L’Union européenne (UE) est le fruit d’un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.
Nous proposons
Nous proposons un poste d’Agent(e) de Support Administratif (agent local de groupe de fonction 4) au sein de la section ADMIN « Administration ». L’équipe est composée d’une dizaine de personnes et les horaires de travail son occasionnellement atypiques.
Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.
Les principales tâches et fonctions suivantes sont actuellement requises :
Tâches de Réceptionniste
-Maintenir la zone de réception organisée et propre en permanence.
-Recevoir les visiteurs avec professionnalisme et courtoise.
-Vérifier leur identité et tenir un registre précis des visiteurs se présentant à la réception.
-Répondre aux appels, filtrer et rediriger vers les services concernés
-Prendre des messages précis et les transmettre.
-Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant (physique et électronique)
-Assurer la réception et la distribution quotidienne des journaux au sein des différents services
-Expédier le courrier sortant sur demande.
-Délivrer et récupérer les badges d’accès pour les visiteurs
-Veiller au respect des procédures de sécurité
-Assurer le suivi avec DHL pour la réception et l’envoi du sac diplomatique hebdomadaire
Tâches administratives et de secrétariat :
-Coordonner la préparation des salles aux vues de réunions (matériel, documents, rafraîchissements si nécessaire)
-Préparer les dossiers de briefing pour les réunions
-Aider à l’enregistrement du courrier entrant dans l’application interne
-Préparer le courrier en respectant la mise en page et le format appropriés pour signature et envoi
-Maintenir à jour les bases de données des contacts de la section (prestataires, partenaires, etc.)
-Rechercher des prestataires de services appropriés sur Internet dans le cadre des procédures d’achat.
-Enregistrer les factures entrantes dans l’application interne (DEA)
-Accueil lors de réceptions et évènements organisés par la Délégation
Logistique
-Gestion du planning des chauffeurs (courses officielles, départs en mission, distribution du courrier et autres services, accueil de visiteurs de marque à l’aéroport, etc.)
-Validation et attribution des services dans l’application interne
-Réservation de voitures officielles et de location pour missions importantes sur demande
-Mise à jour des informations liées aux véhicules et à leur entretien dans l’application interne
-Assurer un soutien administratif et logistique pour l’organisation de réunions internes, de missions et de conférences, sur demande.
-Réalisation de tableaux de suivi des interventions et maintien à jour régulières de la base de données des prestataires de service.
-Envoi de rapports mensuels au Chef d’Administration avec la liste détaillée des interventions réalisées et leur statut, relevé des incidents et recommandations en vue d’améliorer le travail
-Support dans l’exercice annuel d’inventaire de la Délégation et de la Résidence
-Gestion de stock de fournitures de bureau, eau, thé et café pour réunions internes, commandes à temps afin d’éviter rupture de stocks et contrôler de livraisons
Toute autre tâche liée à la fonction demandée par le Chef d’Administration
