Appel à candidature du Fonds international de développement agricole (FIDA) (11 Juin 2025)

L’assistant administratif du pays est responsable des communications de bureau courantes, des services de soutien opérationnel et de secrétariat pour contribuer à une mise en œuvre harmonieuse du plan régional et pour assurer un flux de travail efficace et une gestion efficace de l’information.

1. COMMUNICATION ET FLUX DE TRAVAIL : Faciliter la communication et le flux de travail au sein du Bureau, ainsi qu’entre le Bureau et le siège, afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des résultats et d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Les responsabilités comprennent généralement la gestion de la correspondance entrante et sortante, des courriels et des appels téléphoniques ; la recherche de documents de référence ; la communication d’informations courantes et non courantes relatives au travail du Bureau ; la mise en place et la maintenance des systèmes de classement et de référencement du Bureau, tant traditionnels que numériques ; et la garantie de la mise à jour et de l’exactitude des sites web intranet et internet.

2. SOUTIEN OPÉRATIONNEL : Faciliter le travail de l’équipe afin de garantir l’intégrité dans l’utilisation des ressources et le respect des règles et procédures établies. Les responsabilités comprennent généralement la saisie des données et l’établissement de rapports dans le progiciel de gestion intégré (PGI) en tant qu’initiateur ; l’application des procédures internes et des systèmes de suivi de la correspondance et des documents ; la vérification de l’exécution des travaux conformément aux normes du FIDA et dans les délais impartis ; le suivi de l’avancement des travaux et des dossiers prioritaires ; l’organisation des réunions et des ateliers ; l’organisation des voyages officiels ; la gestion des présences et des congés du personnel ; et l’identification et l’extraction d’informations provenant de diverses sources, ainsi que la préparation de notes d’information. Les responsabilités peuvent inclure :

• Fournir un soutien à l’organisation de réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet/programme (par exemple, réunions d’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de la haute direction dans le pays, événements d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et la recherche de lieux et d’activités connexes.
• Téléchargement et profilage des documents requis à des fins de gestion des dossiers et des connaissances (par exemple dans la bibliothèque des opérations, sur xdesk, via le système de gestion des dossiers électroniques du FIDA) et partage d’informations avec les partenaires du projet.
• Participer à des missions sélectionnées (pour le soutien administratif et le soutien à l’organisation d’événements, tels que des ateliers, des séminaires, etc.), selon les besoins.
• L’assistant administratif du pays peut également agir en tant que remplaçant de l’assistant du programme du pays en cas d’absence ou de charge de travail maximale.

3. SOUTIEN BUREAUTIQUE : Assure un soutien administratif complet au superviseur. Ses responsabilités comprennent généralement la préparation des documents d’information pour les déplacements ou réunions officiels ; la rédaction des réponses aux demandes écrites sur des questions courantes et non courantes ; la coordination des réponses aux demandes sensibles ou complexes ; le suivi des délais impartis et la soumission ponctuelle par le personnel des rapports, de la correspondance et autres documents ; la vérification de l’exactitude stylistique, factuelle et grammaticale de toute la correspondance sortante et des documents officiels, ainsi que de leur conformité aux directives et procédures établies ; la préparation de la correspondance pour signature du superviseur ; et, éventuellement, la traduction informelle de la correspondance. Les responsabilités peuvent inclure :

• Préparer les modalités de voyage, y compris les transactions ERP associées, pour le personnel en poste dans le bureau de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système d’entreprise, la gestion des visas et des dispositions logistiques, et soutenir le personnel conformément aux recommandations de l’UNDSS sur les voyages.
• Soutenir le recrutement du personnel non salarié embauché par le Bureau, y compris le traitement des transactions liées au progiciel de gestion intégré (ERP) et le lancement des demandes de paiement.
• Soutenir l’administration des actifs du bureau (y compris l’entretien du mobilier et de l’équipement de bureau du FIDA, le contrôle des stocks et la gestion des véhicules/flotte en liaison avec l’analyste opérationnel du pays).
• Fournir des documents de base/justificatifs sur demande, formater/rédiger les éléments standards des documents, tenir à jour les dossiers du bureau et les systèmes de classement, garantissant ainsi la soumission en temps voulu de la documentation appropriée dans le système de gestion des dossiers du FIDA.

