Arbeiter-Samariter-Bund Deutschland (ASB) est une organisation allemande d’aide et d’assistance qui compte plus de 300 antennes aux niveaux national, régional, régional et municipal dans toute l’Allemagne.
ASB a commencé ses opérations au Niger en 2005. ASB Niger travaille en collaboration avec des ONG nationales et les autorités nigériennes aux niveaux municipal et national. Nos projets humanitaires et de développement se concentrent sur le renforcement de la résilience des réfugiés maliens, des personnes déplacées, des communautés d’accueil et des communautés affectées par les crises à travers les moyens de subsistance, la sécurité alimentaire, l’adaptation au changement climatique et l’IDRR, l’éducation dans les situations d’urgence, l’eau, l’assainissement et la protection sociale.
Géographiquement, les projets en cours sont mis en œuvre dans plusieurs départements de Tahoua, au sud-ouest du Niger.
OBJECTIFS DU POSTE
Le/la Responsable logistique sera responsable de la gestion efficace et rationnelle de la flotte, des assets, des équipements et mobiliers du bureau ainsi que la gestion des achats. Il/elle veillera au respect strict des procédures et exigences des bailleurs de fonds dans la gestion de tous les services logistiques et les achats. Il/elle renforce les capacités de l’équipe sous sa supervision à travers les feedbacks constructifs, le coaching et la référence de ceux aux ressources internes de ASB.
Il/elle apporte un soutien technique aux membres de l’équipe sous sa supervision et veille à ce que les politiques et procédures de ASB en matière de gestion logistique soient observées et correctement mises en application.
Responsable du management de l’équipe logistique (Assistant Logisticien, Chauffeurs, Gardiens, ….) et de la maintenance des équipements, biens et meubles de la mission.
Participe aux opérations de réhabilitation et des approvisionnements en fournitures, équipements, en collaboration avec les Chefs des Projets et ses responsables hiérarchiques. Assure la mise en œuvre du plan sécurité et des décisions prises par le Chef de Mission.
Supervision de l’équipe Logistique.
- Elabore les plannings et les met en place.
- S’assure que les personnes sous sa responsabilité ont un profil de poste à jour et vérifie qu’ils le respectent.
- Gère le planning des repos et de congés du personnel sous sa responsabilité en collaboration avec l’administration
- Gère les remplacements du personnel sous sa responsabilité en collaboration avec l’administration
- Se tient informé des évolutions du règlement intérieur et s’assure qu’il soit bien appliqué par les personnes sous sa responsabilité.
- Fait passer les entretiens de fonctionnement annuels aux personnes sous sa responsabilité
- Supervise le travail de l’Assistant Logisticien basé à Tahoua et le forme au besoin.
Gestion du parc automobile
- Organise le planning hebdomadaire des déplacements.
- Supervise le travail des chauffeurs (maintenance quotidienne, log book, nettoyage des véhicules…)
- S’assure que les véhicules sont toujours en état de fonctionnement et s’occupe de la maintenance et des réparations en utilisant les formulaires ASB.
- S’assure que les carnets de bord des véhicules sont opérationnels à tout moment.
- S’assurer que les documents administratifs et autres documents de bord du véhicule sont à jour et bien suivis (assurance, vignette, carte grise, attestation de visite technique,)
- S’assurer que les équipements de secours du véhicule sont en place (roue de secours, triangle de signalisation, trousse de clés secours);
- S’assurer que tous les documents des véhicules sont au complet et bien gérés.
- Est Responsable du stock des pièces détachées et autres intrants liés au parc automobile
- Supervise l’approvisionnement régulier des véhicules en carburant
- Fourni le rapport mensuel de consommation de carburant chaque mois
- Fourni un rapport mensuel en version électronique (soft) à son supérieur rendant compte de la consommation moyenne et des coûts.
- Archive les documents relatifs au suivi, à la maintenance et à la réparation des véhicules.
Gestion des équipements
- Met à jour l’inventaire et la liste des actifs du bureau et des différents projets.
- S’assure que chacun des équipements est correctement enregistré dans l’inventaire des immobilisés et identifiable (étiquetage avec numérotation).
- Gère les inventaires semestriels de tous les équipements durables et non durables (consommables).
- Assume la maintenance de tous les matériels et équipements à la demande de ses utilisateurs.
- Gère le stock de consommables bureau, le prévisionnel des commandes, les inventaires et s’assure que le stock est bien tenu et organisé.
- Assure la maintenance quotidienne du parc informatique
Gestion des bâtiments et logements
- Participe à la recherche et l’identification des possibilités de locations des bâtiments
- Gère l’installation des matériels et des équipements dans les bâtiments et assure leur entretien
- Participe à l’élaboration des règles de sécurité dans le cadre de l’utilisation des bâtiments
- Organise les déménagements ou réaménagements des locaux
- Responsable des travaux d’entretien (recherche des prestataires de services ou réparation en interne)
- Assure la sécurisation des locaux
- Supervise la distribution des clés et leur utilisation
Transport
- Collabore avec les logisticiens des autres organisations pour les opérations de dédouanement des matériels.
