Vous souhaitez bâtir une carrière qui ait du sens ? Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d’aider nos clients à relever leurs plus grands défis en matière de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des principales sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; un partenariat mondial unique de cinq institutions qui œuvrent pour l’éradication de l’extrême pauvreté, la promotion d’une prospérité partagée et le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux à travers le monde, nous collaborons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissons dans des projets novateurs et utilisons les données, la recherche et la technologie pour élaborer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, consultez le site www.worldbank.org .
La Banque mondiale, principale institution multilatérale de développement économique mondial, recherche un professionnel expérimenté et très dynamique pour travailler comme assistant administratif et des installations au bureau de pays du Ghana (AWCW1).
Pour répondre aux besoins des différents programmes et de la grande équipe opérationnelle basée au Ghana, le bureau de la Banque mondiale à Accra a besoin d’un soutien solide en matière d’administration, de logistique et de gestion des installations.
L’assistant administratif et des installations relève directement du responsable des opérations, qui lui fournira des directives quotidiennes sur les priorités et l’exécution de ses responsabilités.
Le candidat retenu se verra attribuer un contrat de quatre ans et constituera un membre essentiel de l’équipe CMU, responsable du fonctionnement dynamique et actif du bureau de pays.
Description générale
Le bureau de pays de la Banque mondiale à Accra a connu une croissance importante en termes d’effectifs, de projets, d’infrastructures et d’activités de conférence. Suite aux récentes réformes, l’Unité de gestion de pays (UGP) s’est vue confier des responsabilités supplémentaires concernant la gestion des infrastructures, les réparations, les consommables, l’attribution des espaces, l’accueil et le soutien administratif au personnel en mutation, la gestion des chauffeurs et l’entretien des véhicules. La coordination et la communication avec la direction et le personnel de la SFI concernant la gestion, l’entretien et l’utilisation du bâtiment détenu en copropriété incombent également à l’UGP et requièrent une attention particulière.
L’assistant administratif relève du responsable des opérations et travaille en étroite collaboration avec les équipes de gestion des ressources/BPS et informatique. L’assistant administratif et des infrastructures apporte son soutien : 1) à la participation et aux responsabilités de la BIRD dans l’entretien du bâtiment (responsable SFI) ; 2) à la supervision, par le responsable des opérations, du parc de chauffeurs du bureau, au suivi de l’entretien des véhicules et de la consommation de carburant ; et 3) à l’acquisition de biens et de services pour le bureau de pays en collaboration avec l’équipe de gestion des ressources/BPS. L’assistant administratif apporte un soutien administratif et comptable à l’équipe BPS pendant une partie de son temps.
Fonctions et responsabilités
Les fonctions et responsabilités spécifiques liées à ce poste sont, sans toutefois s’y limiter, les suivantes :
- Appuyer le responsable des opérations dans la gestion logistique du bureau de pays concernant les points suivants :
Services de mobilité et missions de visite
- Assurer le soutien du bureau de pays au personnel international entrant et sortant, notamment en matière de soutien administratif, d’orientation et d’accueil, et en servant de personne-ressource pour les nouveaux membres de l’équipe.
- Assurer la liaison avec le ministère des Affaires étrangères, les services douaniers et autres entités gouvernementales pour répondre aux besoins du bureau de pays, des missions en visite ou de la relocalisation du personnel, en collaboration avec les services de mobilité à Chennai.
- Assurer la coordination logistique de tous les voyages et visites de personnalités importantes au Ghana et conseiller les autres chefs de pays de l’unité de gestion des conflits (VP et plus) sur ces voyages, selon les besoins.
Installations
• Représenter la BIRD lors des réunions et discussions internationales du Groupe de la Banque mondiale (GBM) sur la gestion des installations, sous la supervision du responsable des opérations et du directeur de division.
• Superviser le traitement des demandes relatives aux installations par les équipes d’exploitation des bâtiments et veiller à ce qu’elles soient traitées de manière efficace, rapide et axée sur le service.
• Résoudre rapidement tous les problèmes liés aux installations en interagissant avec l’équipe d’exploitation et de maintenance des bâtiments sur site (IFC et/ou sous-traitants), les prestataires externes du GBM ou le GSD. Consigner les problèmes rencontrés et leur résolution dans les meilleurs délais.
• Assurer le suivi auprès des prestataires de services et des équipes de maintenance, le cas échéant, au nom de la BIRD et conformément aux contrats en vigueur ; coordonner avec l’IFC si nécessaire.
• Participer aux réunions avec les sous-traitants et les prestataires de services, si nécessaire, avec l’équipe de gestion des ressources du BPS.
• Assurer la liaison avec l’équipe de sécurité pour garantir une signalétique appropriée des bâtiments et tenir à jour les dossiers et plans des bâtiments.
