APPEL A CANDIDATURES POUR LE RECRUTEMENT D’UN(E) ASSISTANT(E) LOGISTIQUE ACHATS ET VOYAGES
Contexte de la mission
SOS Villages d’Enfants International est l’organisation faîtière de la fédération mondiale de SOS Villages d’Enfants. En tant qu’organisation non gouvernementale de développement social, nous soutenons les enfants privés de soins parentaux et les familles vivant dans des conditions difficiles par le biais de services de soins, d’éducation, de santé et d’aide d’urgence, et nous défendons les droits des enfants et des jeunes, en alliance avec une grande diversité de partenaires. SOS Villages d’Enfants mène des actions dans plusieurs communautés au Togo à partir de ses programmes de Lomé, Atakpamé, Kara et Dapaong. Pour l’exercice de ses activités, SOS Villages d’Enfants au Togo s’engage dans un processus de recrutement d’un(e) Assistant(e) Logistique Achats et Voyages ayant les qualifications, expériences professionnelles et aptitudes suivantes :
Titre du Poste : Assistant(e) Logistique, Achats et Voyages
Lieu d’affectation : Direction Nationale sis à Lomé
Résumé du poste :
Sous la supervision du Coordonnateur National Administration et Logistique, l’Assistant(e) Logistique, Achats et Voyages fournit un appui technique aux responsables du bureau national, aux responsables des unités de programmes et aux membres du personnel dans les domaines suivants : Logistique, Gestion des achats et la gestion des voyages et des réunions. Il/Elle est chargé(e) de fournir les services généraux de support administratif et de mise en œuvre de la stratégie opérationnelle de l’Organisation. Tout en assurant la qualité et la précision du travail, il/elle promeut un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux politiques et procédures en vigueur à SOS Villages d’Enfants au Togo. Il/Elle supervise le personnel de maintenance/service composé de chauffeurs.
Principales attributions
Logistique
• Assurer et coordonner efficacement le mouvement des véhicules, leur entretien, la gestion du carburant et la tenue à jour de leurs documents administratifs ;
• Assurer l’organisation et le suivi logistique des missions de terrain des employés et partenaires locaux ainsi que les visites des partenaires ou collègues internationaux (élaborations des ordres de mission, hébergement, etc.) ;
• Assurer l’entretien et la maintenance régulière des locaux de la Direction Nationale et de l’ensemble des matériels et équipements (véhicules, équipements électroniques ou informatiques, mobiliers, électroménagers, générateur, etc.) ;
• Identifier et soumettre à la hiérarchie, les besoins en fournitures et équipements et en assurer la gestion efficace ;
• S’assurer que tous les équipements nouvellement achetés sont dûment codifiés et enregistrés ;
• Assurer les procédures et formalités relatives aux incidents ou accidents impliquant le personnel ou des équipements ou matériels de bureau (police, assurance, etc.) ;
• Assister l’ensemble du personnel pour les tâches logistiques relatives aux activités : ateliers, réunions, formations, etc.
• Procéder à l’inventaire physique des équipements et tenir à jour le registre des actifs ;
• Préparer et élaborer le budget annuel de maintenance ;
• Assurer le suivi et l’achèvement des projets de rénovation suivant le protocole de maintenance et produire le rapport annuel ;
• Assurer la cession des actifs hors usages ou amortis ;
• Participer à la réception provisoire et définitive des travaux de maintenance.
Achat
• Chercher les cotations et les soumettre pour analyse au comité de passation des marchés ;
• Vérifier que les demandes de cotations (RFQ) présentent clairement toutes les spécifications et exigences nécessaires ;
• S’assurer que tous les achats sont faits de manière efficace, en respectant la politique et le Manuel des achats de SOS Villages d’Enfants International ;
• S’assurer que la sélection des fournisseurs est basée sur le prix, la qualité et les délais de livraison ;
• S’assurer que les démarches sont faites pour que les achats bénéficient des exonérations établies dans l’accord avec le pays et rédiger d’éventuelles demandes d’exemption de TVA, droits ou taxes selon les besoins ;
• Etablir les contrats des prestataires de services et bons de commandes pour les fournisseurs ;
• S’assurer du classement de tous les documents des achats pour la tenue des archives et les besoins d’audits ;
• Veiller à la tenue d’une liste des fournisseurs approuvés avec des informations à jour sur les prix selon les biens et les services et sur les notes de performance, selon les évaluations des livraisons récentes ;
• Maintenir une communication dynamique avec toutes les parties prenantes du processus d’achat en vue d’assurer le bon aboutissement du processus (Programmes, demandeurs, Finance, fournisseurs etc.) ;
• Procéder à la collecte des informations sur le prix des marchandises et des services à chaque fois que c’est nécessaire pour préparer des budgets et faire des plans ;
• Veiller à ce que les commandes soient effectuées dans le respect des normes acceptables, pour répondre à des besoins opérationnels urgents ;
• Veiller à ce que les procédures d’achat soient exemptes de toutes activités frauduleuses et se tenir au courant des dernières directives de prévention des fraudes ;
• Elaborer les memos pour les acquisitions de biens pour le fonctionnement et les investissements ;
• Participer à la réception provisoire et définitive des livraisons après commande.
Gestion des voyages et des réunions
• Assurer la conformité à la politique en matière de voyages de SOS Villages d’Enfants International ;
• Préparer les notes verbales pour les demandes de visas aux ambassades concernées ;
• Assurer le traitement des bons de commande pour les voyages, en garantissant la disponibilité de fonds en fonction des lignes budgétaires ;
• Obtenir les prix les plus compétitifs et des services de qualité auprès des agences de voyages de la place ;
• Fournir des informations au personnel / hôtes divers sur les voyages, y compris les droits, l’itinéraire de voyage et les réservations d’hôtel ;
• Prendre les dispositions requises pour le transport /l’accueil à l’aéroport ;
• Elaborer les ordres de mission à l’interne et à l’externe.
PROFIL ET COMPÉTENCES RECHERCHÉ
• Avoir au moins BAC+3 en en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe. ;
• Expérience préalable de 3 ans dans la gestion logistique de préférence dans une ONG nationale ou internationale;
• Connaissance approfondie des procédures logistiques et des normes internationales ;
• Forte capacité de suivi des procédures, et de respect des délais ;
• Capacité à s’intégrer, à s’adapter et à travailler en équipe ;
• Excellentes compétences en communication et en résolution de problèmes ;
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais ;
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion logistique.
DÉPÔT DES CANDIDATURES
Les dossiers de candidature comprenant un CV à jour ainsi qu’une lettre de motivation adressée à la Directrice Nationale de SOS Villages d’Enfants Togo devront être envoyés à l’adresse électronique suivante : [email protected] avec en objet « Assistant LAV2025 ».
La date limite de réception des dossiers est fixée au 30 novembre 2025. Seules les candidatures retenues seront contactées pour la suite du processus. Les dossiers de candidature incomplets et/ou avec un objet différent ne seront pas examinés.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler.
SOS VILLAGES D’ENFANTS AU TOGO NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, TEST, ENTRETIEN, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.