4. FONCTIONS ADMINISTRATIVES : Être responsable de l’intégrité, de la transparence et de l’équité dans l’utilisation personnelle du matériel et des fournitures du FIDA qui lui sont attribués, ainsi que dans l’administration des ressources du FIDA. Cela comprend la contribution à la préparation du budget du bureau de pays et le suivi des sous-allocations allouées ; la mise en œuvre des processus de passation des marchés et l’assistance aux procédures de clôture des contrats ; l’utilisation efficace des fonctionnalités du progiciel de gestion intégré (PGI) pour améliorer les résultats opérationnels ; la simplification des processus de transaction et de reporting ; et l’amélioration du service à la clientèle.

La portée des principaux résultats des assistants administratifs de pays se limite généralement aux activités administratives. Il/Elle apporte son soutien à l’application des règles et procédures établies ainsi qu’aux tâches d’appui courantes et non spécialisées, notamment l’appui administratif à la mise en œuvre des activités des projets/programmes et des bureaux du FIDA. Le travail est essentiellement standard ; rares sont les activités administratives para-spécialisées nécessitant une formation formelle régulière et récurrente. Les indicateurs clés de performance incluent la réalisation ponctuelle et précise des activités assignées.

L’assistant administratif de pays (AAP) basé dans les bureaux régionaux ou multipays du FIDA travaille en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel du bureau concerné, notamment le personnel technique du Département de la stratégie et des savoirs (SKD), le personnel financier du Département des opérations financières (FOD), le personnel de la CSST et des partenariats du Département des relations extérieures et de la gouvernance (ERG), ainsi que le personnel des programmes du DCO, y compris l’assistant de programme de pays (AAP) basé dans son bureau. Il est principalement responsable de l’échange d’informations courantes et, plus rarement, non courantes, avec ses homologues au sein du FIDA. Les échanges d’informations courants au sein du Fonds comprennent l’organisation des voyages, la passation des marchés et le soutien informatique. Les contacts habituels au sein de la division, du bureau ou du département, ainsi qu’en externe, consistent à répondre aux demandes de renseignements.

Compétences organisationnelles – Niveau 1

• Réflexion stratégique et développement organisationnel : Influence personnelle
• Démontrer son leadership : Leadership personnel et attitude face au changement
• Apprendre, partager ses connaissances et innover : Cherche continuellement à apprendre, partage ses connaissances et innove
• Se concentrer sur les clients : se concentrer sur les clients
• Résolution de problèmes et prise de décision : Démontre une bonne capacité de résolution de problèmes et de prise de décision
• Gestion du temps, des ressources et des informations : Gère efficacement son temps, ses informations et ses ressources
• Travail d’équipe : Contribue efficacement à l’équipe
• Communiquer et négocier : Communique efficacement : crée une compréhension entre soi et les autres
• Établir des relations et des partenariats : Établir et entretenir des relations de travail efficaces

Éducation :
Niveau – Diplôme d’études secondaires
Domaines – Études sociales, mathématiques, anglais, économie

Le diplôme doit être délivré par un établissement accrédité répertorié sur https://www.whed.net/home.php .

Certifications:

Expérience professionnelle :

• Au moins trois (3) années d’expérience en secrétariat et/ou en travail de bureau.
• Une (1) année d’expérience dans le cadre d’un programme est souhaitable.
• Expérience spécifique au poste : Doit être ressortissant du pays d’affectation ou détenir un permis de travail valide pour celui-ci.

Langues:

• Anglais requis (4 – Excellent)
• Souhaitable : Espagnol ou Arabe (3 – Bon)
• Poste spécifique : Français (4 – Excellent)

Compétences :
Spécifiques au poste

• Expertise thématique – Administration, Expertise pertinente au rôle spécifique ;
• Gestion logistique, Savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris l’organisation des voyages, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, l’organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc. ;
• Passation de marchés, savoir-faire dans l’application des politiques, règles et réglementations en matière de passation de marchés applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets de pays, y compris pour les cas individuels complexes ;
• Gestion des dossiers;
• Initiative et bon jugement, sens élevé de la prise d’initiative proactive et bon jugement (y compris sur les questions de sécurité) ;
• Compétences interpersonnelles, capacité à traiter avec patience et tact les autres (par exemple, les visiteurs, les clients, les appelants, etc.), y compris les personnes de haut rang (par exemple, les participants à des réunions de haut niveau) ;
• Respect des procédures, capacité à adhérer strictement aux directives formelles établies, y compris dans des situations nouvelles ;
• Résolution de problèmes, forte pensée systémique et structurée, capacité à identifier et à décortiquer les problèmes en composants et à formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables ;
• Adaptabilité;
• Maîtrise des TIC et du numérique de base, expertise pertinente pour le rôle spécifique (par exemple, systèmes d’information informatique approfondis, y compris les logiciels de systèmes d’exploitation de micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de bureautique), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final

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