• Gérer les besoins en matière d’attribution d’espaces de bureaux et proposer des attributions d’espaces de bureaux au Comité des espaces, puis au directeur de division pour approbation. Superviser le traitement des demandes de déménagement et la gestion des archives et des zones de stockage par les équipes d’exploitation des bâtiments.
• Assurer la liaison avec le service Biens et Services du centre de distribution et l’équipe informatique locale pour les questions nécessitant leur avis.
Gestion d’actifs
• Superviser la gestion du parc automobile et veiller à la validité et au renouvellement en temps voulu des assurances, de l’entretien et des pièces détachées.
Assistance dans les tâches administratives
• Assurer le suivi des factures des prestataires de services et leur traitement dans les délais impartis.
• Participer à la préparation des dossiers d’appel d’offres pour les contrats de maintenance.
• Représenter la BIRD dans la planification et la mise en œuvre des projets d’infrastructures existants ou nouveaux, en collaboration avec la SFI et le GSD. Assurer le suivi et rendre compte de la mise en œuvre. Préparer les propositions d’achat, demander les factures pro forma et coordonner les actions avec les fournisseurs.
Sécurité
• Assurer la liaison avec l’équipe de sécurité et tenir le responsable des opérations informé de l’état d’avancement et de la révision périodique du plan de sécurité du bureau.
• Assurer la liaison avec le spécialiste en sécurité et tenir le responsable des opérations informé de la mise à jour semestrielle du plan de gestion de crise.
Coordination du pool de conducteurs
• Signaler au responsable des opérations tout problème relatif aux besoins du parc de conducteurs afin d’assurer une prestation de services optimale, la réduction des risques, l’efficacité et la sécurité.
• Apporter un soutien et une coordination au chauffeur principal et au parc de conducteurs pour garantir l’affectation des véhicules WB aux missions et leurs déplacements en ville.
• Veiller à la validité des certificats médicaux des conducteurs et à la mise à jour de tous les documents nécessaires à la conduite ; s’assurer que les carnets de bord des véhicules sont à jour et que l’entretien des véhicules est effectué en temps voulu et efficacement.
• S’assurer que les véhicules de location et les conducteurs répondent aux exigences de sécurité de WB.
Critères de sélection
- Formation/Expérience minimale requise : Licence et au moins trois ans d’expérience progressive dans le domaine de travail concerné, de préférence au sein d’une organisation de développement international.
- Excellentes aptitudes relationnelles, axées sur la prestation de services, la ponctualité et un personnel accueillant
- Excellentes compétences organisationnelles et analytiques, capacité à rapprocher les comptes (une connaissance approfondie des finances est un atout), et excellentes compétences en communication orale et écrite et expérience en gestion d’installations.
- Une bonne connaissance du fonctionnement du ministère ghanéen des Affaires étrangères, des services de protocole et des autres services nécessaires à l’intégration du personnel international constitue un atout majeur.
- Doit être capable d’effectuer plusieurs tâches simultanément, d’établir des priorités et de s’organiser efficacement.
- Fait preuve d’une attitude positive et professionnelle en matière de service à la clientèle ; est capable de comprendre les besoins des clients et d’y répondre de manière professionnelle.
- S’engage personnellement à respecter les délais et à atteindre les résultats convenus, et dispose de l’organisation personnelle nécessaire pour y parvenir.
- Collabore avec les autres membres de l’équipe et contribue activement à son travail et à ses résultats, en faisant preuve de respect pour les différents points de vue. La préférence sera accordée aux candidats locaux, c’est-à-dire aux personnes autorisées à travailler sur le lieu d’affectation pour tout employeur. Les candidatures internes peuvent être soumises conformément aux directives en vigueur.
Remarque : Cette demande de recrutement interne est réservée au personnel du Groupe de la Banque mondiale et du FMI (y compris les consultants et intérimaires, qu’ils soient en mission de courte ou de longue durée). Les candidatures externes ne seront pas prises en compte.
La préférence sera accordée aux candidats locaux, c’est-à-dire aux personnes autorisées à travailler sur le lieu d’affectation pour n’importe quel employeur. Les candidats internes peuvent postuler conformément aux directives en vigueur.
Attributs culturels du Groupe de la Banque mondiale :
1. Sens de l’urgence : Anticiper et répondre rapidement aux besoins des parties prenantes internes et externes.
2. Prise de risques réfléchie : Remettre en question le statu quo et repousser les limites pour un impact accru.
3. Responsabilisation : Se donner les moyens d’agir et responsabiliser chacun quant aux résultats.
Compétences fondamentales du Groupe de la Banque mondiale
Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages sociaux complets, notamment un régime de retraite, une assurance maladie, une assurance vie et une assurance invalidité, ainsi que des congés payés, y compris un congé parental, et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.
Nous sommes fiers d’être un employeur qui respecte l’égalité des chances et qui est inclusif, avec un personnel dévoué et engagé, et nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Apprenez-en davantage sur le travail à la Banque mondiale et à la SFI , notamment sur nos valeurs et des histoires inspirantes.
