatives, les factures, les bons de livraison, les bons de commande et les documents connexes – afin de garantir l’exhaustivité, l’exactitude et la validité des données financières conformément au Tableau des pouvoirs.
- En collaboration avec le chef de projet et les autres membres concernés de l’équipe des finances et des opérations, surveiller le décaissement des fonds à partir du ou des comptes bancaires du projet afin de garantir la conformité avec les politiques et procédures financières de Jhpiego telles que décrites dans le manuel des politiques financières et comptables de Jhpiego pour les bureaux de pays, la politique bancaire, le manuel QuickBooks, le manuel des achats et les autres politiques applicables.
- Fournir un encadrement, des conseils et un mentorat au personnel de l’unité des finances et des opérations – y compris les achats, l’administration et les programmes – afin de favoriser l’esprit d’équipe et d’assurer un soutien et des liens optimaux.
- Collaborez avec l’équipe de soutien nationale et les autres collaborateurs régionaux et basés aux États-Unis afin de partager des mises à jour régulières et de coordonner la gestion financière et opérationnelle.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des subventions et des contrats pour s’assurer que les sous-bénéficiaires sont sélectionnés, gérés et suivis conformément aux politiques de Jhpiego et de JHU, et pour clôturer les sous-attributions et s’assurer que tous les rapports finaux sont effectués en temps opportun.
- Participer à l’identification, à la sélection, au recrutement, à la formation et à l’intégration du nouveau personnel.
- Évaluer le rendement de tous les employés placés sous votre supervision directe.
- Gérer et superviser les domaines de la formation, de l’encadrement, du mentorat et du développement du personnel de l’unité financière.
- Toute autre tâche assignée par le chef de groupe.
Qualifications requises
- Diplôme de formation en comptabilité CIMA ou ACCA complet, ou licence en comptabilité.
- Au moins sept (7) ans d’expérience après l’obtention du diplôme en gestion financière, avec des responsabilités croissantes ; de préférence avec au moins trois (3) ans d’expérience au sein d’une ONG ou d’un organisme de développement réputé.
- Expérience en matière de comptabilité pour des projets financés par des donateurs internationaux (la connaissance de la réglementation du gouvernement américain est un atout).
- A démontré de solides compétences en leadership et en supervision
- Compréhension et expérience des règles et réglementations financières du gouvernement américain
- Solides compétences informatiques, notamment en matière de QuickBooks, Excel et Word.
- Le développement, la mise en place et l’application de systèmes financiers pour les projets de développement international
- Connaissance approfondie de la réglementation fiscale et des exigences locales – Maîtrise de la réglementation fiscale du Burundi et des autres exigences locales.
- Élaboration des budgets de propositions dans le cadre du développement de nouvelles activités
- Capacité à gérer diverses tâches, parfois sous la pression des délais.
- Être disposé à travailler sur un large éventail de tâches
- Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes, avec un souci du détail.
- Excellentes aptitudes relationnelles et de communication, avec la capacité de travailler efficacement avec des équipes et des parties prenantes diverses.
- Capacité démontrée à gérer plusieurs tâches, à établir des priorités et à respecter les délais dans un environnement dynamique.
- Capacité à travailler de manière autonome et au sein d’une équipe collaborative, avec de solides compétences en matière de conseil technique auprès des équipes régionales.
- Engagement à améliorer les résultats nutritionnels et à intégrer les services dans une approche globale de santé publique.
- Une maîtrise professionnelle de l’anglais et du français est requise.