- Assure l’envoi des marchandises, détermine les moyens les plus adaptés, négocie les tarifs et s’assure que les conditions pour la signature d’un contrat de location sont bien remplies.
- S’assure que le matériel est accompagné des bons documents selon la procédure ASB.
Approvisionnements
- Met à jour le plan d’approvisionnement pour le bureau et les différents projets
- Respecte et fait respecter les procédures d’approvisionnement
- Répertorie et classe les fournisseurs et sous-traitants
- Suit le cycle d’approvisionnement, de l’évaluation des besoins à la commande, au suivi de la commande, à la livraison et au stockage
- Applique et respecte les seuils de validation des achats, prépare et soumet le dossier d’achat pour payement aux finances et assure un bon classement des dossiers d’achat.
- S’assure que tous les staffs utilisent les outils adéquats pour toute demande
- Vérifier la conformité des demandes d’achat avant de procéder à tout achat (respect de la matrix d’approbation et les spécifications des articles à acheter);
- S’assurer que le système de classement des achats est en place et conforme aux procédures d’archivage de ASB ;
- Faire le suivi de tous les contrats cadres et contrats de services ;
- Coordonner avec le département des finances pour s’assurer que les paiements aux fournisseurs sont effectués à temps ;
- Créer et tenir à jour un catalogue des prix du marché pour les articles couramment achetés
- Assurer le suivi de la qualité des prestations et le consigner dans le catalogue des fournisseurs/partenaires
- Appuyer le processus de sélection des consultants indépendants, les cabinets de consultation, les entreprises par la préparation des Dossiers d’Appel d’Offres (DAO), la publication et le suivi du reste du processus de sélection des fournisseurs ;
- Veille à ce que les certificats de donation, tant pour la réception que pour la livraison, soient bien archivés (l’archivage électronique est souhaitable en plus du classement papier).
- Approvisionne les maisons et bureaux en fournitures, eau, carburant et gaz
Réhabilitation
- Participe à la définition des besoins en collaboration avec les Chefs des projets.
- Supervise les travaux de réhabilitation sous la responsabilité des Chefs des projets ou de son supérieur hiérarchique.
- Rend compte de manière régulière de l’avancée des travaux.
- Elabore des plannings d’activités et assure le suivi de la main d’œuvre journalière
Communication externe
- Par délégation du Chef de Mission, le Logisticien Pays participe à des réunions inter-ONG, avec les autres partenaires institutionnels nationaux et internationaux, prend les informations et rédige des comptes rendus.
- Participe à l’analyse des risques de la mission avec le Chef de Mission sur les questions logistiques. Propose les moyens logistiques nécessaires à la réduction des risques sécuritaires et participe à la recherche d’informations utiles à la sécurité de la mission
Rapportage
- Rapporte régulièrement à ses responsables hiérarchiques selon la fréquence et les moyens qu’ils définiront.
- Elabore un rapport logistique mensuel à envoyer au Chef de Mission
Liens fonctionnels et hiérarchiques
Poste de rattachement : le/la logisticien-ne est sous la responsabilité du Chef de Mission
Responsabilité de supervision : chauffeurs, assistant log, Gardiens,
Travail directement avec : l’ensemble le personnel en lien avec les activités et les livrables des projets
Qualifications/aptitudes
- Avoir un diplôme niveau BAC+4 en logistique, comptabilité, finances, informatique de gestion ou tout autre diplôme équivalent,
- Avoir au moins 5 années d’expérience sur un poste similaire de préférence avec une ONG Internationale ;
- Avoir une maitrise parfaite de l’outil informatique –MS office (Word, Excel, Outlook, etc.) et une bonne maîtrise de la gestion de bases de données ;
- Avoir une bonne maitrise des procédures d’achat et d’approvisionnement ;
- Avoir une bonne connaissance de la gestion de la sureté et de la sécurité,
- Avoir des compétences organisationnelles solides avec une capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national ;
- Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français est requise.
- Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision ;
- Un bon niveau en anglais est souhaité
- Aptitude à travailler sous pression et à prioriser ;
- Patience, honnêteté, intégrité ;
Conditions du poste
Date limite de dépôt des candidatures le mardi 02 mai 2022 à 12h
Les candidats intéressés doivent envoyer uniquement leur CV et lettre de motivation à l’adresse suivante : [email protected]. Aucun dépôt physique ne sera accepté
Au bout d’un mois après la date de clôture, tout candidat qui n’est pas contacté par ASB NIGER doit se considérer comme non sélectionné
