Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau Mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une meilleure vie.
Le PNUD recrute :
POSTE 1 : Associé(e) au Projet Services Communs (ouvert à tous les candidats)
Description du bureau/de l’unité/du projet
Sous la direction générale de la Chargé(e) des Opérations a.i.et en étroite collaboration avec tous les membres du Groupe des Opérations du Système des Nations Unies (GOSNU), l’Associé au Projet Services Communs, guidera la prise de décisions par le GOSNU en s’assurant que celles-ci reflètent une perspective intégrée des Agences du Système des Nations Unies en RCA.
L’Associé au Projet aux Services Communs est le point focal et le secrétaire ex officio des réunions du Groupe des Opérations du Système des Nations Unies (GOSNU). Son travail est un processus continuel de gestion des services et charges communs. Ainsi il/elle sera présent(e) à toutes les réunions du GOSNU qui auront lieu, au moins une fois par mois. Elles pourront être plus fréquentes si nécessaire.
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Principales tâches et responsabilités :
Suivi des activités
- Assurer le suivi des recommandations du Groupe des Opérations du Système des Nations Unies (OMT) dans les questions majeures relatives aux priorités des Services Communs dans le cadre de l’utilisation de l’allocation des ressources alimentant le Compte des Services Communs, visant les résultats suivants :
Administration et logistique :
- Prendre les dispositions nécessaires pour coordonner le travail des sociétés de service dans les domaines de la plomberie, l’électricité, etc. S’assurer que les services susmentionnés soient de qualité satisfaisante et certifier l’exactitude des factures y afférentes.
- Organiser et tenir à jour le classement des dossiers administratifs des services communs
- Organiser et préparer les réunions consacrées aux services communs.
- Elaborer périodiquement les rapports d’activités.
- Coordonner et assurer l’entretien du compound du PNUD et bâtiment du Dispensaire, celles de nature plus importante devant être faites en concertation avec le Groupe des Opérations.
Rapports financiers et planification
- Rapport des dépenses : Garder un classement précis et à jour des dépenses sur une base mensuelle et faire un rapport sur le mois précédent au OMT, le 10 ou avant le 10 de chaque mois. Tenir à jour le classement des dossiers financiers et comptables.
- Budget annuel : Elaborer, préparer et planifier le budget annuel des Services Communs de chaque année sur la base des dépenses précédentes et faire approuver par le groupe des opérations le plan des activités pour l’année suivante.
- Préparer les paiements dans Quantum.
- Elaborer périodiquement ou à la demande les rapports financiers et les mettre à disposition du groupe des opérations.
- Emettre les notes de contributions des agences.
- Suivre le recouvrement des contributions des agences.
- Préparer un rapport financier trimestriel pour discussion au sein de l’OMT et adoption par le Comité de gestion du Dispensaire et par le SMT en collaboration avec UNDSS.
Acquisitions des biens et services
- Basé sur un plan d’achat des biens et services approuvé par le Groupe des Opérations, l’Associé(e) coordonne l’opérationnalisation des programmes approuvés, en concertation avec les différentes unités du PNUD chargées des achats ;
Partage des Connaissances
- Appui au partage des connaissances au niveau du groupe des opérations
- Participation aux formations des personnels des opérations / projets/ programme.
- Contributions aux réseaux de connaissance et aux communautés de pratiques.
Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
- Arrangement institutionnel
L’Associé(e) au projet travaillera sous la supervision directe de la Chargée des Opérations et assurera facilite la coordination inter fonctionnelle et le partage de l’information au niveau des agences en vue de faciliter l’application et le respect des procédures en vigueur d’une part et d’accroitre la participation et promouvoir une plus grande transparence d’autre part.
