La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.
Archiviste Maiduguri
PRINCIPALES FONCTIONS :
L’archiviste gérera et maintiendra les dossiers et les archives de l’organisation au bureau de Maiduguri, en assurant le classement, la récupération et la préservation précis des documents, tant physiques que numériques, conformément aux procédures, aux procédures opérationnelles standard et à la politique établies par ALIMA dans trois départements différents : les RH/Administration, les Finances et la Logistique.
Le/la stagiaire en soutien logistique/archiviste apportera un soutien administratif et opérationnel au responsable des approvisionnements et à l’équipe logistique, garantissant ainsi le bon déroulement des activités de la chaîne d’approvisionnement. Ses principales missions seront l’archivage, la documentation et la gestion d’un système de classement organisé pour les documents relatifs aux approvisionnements, notamment le téléchargement de fichiers sur le serveur dédié. Il/elle sera également amené(e) à effectuer d’autres tâches logistiques selon les besoins.
RESPONSABILITÉS : ADMINISTRATION, RH ET FINANCES :
- Organiser et tenir à jour les dossiers : Mettre en place et tenir à jour des systèmes de classement physiques et numériques pour les documents RH/Administration et Finances (dossiers du personnel, contrats, rapports, dossiers de paiement, etc.).
- Numérisation ; assurez-vous de numériser régulièrement tous les documents RH et d’archiver correctement tous les documents du personnel en fonction de leur nom, poste, lieu, date et numéro de dossier.
- Numérisation ; Assurez-vous de numériser régulièrement tous les documents financiers et de paiement et d’archiver correctement tous les fichiers de paiement en fonction de leur code Balzac, de l’année, du mois et du numéro de fichier.
- Classement précis : Assurez-vous du classement rapide et précis de tous les documents dans les délais impartis.
- Élaboration des procédures : Créer et mettre en œuvre un système de tenue de dossiers pour tous les documents administratifs, conformément aux procédures et politiques d’ALIMA.
- Recherche de documents : Récupérer et fournir des documents/informations sur demande
- Confidentialité et sécurité : Garantir la confidentialité et la sécurité de tous les documents
- Numérisation de documents : Numérisez des documents physiques pour créer des copies numériques.
- Gestion des archives numériques : Gérer et maintenir les archives numériques, y compris l’organisation, le stockage et la récupération des documents numérisés.
- Gestion des stocks : Tenir un inventaire des documents archivés
- Élimination des documents : Éliminez les documents périmés ou obsolètes conformément aux directives.
- Soutien aux audits : Assister lors des audits et des revues de dossiers
- Soutien RH/Administration : Fournir un soutien au personnel RH/Administration dans la gestion de la documentation
- Effectuer toute autre tâche assignée par le responsable hiérarchique ou le supérieur hiérarchique.
RESPONSABILITÉS : LOGISTIQUE :
- Archivage, documentation et gestion numérique des logiciels et du matériel.
Maintenir un système de classement (physique et numérique) clair et organisé pour tous les documents relatifs aux approvisionnements à compter du 1er janvier 2024, y compris les demandes d’information, les demandes de prix, les analyses de grille, les bons de commande, les factures, les bons de livraison et les contrats fournisseurs. Les procédures de la chaîne d’approvisionnement d’ALIMA devront être scrupuleusement respectées et appliquées lors du processus d’archivage, de même que les procédures de gestion des actifs du projet, en étroite collaboration avec le superviseur informatique de la mission. - Téléversez et organisez les copies numériques de tous les documents relatifs aux fournitures sur le lecteur désigné, en veillant à un étiquetage et une structure de dossiers appropriés.
- Veiller à l’étiquetage, au tri et à l’archivage corrects des documents conformément aux normes d’ALIMA.
- Récupérer et partager les documents archivés (physiques et numériques) à la demande du responsable des approvisionnements ou d’autres membres de l’équipe.
Soutien logistique administratif :
- Préparation et traitement des documents de la chaîne d’approvisionnement, tels que les demandes de devis (RFQ), les bons de commande (PO) et les bons de réception de marchandises (GRN).
- Appuyer le superviseur des approvisionnements dans le suivi et la mise à jour des dossiers d’approvisionnement, y compris les numéros IR et les informations sur les fournisseurs, et le logisticien de la base dans la gestion des actifs du projet et les processus généraux d’inventaire.
- Contribuer à la mise à jour de la liste de contacts des fournisseurs, incluant les listes de prix et les données d’études de marché.
Communication et coordination :
- Assurer la liaison avec le superviseur des approvisionnements, le responsable logistique et les autres membres de l’équipe afin de garantir une communication et un flux de travail fluides.
- Contribuer à partager la documentation nécessaire avec les services concernés, tels que l’équipe de la pharmacie, pour vérification et approbation.
Compétences clés à démontrer dans les domaines spécifiques de l’archivage.
- Organisation : Capacité à maintenir un système de classement systématique et ordonné, tant physique que numérique.
- Souci du détail : Garantit l’exactitude de la documentation, de la saisie des données et du téléchargement des fichiers.
- Gestion du temps : Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais.
- Travail d’équipe : Volonté de collaborer et de soutenir les membres de l’équipe.
- Initiative : Capacité à identifier et à traiter les tâches de manière proactive, sans supervision constante.
Soutien logistique général :
- Contribuer au maintien de la propreté et de l’ordre dans l’espace de travail dédié à l’approvisionnement et à la logistique.
- Apporter son soutien à l’équipe dans la réalisation d’études de marché et la mise à jour des bases de données fournisseurs.
- Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur des approvisionnements ou le responsable logistique.
Rapports :
Partager des mises à jour hebdomadaires et des rapports mensuels basés sur les priorités et les tâches accomplies, ainsi que sur les tâches en cours d’avancement.
